تصمیم گیری مدیران و پیشنهادهایی برای بهبود آن

تصمیم گیری در مدیریت اساس موفقیت تیم‌های کاری است. تصمیم گیری به موقع مدیران در مورد مسائلی که نیازمند توجه سریع و فوری هستند، حیاتی است. مدرسان مدیریت،‌ روانشناسان و جامعه شناسان، همگی بر تأثیر انتخاب‌ها در روند رشد سازمان اتفاق نظر دارند. اما چرا این کار به ظاهر ساده تا این حد در سازمان موثر است؟

وقتی مدیران به موقع تصمیم نمی‌گیرند، بی آنکه به نتیجه قابل قبولی برسند، به مهلت آخر نزدیک می‌شوند، پروژه متوقف می‌شود، منابع هدر می‌رود و افرادی که در این پروژه همراه آنها بوده‌اند، دلسرد خواهند شد. در این مقاله شما تکنیک‌هایی برای راحت‌تر تصمیم گرفتن در سازمان یاد می‌گیرید.

برخی از مدیران تصمیم گیری خود را به وقت دیگری موکول می کنند چرا که می خواهند کاملا مطمئن باشند که اطلاعات کافی را جمع آوری نموده اند.

برخی دیگر، درباره ی صحت و درستی تصمیم هایشان نگرانند و وقت زیادی را صرف تحلیل اطلاعات می کنند. اگر چه قصد و نیت این افراد مثبت است، اما ممکن است موجب از دست رفتن فرصت های تجاری، کاهش انگیزه و دلزدگی، و یا سایر نکات منفی شود.

کارمندان مدیران قاطع را دوست دارند. ویدیوی زیر را ببینید

منظور از تصمیم گیری در مدیریت چیست؟

همه ما کم و بیش با مفهوم تصمیم گیری آشنا هستیم. مفهوم این واژه تقریبا شبیه به مفهوم انتخاب است. زمانی که شما تصمیم می‌گیرید، در واقع انتخاب می‌کنید که چه کاری را انجام دهید و از چه کاری پرهیز کنید. یا انتخاب می‌کنید که چگونه مسئله‌ای را حل کنید. پس تصمیم گیری در مدیریت مهارتی است که به شما در گزینش مسیر درست کمک می‌کند. در نهایت، ترکیبی از این انتخاب‌ها، مسیر حرکت سازمان را مشخص خواهد کرد.

آموزش‌ها و کتاب‌های بسیاری درباره قدرت تصمیم گیری در مدیریت و زندگی ارائه شده است که استفاده از آن‌ها احتمال گرفتن تصمیمات موفق را افزایش می‌دهد. اما دو نکته مهم وجود دارد که باید به آن توجه داشته باشید.

اول اینکه مطالعات و آموزش‌ها تئوری هستند و تا زمانی که شروع به تصمیم گیری در مدیریت نکنید، نمی‌توانید مطمئن باشید که بهترین تصمیم‌ها را می‌گیرید. نکته دوم هم این است که حتی ماهرترین مدیران هم تصمیمات غلط می‌گیرند. پس موفقیت در تصمیم گیری در مدیریت یعنی اکثر تصمیماتی که برای سازمان می‌گیرید، نتیجه مثبتی داشته باشد.

فرایند تصمیم گیری در مدیریت به چه صورت است؟

فرایند تصمیم گیری در مدیریت به فاکتورهای مختلفی بستگی دارد. مراحل انجام این کار در کتاب‌ها و آموزش‌ها به صورت کلی مشخص می‌شود؛ اما نباید به آن‌ها محدود شد. زیرا هر تصمیم باید به اقتضای شرایط خودش گرفته شود. در ادامه خط مشی کلی برای تصمیم گیری در مدیریت ارائه داده‌ایم. اما بهتر است در استفاده از مراحل فرایند تصمیم گیری در مدیریت، انعطاف داشته باشید و با توجه به شرایط تغییراتی در مراحل آن ایجاد کنید.

فرایند تصمیم گیری در مدیریت به شکل زیر است:

1. بررسی مسئله و شفاف سازی جنبه‌های مختلف موضوعی که باعث ایجاد مشکل شده است.
2. تجزیه و تحلیل اطلاعات و آمارهای مرتبط با مسئله.
3. پیدا کردن تمام راهکارهای موجود برای حل مسئله با توجه به اطلاعاتی که از مرحله دوم به دست آورده‌ایم.
4. پیدا کردن معیارهایی برای سنجش میزان بازدهی راهکارهایی که در مرحله قبل پیدا کرده‌ایم.
5. مشخص کردن عواقب و نتایج مثبت و منفی هر یک از راهکارهای موجود با توجه به معیارهای سنجشی که در مرحله قبل تعیین شد.
6. اولویت بندی راهکارها و انتخاب بهترین راه حل. گاهی حتی می‌توان چند راهکاری که در اولویت برای حل مشکل قرار گرفته‌اند را با هم ترکیب کرد و بهترین تصمیم را گرفت.
7.  عملی کردن تصمیم.

انواع تصمیم گیری در سازمان و روش استفاده از آن‌ها

انواع تصمیم گیری در سازمان را می‌توان به روش‌های مختلفی دسته بندی کرد. هر تصمیم هم ممکن است در یک یا چند دسته از انواع تصمیم گیری در سازمان قرار بگیرد. مثلا قصد یک مدیر برای تولید یک محصول جدید می‌تواند هم یک تصمیم برنامه ریزی شده باشد و هم گروهی.
در این بخش انواع تصمیم گیری در سازمان را معرفی می‌کنیم و درباره آن‌ها توضیح می‌دهیم.

تصمیم گیری در مدیریت به صورت فردی یا گروهی

گاهی مدیر سازمان به تنهایی تصمیمی برای سازمان می‌گیرد. گاهی هم چند نفر، مثلا هیئت مدیره، در تصمیم گیری برای سازمان نقش دارند.

زمانی که فقط مدیر مشغول انجام این کار است، همه تحلیل‌ها در ذهن او انجام می‌شود. اگر هم چیزی یادداشت کند، صرفا برای انسجام ذهن خود اوست. در نهایت هم نتیجه مکتوب می‌شود و به دست سایر اعضای سازمان می‌رسد.
اما زمانی که تصمیم گیری در مدیریت به صورت گروهی انجام می‌شود، مدیر باید همه جوانب را یادداشت کند و همه چیز را برای اعضای گروه تصمیم گیرنده شفاف سازد. در نهایت هم هرکسی نظرش را بیان می‌کند و بهترین راه انتخاب می‌شود.

انواع تصمیم گیر در سازمان به صورت منطقی یا شهودی

تصمیم گیری منطقی روندی برنامه ریزی شده دارد که یک مدیر کار را مرحله به مرحله پیش می‌برد و در نهایت بهترین چیزی که به نظرش می‌رسد را انتخاب می‌کند. اما تصمیم گیری شهودی از ضمیر ناخودآگاه انسان برمی‌آید و شاید حتی دلیل منطقی هم نداشته باشد.
بحث‌های بسیاری بر سر این موضوع که کدام یک از انواع تصمیم گیری در سازمان بهتر است، وجود دارد. برخی از مدیران بر این باورند که همه چیز باید به صورت کامل تحلیل و بررسی شود و سپس تغییر صورت گیرد. اما برخی از مدیران بر این باورند که نشانه‌ها و پیروی از آنچه قلبشان می‌گوید، آن‌ها را به موفقیت می‌رساند.

تصمیم گیری برنامه ریزی شده و تصمیم گیری برنامه ریزی نشده

یکی دیگر از دسته بندی‌های انواع تصمیم گیری در سازمان، به برنامه ریزی برای تغییرات بستگی دارد. تصور کنید در یک کارخانه دستگاهی قدیمی وجود دارد که هر چند وقت یکبار نیاز به تعمیر و پشتیبانی پیدا می‌کند. اولین باری که دستگاه خراب شد، کارگران به مدیر اطلاع دادند و او تصمیم گرفت که دستگاه را تعمیر کند و نیازی به تعویض آن نیست. این یک تصمیم برنامه ریزی نشده بود که مدیر آن را انجام داد.

اما برای بار دوم و دفعات بعدی، دیگری نیازی به تصمیم گیری در مدیریت نبود. کارگران خودشان می‌دانستند که باید چه کاری انجام دهند. بنابراین خبر کردن تعمیرکار به یک تصمیم برنامه ریزی شده تبدیل شد. برخی از سازمان‌ها وقایع را مستند سازی می‌کنند و تصمیم‌های برنامه ریزی نشده‌ای که ایجاد می‌شوند را یادداشت می‌کنند. بنابراین زمانی که شرایط مشابهی پیش آید، می‌دانند که باید چه کاری انجام دهند. این کار تعداد تصمیم گیری‌های برنامه ریزی نشده‌ای که باید فوری انجام شوند را کاهش می‌دهد.

سایر انواع تصمیم گیری در سازمان

• دسته بندی بر اساس مدت زمان تأثیر آن تصمیم. تصمیماتی که تأثیر بلند مدت دارند، استراتژیک هستند. تصمیماتی که اثرات میان مدت دارند، تاکتیکی محسوب می‌شوند و تصمیمات لحظه‌ای هم عملیاتی هستند.
• دسته بندی بر اساس موضوع. روابط انسانی، مذاکره، اجتماعی و… از موضوعات مختلف تصمیم گیری در مدیریت هستند.
• تصمیم گیری فردی یا سازمانی. گاهی اوقات مدیران به نظر اعضای هیئت مدیره محدود نمی‌شوند و از کارمندان خود نیز نظرسنجی می‌کنند. در چنین مواقعی تصمیم گیری به صورت سازمانی انجام شده است.

محدودیت های تصمیم گیری برای مدیران چیست؟

محدودیت‌های تصمیم گیری برای مدیران باعث تاخیر در تصمیم گیری یا گرفتن تصمیمات نادرست می‌شود. این محدودیت‌ها می‌توانند هر چیزی باشند. در ادامه چند مورد از آن‌ها را بیان کرده‌ایم.

برخی از مدیران تصمیم گیری را به وقت دیگری موکول می‌کنند؛ چرا که می‌خواهند کاملا مطمئن باشند که اطلاعات کافی را جمع آوری کرده‌اند و بر این اساس تصمیم درست را می‌گیرند.
برخی دیگر، درباره صحت و درستی تصمیم‌هایشان نگرانند و وقت زیادی را صرف تحلیل اطلاعات می‌کنند. اگر چه قصد و نیت این افراد مثبت است، اما ممکن است موجب از دست رفتن فرصت‌های تجاری، کاهش انگیزه و دلزدگی، و یا سایر نکات منفی شود.
تنوع راه‌های موجود برای حل مسئله نیز می‌تواند یکی از محدودیت های تصمیم گیری برای مدیران باشد. گاهی آنقدر گزینه‌ پیش روی شما زیاد است که به راحتی نمی‌توانید آن‌ها را اولویت بندی کنید.

چگونه این محدودیت‌ها را از پیش روی خود برداریم؟

اما این مدیران قاطع هستند که می‌توانند موفق عمل کنند و کارمندانشان به آن‌ها اعتماد خواهند کرد. در این راستا ویدیوی زیر را ببینید تا با مزیت‌های قاطعیت در مدیریت آشنا شوید.

تکنیک‌های تصمیم گیری در مدیریت

زمانی که شروع به یادگیری تکنیک‌های تصمیم گیری در مدیریت می‌کنید، آرام آرام متوجه پیشرفت‌های خود خواهید شد. اما نباید انتظار داشته باشید از همان ابتدای کار تمام تصمیماتی که می‌گیرید، صد در صد نتیجه بخش باشند.

شما با کسب تجربه و یادگیری تکنیک‌های تصمیم گیری در مدیریت، در نهایت به جایی می‌رسید که اکثر انتخاب‌هایتان برای سازمان، درست و موفقیت آمیز خواهد بود.

از فلج تحلیلی دوری کنید

به اورژانسی بودن شرایط توجه داشته باشید و آخرین مهلت را برای تکمیل و تحلیل اطلاعاتتان تعیین کنید. نگرانی های اصلی خود را اولویت بندی و وقتتان را صرف بررسی این مسائل کنید. با تصمیم گیری در دقیقه آخر، عملا هیچ فرصتی برای تحلیل اطلاعات و بررسی جوانب مختلف نخواهید داشت و تصمیم شما اولین چیزی که به ذهنتان می‌رسد، خواهد بود.
البته گاهی اوقات موقعیت‌هایی در سازمان پیش می‌آید که مدیران نیاز به تصمیم گیری سریع دارند. در این موارد باید اطلاعات و دغدغه‌های خود را اولویت بندی کنید و با بررسی اولویت‌های اول بهترین تصمیم را بگیرید. به مرور زمان تجربه‌های شما بیشتر می‌شود و حتی تصمیمات مهم را هم در زمان کوتاهی خواهید گرفت.

برای پیشامدهای احتمالی برنامه ریزی کنید

به جای آنکه قبل از تصمیم گیری با اطمینان روی آنها پافشاری کنید (که اغلب نمی‌توان از این حالت اجتناب کرد)، به پیش بینی بروز مسائل و مشکلات بپردازید و برای پیشامدهای احتمالی برنامه ریزی کنید.

قرار نیست همه تصمیماتی که ما می‌گیریم، درست باشد. پس باید به خود اجازه خطا هم بدهیم. در برنامه ریزی‌های خود احتمالات منفی را هم در نظر بگیرید و به گونه‌ای برنامه بریزید که در صورت بروز این مشکلات، بتوانید آن‌ها را حل کنید. واقع بینی یکی از تکنیک‌های تصمیم گیری در مدیریت است.

چگونه پیشامدها را مدیریت کنیم؟

برای درک بهتر این موضوع مثالی ارائه می‌دهم. تصور کنید یک سازمان استراتژی فروش جدیدی ریخته و مدیر آن امیدوار است درآمد سازمان دو برابر شود. به همین دلیل وامی می‌گیرد تا هزینه‌ کمپین‌های فروش و تبلیغات خود را بپردازد. (صرف نظر از اینکه آیا وام گرفتن برای این کار واقعا درست است یا خیر!)
این مدیر وام را دریافت می‌کند و برنامه می‌ریزد که با سود حاصل از استراتژی جدید فروش، اقساط آن را بپردازد. اما در برنامه ریزی خود به این احتمال که کمپین‌هایش شکست بخورند هم فکر می‌کند. بنابراین منبع مالی دیگری هم برای پرداخت اقساط در نظر می‌گیرد. او با این کار از تکنیک‌های تصمیم گیری در مدیریت استفاده کرده است.

به محض اینکه تصمیمی گرفتید روی حرف خود بایستید

تنها در مواقعی به بازبینی و تجدید نظر در تصمیم‌هایتان بپردازید، که اطلاعات جدید به طور قابل ملاحظه‌ای، تحلیل‌هایتان را تغییر دهد و دگرگون سازد. ویدیوی مدیر قاطع را به یاد آورید. کارمندان سازمان به چنین مدیری اعتماد می‌کنند. تردید در تصمیم‌های گرفته شده، شک و دودلی را به سازمانتان دعوت می‌کند!

سوالات کلیدی بپرسید

گاهی اطلاعات به اندازه‌ای زیاد است که تصمیم گیری در مدیریت با مشکل مواجه می‌شود. مدیر نمی‌داند چه اطلاعاتی را باید بررسی کند و کدام یک به کار او نمی‌آید. پرسش‌های کلیدی، جزو تکنیک‌های تصمیم گیری در مدیریت هستند که همه چیز را برای شما شفاف خواهند کرد.

سوالات زیر را از خود بپرسید:

• چه اطلاعاتی لازم و ضروری هستند و کدام یک کاربردی ندارند؟
• چه اطلاعات دیگری می‌توان جمع آوری نمود؟
• چه مدت زمانی باید صرف جمع آوری این اطلاعات شود؟
• احتمالا چه اطلاعاتی می‌تواند خیال من را راحت کند و به من احساس بهتری بدهد اما موجب تغییر در تصمیم‌هایم نشود؟

اغلب مدیران همیشه تصمیم گیری خود را به تعویق نمی اندازند، و تمایل دارند تصمیم گیری هایشان را در شرایط خاصی به تاخیر بیندازند.

شناخت و تشخیص این شرایط خاص مفید است، و چگونگی اداره و کنترل این شرایط در آینده، از اهمیت زیادی تصمیم گیری مدیران برخوردار است.

با ذهن آزاد تصمیم بگیرید

هیچکس با ذهنی که درگیر مسائل مختلف است، نمی‌تواند درست تصمیم گیری کند. مطمئنا اگر شرایط جسمانی مطلوبی نداشته باشید، تمرکز لازم برای تصمیم گیری را نخواهید داشت. پس به نکاتی که در ادامه گفته‌ام، توجه کنید.

• بهتر است در ساعات پایانی کار که خسته هستید، تصمیمات مهم نگیرید و آن‌ها را به صبح روز بعد موکول کنید.
• اگر دغدغه مهمی در ذهن دارید، بعد از حل شدن آن راجع به تصمیمی که باید بگیرید فکر کنید.
• اگر خسته هستید، کمی بخوابید و سپس به بررسی جوانب مختلف تصمیمی که باید بگیرید، بپردازید.
• زمانی که از تعطیلات یا استراحت به کار برگشته‌اید، ذهن آزاد و خلاقی دارید. تصمیمات مهم را در این زمان بگیرید.

روش شما در تصمیم گیری چیست؟

تکنیک‌های تصمیم گیری در مدیریت برای هر کس متفاوت است. به عنوان مثال برخی از افراد زمانی که به تنهایی فکر می‌کنند، بهتر می‌توانند تصمیم بگیرند. اما برخی دیگر به مشورت نیاز دارند تا بهترین انتخاب را داشته باشند. یا به عنوان مثالی دیگر برخی از افراد در فضاهای شلوغ مانند محیط کار نمی‌توانند تمرکز کنند. اما برخی دیگر تحت هر شرایطی می‌توانند روی آنچه که باید متمرکز شوند.

توجه به این جزئیات به شما کمک می‌کند از تمام ظرفیت ذهن خود برای تصمیم گیری استفاده کنید. پس علاوه بر تمام تکنیک‌های تصمیم گیری در مدیریت، به سبک خاص خودتان هم توجه داشته باشید.

هر تصمیم درسی برای شما دارد

هر تصمیم چه مثبت باشد و چه منفی، می‌تواند چیزهای مختلف را به ما یاد دهد. سعی کنید به تصمیمات اطرافیانتان نیز دقت داشته باشید. همین که اشتباهات خودتان و دیگران را تکرار نکنید، شانس موفقیت خود را افزایش می‌دهید.
البته منظور من این نیست که زمان زیادی را برای تحلیل تصمیم گیری‌های دیگران و بررسی اینکه چه کاری انجام داده‌اند، صرف کنید. یک بررسی ساده می‌تواند درسی که لازم دارید را به شما بدهد. به این موضوع به چشم یکی از ساده‌ترین تکنیک‌های تصمیم گیری در مدیریت نگاه کنید.

تصمیم نگیرید!

اگر نام مارک زاکربرگ را سرچ کنید و تصاویر او را ببینید، متوجه می‌شوید که او در تمام موقعیت‌های معمولی یک شلوار جین و یک تیشرت خاکستری می‌پوشد. استیو جابز هم همیشه پیراهن مشکی و شلوار جین به تن داشت. دلیل این موضوع «خستگی ناشی از تصمیم» است. یکی از تکنیک‌های تصمیم گیری در مدیریت این است که از این نوع خستگی پیشگیری کنید.

ذهن ما در طول روز ظرفیت محدودی برای تصمیم گیری دارد و بعد از اینکه چند تصمیم می‌گیرد، خسته می‌شود. منظور از تصمیم هر چیزی است که نیاز به انتخاب داشته باشد؛ حتی پوشیدن لباس! به همین دلیل افراد موفق سعی می کنند تا حد امکان تعداد تصمیمات بی‌اهمیت روزانه‌شان را کم کنند. مثلا همین که هر روز صبح نخواهند انتخاب کنند چه لباسی باید بپوشند، یک اقدام مثبت است!
پس شما هم می‌توانید گاهی با به تعویق انداختن غیر مهم و غیر فوری، ذهن خود را روی تصمیم‌های مهم و فوری متمرکز کنید و نتیجه بهتری بگیرید.

به تعویق انداختن، یک مهارت تصمیم گیری است

اغلب مدیران ترجیح می‌دهند تصمیم گیری‌هایشان را به تعویق نیندازند و در زمان تعیین شده همه چیز را مشخص کنند. اما در برخی موارد بهتر است تصمیم گیری به زمان دیگری موکول شود. اینکه بدانید چه زمانی به تعویق نیاز دارید، خود یک مهارت تصمیم گیری است.
شناخت و تشخیص شرایط خاصی که در آن نمی‌توان تصمیم درست گرفت، مفید است. همچنین چگونگی اداره و کنترل این شرایط در آینده، از اهمیت زیادی تصمیم گیری مدیران برخوردار است.

به پیشنهادهای زیر در مورد تعویق در تصمیم گیری مدیران توجه نمایید:

• هرگاه خواستید تصمیمی را به تعویق بیندازید دلایل خود را مشخص کنید.
• به محض اینکه مصمم شدید جلوی به تعویق انداختن تصمیم هایتان را بگیرید، به پیامدهای آن نیز توجه کنید.
• هنگامی‌که برخی از اقدامات در نظر شما روشن و واضح نیست، به بهترین طرح و برنامه موجود در آن شرایط بیندیشید، و بر اساس بازه زمانی موقتی، این برنامه‌ها را اجرایی کنید. این خود نوعی مهارت تصمیم گیری در مدیریت است. یک تصمیم موقت تا زمانی که شرایط شفاف شود، کمک بزرگی می‌کند. صبر نکنید تا برنامه ای بهتر پیدا شود چون یافت نمی‌شود.
•  اگر برای تمرکز روی تصمیم هایتان وقت کافی ندارید، روی افکار خود متمرکز شوید. با تمرکز روی افکار خود، برنامه زمانی مشخصی برای تصمیم گیری تدوین کنید با تعیین مهلت زمانی می توانید سرعت تصمیم گیری هایتان را افزایش دهید.
•  اگر از بروز واکنش های منفی واهمه دارید، با ترس خود روبه رو شوید. برای روبرویی با این ترس که اغلب در تصمیم گیری مدیران وارد می شود، افرادی را در طرح خود درگیر کنید که احتمال مخالفت آنها با تصمیم های شما بسیار بالاست.

اینطور یاد خواهید گرفت با مخالفان هم گفتگو کنید و نظرات آنها را هم بشنوید. در صورتی که بترسید این منابع را از دست خواهید داد.

در موارد زیر تصمیمات خود را به تعویق نیندازید.

• زمانی که به دنبال فرصت‌ها و شرایط بهتر هستید.
• زمانی که بخاطر ترس از تصمیم گیری می‌خواهید آن را به زمان دیگری موکول کنید.
• زمانی که همه چیز شفاف و مشخص است و هیچ دلیلی برای تعویق ندارید.

کلام آخر؛ همه زندگی یک انتخاب است

تصمیم‌ها و انتخاب‌های ما نه تنها در زندگی سازمانی که در زندگی شخصی هم نقش مهمی ایفا می‌کند. تصمیم گیری در مدیریت، یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌های هر مدیر به شمار می‌رود. چرا که یک تصمیم درست می‌تواند سازمان را به اوج برساند و یک تصمیم اشتباه، سازمان را زمین می‌زند. مدیران حرفه‌ای همیشه تصمیمات درست نمی‌گیرند. اما آن‌ها حتی نتایج منفی احتمالی را هم پیشبینی می‌کنند و به صورت واقع بینانه برای عواقب مثبت یا منفی انتخاب‌هایشان آماده می‌شوند.
به عنوان آخرین توصیه در مقاله تصمیم گیری در مدیریت، می‌توانید نحوه تقویت مهارت تصمیم گیری را در ویدیوی زیر ببینید.