مهارت های ارتباطی مدیران + ۷ مهارت حرفه ای

در میان مجموعه مهارت های مدیریتی، مهارت های ارتباطی مدیران، بیش از سایر مهارت های یک مدیر تأثیرگذار است. برقراری ارتباط موثر با کارمندان یکی از حیاتی ترین و کلیدی ترین مهارت های مدیریت است که کمتر مدیری به آن توجه جدی دارد. اغلب مدیران فقط هنگامی که مشکلی پیش می‌آید به سراغ کارمندان و یا مدیرانشان می‌روند. متاسفانه این مدل ارتباط، که در بسیاری از سازمان‌ها مرسوم است، اعتماد بین کارمندان و کارفرمایان را از بین می‌برد.

یکی از توصیه های جدی من به تمامی مدیران این است که ارتباط خود را با کارمندان و مدیران ارشد در همه حال حفظ کنند ودر کنار آنان باشند. و برای موفقیت در برقراری ارتباط موثر با کارمندان آموزش های لازم را ببینند. در این مقاله به صورت کامل درباره مهارت های ارتباط موثر در سازمان صحبت می‌کنیم و ۷ مهارت مهم در این باره را به شما آموزش خواهیم داد.

منظور از مهارت های ارتباطی مدیران چیست؟

در ارتباط با مدیران بالادستی و کارمندان زیر مجموعه، باید همزمان به مواضع و گفته‌های صریح طرف مقابل و همچنین به منافع پنهان و احساسات ناگفته‌ آنان توجه کنیم. با این کار می‌توانیم درک صحیحی از خواسته‌های آنان داشته باشیم.

شاید این روزها بحث‌هایی مانند تحلیل علائم چهره و زبان بدن به خاطر جذاب بودن، توجه بسیاری را به خود جلب کرده‌ باشند، اما واقعیت این است که آن‌ها به اندازه مهارت های ارتباطی مدیران نمی‌توانند توانایی یک مدیر در برقراری ارتباط را به طرز قابل توجهی بالا ببرند. چرا که درک و تحلیل مواضع و گفته‌های صریح کارمندان و همکاران، بسیار دشوار است.

متاسفانه گاه مواضع و خواسته‌هایی که در قالب کلمات بیان می‌شوند به خوبی مورد توجه قرار نمی‌گیرند. این موضوع باعث آسیب‌های جدی به شبکه ارتباطی سازمان می‌شود. علت اصلی این موضوع نیز ناآگاهی از مهارت های ارتباطی مدیران است.

اهمیت یادگیری مهارت ارتباطی در مدیران

بهتر است این موضوع را به روشی مشابه مهندسی معکوس بررسی کنیم. یعنی به این فکر کنیم که اگر مهارت های ارتباطی مدیران را ندانیم، چه اتفاقی در سازمان رخ می‌دهد.

• در صورتیکه این مهارت ارتباطی در مدیران را بیاموزید مجبور می‌شوید برای انجام خواسته‌هایتان از روش‌های اجباری مانند دستور دادن استفاده کنید.
• اگر مدیر نتواند ارتباطی صحیح با افراد برقرار کند و از مهارت ارتباطی در مدیران اطلاع نداشته باشد، گردش کارها مختل و افراد سردرگم می‌شوند.

به طور کلی ۸۰ درصد از وقت مدیران صرف برقراری ارتباطات با دیگران می‌شود. لذا سبک مدیر در برقراری ارتباط موثر با کارکنان، همکاران و مقامات بالاتر نقش بسیار تعیین کننده ای در عملکرد و موفقیت وی دارد.

شما باید تلاش کنید که یک شبکه ارتباطی قدرتمند در سازمان تان بسازید تا در مقابل بحران ها بهترین واکنش را از سوی تیم تان داشته باشید. این امر تنها با یادگیری مهارت های ارتباطی مدیران میسر خواهد بود.

۷ مورد از مهارت های ارتباط موثر در سازمان

مهارت های ارتباطی مدیران که یکی از مهارت های مدیریت می باشد، باید بر مبنای اصول خاصی بنا شود. ارتباطی که بدون رعایت این اصول ساخته می‌شود بسیار سست است و احتمالا بعد از مدت کوتاهی از بین می‌رود.

فراموش نکنید که یک ارتباط از دست رفته ضررهای بیشتری نسبت به ارتباط ساخته نشده به سازمان شما وارد می‌کند. بنابراین باید به مهارت های ارتباط موثر در سازمان توجه ویژه‌ای داشته باشید.

1. صریح و صادق باشید.

گوشه و کنایه زدن و با طعنه صحبت کردن جز ایجاد ابهام در ذهن شنونده کاری از پیش نمی‌برد. از طرفی باعث رنجش آنان نیز می‌شود. از آنجایی که آن‌ها دقیقا منظور و هدف شما را در این مورد دریافت نمی‌کنند؛ لذا ده ها تفسیر دیگر به زعم خود در ذهنشان می‌سازند. این موضوع باعث جدایی و دوری کارمندان از شما خواهد شد. اما صراحت کلام جزو مهارت های ارتباط موثر در سازمان است که باعث ایجاد اعتماد بین مدیر و کارمندان می‌شود.

2. از دیدگاه دیگران هم به موضوعات نگاه کنید.

دیدن موقعیت‌ها از دیدگاه دیگران یک تکنیک بی نظیر در مهارت های ارتباطی مدیران است است. خود من هم اغلب از آن استفاده می‌کنم.

با این روش شما خیلی راحت‌تر و سریع‌تر احساسات و منظور افراد را دریافت می‌کنید. با به کار بردن این تکنیک از مهارت های ارتباط موثر در سازمان، گامی اساسی در برقراری ارتباطات قدرتمند و تأثیرگذار در سازمان برداشته‌اید.

3. شور و شوق خود را نشان دهید.

بسیاری از مدیران اشتیاق خود را پنهان می‌کنند. آن‌ها بر این باورند که نشان دادن شور و اشتیاق به کارمندان غلط است. اما باید گفت نه تنها اینکار غلط نیست بلکه شور و هیجان را نیز به دیگران منتقل و سطح هیجان را در آنان افزایش می‌دهد. از طرفی باعث بالا رفتن انرژی  و پذیرش آنان خواهد شد. بنابراین بدیهی است که جزو یکی از مهارت های ارتباطی مدیران باشد.

4. خیلی بلند صحبت نکنید.

صدای بلند در نزد دیگران به طور معمول به عنوان نشانه‌ای از خشم و عصبانیت شناخته می‌شود. زمانی که با صدای بلند صحبت می‌کنید، افراد معمولا به حرف‌هایتان گوش نمی‌دهند. آن‌ها فقط به دنبال راهی برای آرام کردن شما هستند و ممکن است اصلا متوجه منظورتان نشوند.

خوب می‌دانید که شما نمی‌توانید با عصبانیت در دیگران نفوذ کنید. عصبانیت راه نفوذ عقاید شما در دیگران را می‌بندد. قدرت منطق از هر چیزی بالاتر است. پس صحبت کردن با صدای ملایم و کنترل خشم از دیگر مواردی است که باید جزو مهارت های ارتباط موثر در سازمان دسته بندی شود.

5. مواردی که باعث آزار می شوند را بر زبان نیاورید.

فردی که مهارت های ارتباطی مدیران را می‌شناسد، به صورت پیوسته در حال ساختن پل‌های ارتباطی است.

در واقع شما با گفتن صحبت‌های نا مربوط و آزار دهنده، در حال ساختن دشمن برای خود هستید. مدیری که دوستان زیادی دارد از مدیری که دشمنان زیادی دارد چندین سال نوری جلوتر است!

هدفتان ساختن باشد؛ حتی اگر طرف مقابل شما هدف دیگری دارد. توجه جدی به مهارت های ارتباط موثر در سازمان می‌تواند به شما در رسیدن به هدف اصلی سازمان کمک شایانی کند.

6. کارها را بیش از حد بزرگ جلوه ندهید.

بزرگ جلوه دادن کارها نه تنها شما را بزرگ نمی‌کند، بلکه از شما تصویر فردی غلو کننده در اذهان می‌سازد. اعتبار صحبت‌ها یکی از مهم‌ترین مهارت های ارتباطی مدیران است. در واقع حرف یک مدیر سند است و این سند حتی درباره کوچک‌ترین نکات نیز صدق می‌کند.

مدیری که مدام در حال بزرگ‌ جلوه دادن کارهای کوچک است و از کاه کوه می‌سازد، در آینده با مشکلات بسیاری روبرو خواهد شد. بعد از مدتی کارمندان حتی کارهای بزرگ را هم نادیده می‌گیرند و تصور می‌کنند مدیر همچنان در حال غلو است. پس برای ارتقای مهارت های ارتباط موثر در سازمان، لازم است هر آنچه واقعیت دارد را ببینید و بگویید تا تاثیر کارهایتان چند برابر شود.

7. به آنچه افرادتان می گویند به دقت گوش کنید.

گوش دادن فعال و موثر یکی از اصلی‌ترین مهارت های ارتباطی مدیران به شمار می‌رود. این مهارت باعث ایجاد ارتباط بهتر بین افراد با سمت‌های مختلف در محیط کار می‌شود. این موضوع باید بگویم یکی از الزامات اصلی مدیریت است.

در اغلب موارد، وقتی گوش می‌کنید، متوجه می‌شوید بسیاری از مشکلات در حال حل شدن هستند. با گوش دادن اطلاعات بسیاری به دست خواهید آورد که در تصمیم گیری‌ها کمک زیادی می‌کند. با گوش دادن به افراد درک و شناخت بسیاری از شخصیت و رفتار آنان به دست می‌آورید. این موضوع در برقراری ارتباط و شناخت دیگران کمک کننده است.

فوت کوزه گری مهارت ارتباطی مدیریتی

تاکنون با اصول مهارت های ارتباطی مدیران که برخی با نام مهارت های نرم عنوان می کنند، آشنا شدید و می‌دانید هنگام برقراری ارتباط باید چه اقداماتی انجام دهید.

اما فوت کوزه گری است که تفاوت بین یک ارتباط خوب و یک ارتباط عالی و موثر را مشخص می‌کند. البته هر مدیری ممکن است از تکنیک منحصر به فردی برای بهبود ارتباطات خود در سازمان استفاده کند. اما در این بخش چند تکنیک جزئی و کاربردی در مهارت ارتباطی مدیریتی را بیان می‌کنیم.

• هنگام صحبت کردن مخاطب منحصر به فرد داشته باشید. فردی که مهارت ارتباطی مدیریتی را می‌داند، حتی در جمع هم به گونه‌ای صحبت می‌کند که تک تک افراد تصور کنند مخاطب صحبت‌های او هستند.
• افرادی که مهارت های ارتباطی مدیران را آموخته‌اند، از سیستم پاداش دهی مناسبی در سازمان خود استفاده می‌کنند.
• انتقادات به جا و اصولی ارائه می‌دهند. جالب است بدانید که انتقادپذیری نیز جزو مهارت ارتباطی مدیریتی به شمار می‌رود. مدیران حرفه‌ای اشتباهاتشان را می‌پذیرند و اصلاح می‌کنند.
• فردی که مهارت های ارتباطی مدیران را می‌داند، با کارمندان خود به صورت دائمی در ارتباط است. بنابراین یک کارمند می‌تواند به راحتی با مدیرعامل ملاقات داشته باشد. در واقع مدیر حرفه‌ای خیلی دور از دسترس نیست و کارمندان از برقراری ارتباط و صحبت با او نمی‌ترسند.

جمع بندی؛ یادگیری مهارت ارتباطی مدیر شما را به یک مدیر موفق تبدیل می‌کند.

در جایگاه مدیر باید اصول انضباط رفتاری را رعایت کنید. به منافع کوتاه مدت توجهی نداشته باشید روی منافع بلند مدت سرمایه گذاری کنید. باید الگوهای رفتاری کارکنان و مدیر خود را به خوبی شناسایی نمایید. همچنین شناخت الگوهای روانی و رفتاری آنها نیز نقش بسیار مهمی در موفقیت شما در متقاعد کردن آنان دارد.

در این مقاله به صورت کلی درباره مهارت های ارتباط سازی مدیران صحبت کردیم و تکنیک‌هایی برای تقویت ارتباطات در سازمان ارائه دادیم. یادگیری مهارت ارتباطی مدیر یک مسیر میانبر در مسیر رسیدن به اهداف سازمانی به شمار می‌رود. چرا که خواه ناخواه احساس افراد نیز در عملکردشان دخیل است. بنابراین زمانی که ارتباط خوبی با مدیر سازمان داشته باشند و احساس مثبتی نسبت به او داشته باشند، با تعهد و انگیزه بیشتری فعالیت می‌کنند. به عنوان مدیر توجه داشته باشید تا تمرکز روی مهارت های ارتباطی باعث نشود تا از مهارت های ادراکی غافل شوید.

اکنون شما به صورت کلی می‌دانید که چگونه باید با کارمندان خود ارتباط سازی کنید. اما مهارت ارتباطی مدیر چیزی است که نیاز به سرمایه گذاری بیشتر از خواندن یک مقاله دارد. توصیه می‌کنیم که زمان بیشتری برای تجربه و یادگیری مهارت های ارتباطی مدیران صرف کنید تا بتوانید سازمان خود را به نقطه مطلوبی برسانید.