عارضه یابی سازمانی چیست؟ نمونه و مدل های عارضه یابی سازمانی

کسب و کارهای امروزی بدون تغییر و بروزرسانی از بازار حذف می‌شوند؛ ایجاد تغییر در مسیر اشتباه هم آن‌ها را از بازار رقابت حذف می‌کند. پس اینکه بدانیم در کدام نقطه از سازمان باید تغییر ایجاد کنیم، به اندازه اینکه برای بروزرسانی تلاش کنیم، اهمیت دارد. عارضه یابی سازمانی یکی از روش‌هایی است که به شما کمک می‌کند متوجه شوید کدام بخش از سازمان شما به بروزرسانی و بهینه‌سازی نیاز دارد.

یکی از اصلی‌ترین اهداف بهبود و ارتقای کسب و کارها این است که نقاط ضعف از بین بروند و نقاط قوت تقویت شوند. گاهی اوقات نقاط ضعف در بطن سازمان هستند و به همین دلیل با بررسی سطحی و نگاه کلی نمی‌توان متوجه وجود آن‌ها شد. در چنین مواقعی استفاده از فرآیند عارضه یابی سازمانی به شما کمک می‌کند این ضعف‌ها را پیدا کنید و برنامه مناسبی برای بهبودشان بچینید.

با مطالعه این مقاله فرآیند پیدا کردن عارضه‌ها در سازمان را یاد خواهید گرفت و با مثال‌های عملی متوجه می‌شوید چگونه می‌توانید جزئی‌ترین نقاط ضعف و قوت سازمان خود را پیدا کنید. همچنین با تکنیک ها و روش های عارضه یابی سازمانی و انواع مدل های آن آشنا می‌شوید. با ما همراه باشید.

 

منظور از عارضه یابی سازمانی چیست؟

عارضه یابی شبیه به معایناتی است که منجر به کشف بیماری سرطان می‌شوند. اگر افراد مستعد، به صورت منظم معاینات لازم را انجام دهند، می‌توانند به محض ایجاد اولین توده سرطانی و زمانی که خوش‌خیم است، آن را کشف کنند و اقدامات درمانی لازم را انجام دهند. با توجه به این مثال باید بدانید که همه سازمان‌ها مستعد سرطان هستند! پس فرآیند عارضه یابی سازمانی باید بازه‌های زمانی مشخص انجام شود تا مشکلات زمانی که بسیار کوچک هستند کشف شوند. اگر عارضه یابی به درستی انجام نشود، در نهایت سازمان با بحران مواجه خواهد شد که به نوعی مانند بیماری سرطان است و عبور از آن چالش‌های بسیاری دارد و در این موارد باید مدیریت بحران سازمانی انجام شود.

 

به طور کلی در عارضه یابی سازمانی، قسمت‌های مختلف یک مجموعه به صورت کامل موشکافی می‌شود تا جزئی‌ترین نکات مثبت و منفی کشف شود. به عنوان مثال اختلاف بین دو عضو یک تیم در سازمان، نکته‌ای است که در نگاه کلی به چشم نمی‌آید؛ اما چیزی است که احتمالا روند کاری کل تیم و اصول کار تیمی را تحت تأثیر قرار می‌دهد و با عارضه یابی کشف می‌شود.

 

 

چرا عارضه یابی کسب و کار اهمیت دارد؟

وقتی عارضه پیدا می‌شود، مثل این است که در یک ساختمان، محل نشتی گاز را پیدا کنید و آن را ببندید. اما زمانی که عارضه یابی انجام نمی‌شود، گاز همچنان نشتی دارد و کوچک‌ترین جرقه کافی است تا یک آتش‌سوزی تمام عیار به راه اندازد!

معمولا تمام بحران‌های سازمانی در ابتدا یک عارضه یا ریسک کوچک هستند؛ پس با عارضه یابی کسب و کار یا مدیریت ریسک در سازمان، می‌توانید از وقوع بحران پیشگیری کنید.

سازمان‌هایی که به صورت منظم عارضه یابی انجام می‌دهند، مزیت‌های زیر را به دست می‌آورند.

• مدیر به درک کافی از تمام فرآیندهای سازمانی می‌رسد و می‌تواند آن‌ها را بهتر کنترل کند.
• برنامه‌ریزی برای بروزرسانی و رشد سازمانی بسیار ساده‌تر خواهد شد.
• مسائل سازمانی از همان ابتدا حل می‌شوند و روال کاری سالم باقی می‌ماند.
• سازمان معمولا با خسارت‌های جدی مواجه نمی‌شود.
• ضعف‌ها پیش از اینکه به بازار برسند و توسط مشتریان کشف شوند، از بین می‌روند.

به طور کلی عارضه یابی کسب و کار به شما کمک می‌کند زیر و بم کسب و کارتان را بشناسید. بسیاری از مدیران تنها تصور می‌کنند که سازمانشان را می‌شناسند؛ اما درواقع هیچ اطلاعی از آنچه در جزئیات مهمی که در سازمان می‌گذرد، ندارند.

 

 

 

انواع مدل های عارضه یابی سازمانی

عارضه یابی هر فرآیندی است که به شما کمک می‌کند بفهمید چرا آنچه برای آن برنامه‌ریزی کرده بودید با آنچه اکنون به دست آورده‌اید، متفاوت است. هدف اصلی این است که شکاف بین «بایدها» و «هست‌ها» را پیدا کنید و راهکاری برای حل آن به دست آورید. مدل های عارضه یابی سازمانی به شما کمک می‌کنند مسیر مشخصی برای بررسی داشته باشد و با برنامه پیش بروید. پس پیروی از یک مدل مناسب برای سازمان به شما کمک می‌کند سریع‌تر ضعف‌ها را پیدا کنید.

 

در ادامه به ۸ مورد از کاربردی‌ترین مدل های عارضه یابی سازمانی اشاره کرده‌ایم.

 

مدل چرخه دمینگ (PDCA)

PDCA مخفف حرف ابتدایی چهار کلمه Plan (برنامه‌ریزی)، Do (انجام دادن)، Check (بررسی) و Act (اجرا) است. استفاده از این مدل به شما کمک می‌کند عارضه‌ها در همان لحظه‌ای که ایجاد می‌شوند، پیدا کنید و فرآیند بهبود مستمر داشته باشید. این مدل برای تمام بخش‌های سازمان کاربردی است.

 

مدل مدیریت کیفیت اروپایی (EFQM)

این مدل برای پیدا کردن علت تفاوتی است که باعث شده وضعیت کنونی سازمان شما با آنچه انتظار داشتید، متفاوت باشد. به کمک این مورد از مدل های عارضه یابی سازمانی می‌توانید علت این تفاوت را پیدا کنید و اقدامات لازم برای حل آن‌ را انجام دهید.

برای اجرای این مدل باید نتایجی که از طرف مشتریان، کارمندان، جامعه، استراتژی‌ها و خط مشی‌ها به دست می‌آید، بررسی شوند. ارزیابی این نتایج به شما کمک می‌کند شاخص‌های ارزیابی و عملکردی را پیدا کنید و برنامه درستی برای یکسان‌سازی آن‌ها بچینید.

 

مدل کارت امتیازی متوازن (BSC)

آمار نشان می‌دهد ۵۰ درصد از شرکت‌های بزرگ آمریکا از این مدل عارضه یابی سازمانی استفاده می‌کنند. در این روش سازمان از ۴ جنبه مورد بررسی قرار می‌گیرد:

• کارت امتیاز مشتری: سنجش عملکرد سازمان از دید مشتری یا سهامداران کلیدی.
• کارت امتیازی مالی: سنجش عملکرد مالی سازمان و میزان منابع مالی اختصاص یافته به این کار.
• کارت امتیاز فرآیندها: سنجش فرآیندهای داخلی سازمان با توجه به کیفیت خدمات و محصولات ارائه شده.
• کارت امتیاز دانش، یادگیری و رشد: سنجش عملکرد سازمان از نظر اهمیت به منابع انسانی و ارائه آموزش‌ها و ایجاد فرهنگ درست.

امتیاز دهی‌ها نیز باید با توجه به فاکتورهای زیر انجام شود:

• امتیاز دهی در بخش مالی با توجه به هزینه کم‌تر و درآمد بیشتر ارائه می‌شود.
• امتیازدهی در بخش مشتریان باید با توجه به زمان انتظار کم‌تر و حفظ مشتریان انجام شود.
• امتیازدهی فرآیندهای داخل سازمانی با توجه به میزان بهینه بودن آن‌ها و کارایی فرآیندها ارائه می‌شود.
• امتیازدهی در بخش دانش با توجه به افزایش توانمندی کارکنان و بهبود تکنولوژی‌های مورد استفاده در سازمان ارائه می‌شود.

 

 

مدل ویس بورد

این مدل به شما نشان می‌دهد برای عارضه یابی در سازمان کدام قسمت‌ها را باید بررسی کنید. البته مدل ویس بورد، بخش‌های کلی را مشخص کرده است و تعیین جزئیات بر عهده مدیران سازمان است.

 

اجزای این مورد از مدل های عارضه یابی سازمانی عبارتند از؛

• اهداف سازمان
• ساختار سازمان
• ارتباطات سازمانی شامل ارتباطات بین فردی و ارتباطات بین قسمت‌های مختلف سازمان.
• سیستم پاداش‌دهی
• فرآیندهای کاربردی
• رهبری

این مدل یک نقشه برای بررسی سازمانی در اختیار افراد قرار می‌دهد و زمانی که مخاطبان شما با تفکر سیستمی آشنا نیستند، می‌تواند تصویر ساده ذهنی برای آن‌ها ایجاد کند.

 

مدل شش سیگما

این مدل به سازمان‌ها کمک می‌کند ارزش‌های کنونی سازمان را حفظ کنند و به موفقیت‌های آتی نیز برسند. این مدل سه فاکتور اصلی دارد که در ادامه آن‌ها را معرفی کرده‌ایم.

• راهبردها و استراتژی‌های سازمانی
• تکنیک‌ها و تدابیر اجرای استراتژی‌ها
• فرهنگ سازمانی

در این مدل عارضه‌ها فرآیند تعریف، اندازه‌گیری، تجزیه و تحلیل، ارتقا و کنترل را طی می‌کنند. مدل شش سیگما به عملکرد دقیق و ایجاد تغییرات بهینه با کم‌ترین هزینه شهرت دارد.

 

 

مدل مک کینزی

جیمز مک کینزی مدیرعامل شرکت مشاوره مدیریت مک کینزی است که نمونه عارضه یابی سازمانی او به عنوان یک چارچوب مورد استفاده قرار می‌گیرد.مدل 7S یکی از مشهورترین مدل هایی است که مک کینزی در حوزه مدیریت ارائه داده است که در آن ۷ مورد از مهم‌ترین عوامل برای عارضه یابی کسب و کار معرفی می‌شود. این هفت مورد عبارتند از؛

• استراتژی
• ارزش‌های مشترک
• سیستم
• ساختار
• مهارت‌های سازمانی
• شیوه مدیریت
• منابع انسانی

این مدل‌ها مکمل یکدیگر هستند و با بررسی همه آن‌ها می‌توانید اطمینان داشته باشید تمام لایه‌های سازمان را عارضه یابی کرده‌اید.

 

 

مدل استراتژیک کاهش هزینه و بهبود عملکرد

این مدل بر بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی و حذف بخش‌های غیرکاربردی سازمان کار می‌کند.

 

برای استفاده از این روش، ابتدا لایه‌های مختلف سازمان در چک لیست عارضه یابی مشخص می‌شوند و سپس برای بهینه‌سازی هر بخش برنامه‌ریزی صورت می‌گیرد. بهینه‌سازی فرآیندها باعث کاهش هزینه‌های سازمانی و بهبود عملکرد خواهد شد.

 

مدل بالدریج

مدل مالکوم بالدریج جزو معتبرترین و کاربردی‌ترین مدل های عارضه یابی سازمانی است. به همین دلیل بسیاری از سازمان‌ها، تنها بر اساس این نمونه عارضه یابی سازمانی انجام می‌دهند و در تلاشند بر اساس این مدل به تکامل برسند. مدل بالدریج می‌گوید برای بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی باید با توجه به اصولی که در ادامه بیان می‌کنیم، پیش رفت.

• برنامه‌ریزی استراتژیک
• رهبری
• بازاریابی و مشتری‌مداری
• تحلیل جریان‌های اطلاعاتی
• منابع انسانی
• فرآیندهای سازمانی
• نتایج سازمانی

 

 

چک لیست عارضه یابی سازمانی

هرچه سازمان بزرگ‌تر باشد، استفاده از چک لیست عارضه یابی سازمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. فرآیند عارضه یابی مثل حفر کردن زمین است، باید لایه لایه پیش بروید و همه لایه‌های سازمان را بررسی کنید. استفاده از چک لیست عارضه یابی سازمانی به شما کمک می‌کند هیچ لایه‌ای را از قلم نیندازید و همه چیز را به دقت چک کنید.

 

چک لیست سازمان‌های مختلف منحصربه‌‌فرد است، زیرا هر کدام از کسب و کارها لایه‌های متفاوتی دارند. اما در ادامه برای راهنمایی بیشتر یک چک لیست کلی برای عارضه یابی آورده‌ایم.

• استراتژی‌های کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت.
• بخش مالی شامل برنامه‌ریزی‌های مالی، حاشیه فروش و سودآوری سازمان، شاخص‌های مالی و کنترل مالی.
• بخش بازاریابی شامل برنامه‌های بازاریابی، کانال‌های بازاریابی آنلاین و آفلاین، بخش ارتباط با مشتریان.
• بخش منابع انسانی شامل بخش استخدام، بخش آموزش و بخش مدیریت.
• بخش عملیات سازمانی شامل فرآیندها، تأمین منابع و کنترل کیفی.

این چک لیست عارضه یابی سازمانی به صورت کلی ارائه شد. ممکن است هر کدام از بخش‌هایی که نام بردیم، شامل قسمت‌های مختلفی باشد که نیاز به بررسی کامل دارند. پس هنگام انجام فرآیند عارضه یابی حتما مطمئن شوید که تیم اختصاص یافته برای این کار، همه چیز را با جزئیات بررسی می‌کنند.

 

 

آیا عارضه یابی واحدهای صنعتی با سایر سازمان‌ها متفاوت است؟

می‌توان گفت پیدا کردن عارضه‌ها در هیچ دو سازمانی شبیه به هم نیست. عارضه یابی واحدهای صنعتی با عارضه یابی در واحدهای اداری کاملا متفاوت است. اما اگر بخواهیم عارضه یابی در حوزه هر کسب و کار را تفکیک کنیم، با موج عظیمی از اطلاعات مواجه خواهیم شد که عملا هیچ کاربردی ندارند.

 

بنابراین به جای اینکه برای تمایز تفاوت‌های بین عارضه یابی واحدهای صنعتی با عارضه یابی در سایر سازمان‌ها، زمان بگذارید؛ بهتر است مدل و چک لیست عارضه یابی مناسب برای سازمان خود را ایجاد کنید و وارد عمل شوید.

 

 

کلام آخر؛ عارضه یابی کسب و کار پاشنه آشیل سازمان شما را پیدا می‌کند

داشتن نقطه ضعف در سازمان امری طبیعی است؛ اما اگر رقبا زودتر از خودتان آن را پیدا کنند، تبدیل به پاشنه آشیل کسب و کار شما می‌شود و می‌توانند از این طریق به سازمانتان آسیب برسانند. عارضه یابی سازمانی از بروز این مشکل پیشگیری می‌کند. هرچه سازمان بزرگ‌تر باشد، عارضه یابی آن به فرآیند پیچیده‌تری تبدیل می‌شود. اما اگر در بازه‌های زمانی منظم این کار را انجام دهید و در کنار آن، حین انجام کار هم به ایرادها و نقاط ضعف توجه داشته باشید، می‌توانید مطمئن شوید هیچ ایرادی ناشناخته باقی نمی‌ماند.

عارضه یابی سازمانی یکی از درس‌های مدیریتی است که نکات تئوری زیادی ندارد؛ اما زمانی که نوبت به عمل می‌رسد، متوجه می‌شوید تا چه اندازه پرجزئیات و حساس است. اگر در دفعات ابتدایی عارضه یابی، بازهم نقطه ضعفی را ندیدید، نگران نشوید. به مرور زمان و با کسب تجربه می‌توانید با نگاه کردن به یک فرایند در سازمان، عارضه‌های آن را به راحتی پیدا کنید.