نکات ضروری در تفویض اختیار در مدیریت همراه مثال

مفهوم تفویض اختیار در مدیریت و کاربرد آن یکی از نیازهای تمام مدیران است. همه ما ایلان ماسک (دومین مرد ثروتمند جهان) را می‌شناسیم. این فرد چندین کسب و کار بزرگ دارد، اسپیس ایکس، تسلا موتورز، پروژه هایپر لوپ و چندین پروژه دیگر از جمله اقدامات او هستند. همانطور که می‌دانید هر کدام از این پروژه‌ها بسیار بزرگند و به زمان بسیاری نیاز دارند. به نظر شما اگر ایلان ماسک از سیستم‌سازی و تفویض اختیار در مدیریت استفاده نمی‌کرد، باز هم می‌توانست همه این کسب و کارها را جلو ببرد؟

در نگاه اول، ممکن است عبارت تفویض اختیار پیچیده به نظر برسد. حتی بعد از توضیح معنی کلمه تفویض اختیار، احتمال دارد افراد نتوانند درک کنند دقیقا چه کاربردی در سازما‌ن‌ها دارد. در این مقاله قصد داریم در ابتدا شما را با معنی و مفهوم این عبارت و اینکه تفویض اختیار در سازمان چیست آشنا کنیم. سپس راهکارهایی عملی برای استفاده از این متد در سازمان ارائه دهیم.

تفویض در لغت به معنی واگذاری است. اختیار در سازمان نیز به جایگاه شغلی افراد بستگی دارد. به طور کلی می‌توان گفت که معنی اختیار در سازمان توانایی هدایت و تصمیم گیری درباره دیگران است. پس معنی تفویض اختیار در مدیریت یعنی زمانی که مدیر بخشی از امکانات و قابلیت‌ها (اختیارات) خود را به فرد دیگری واگذار می‌کند.

معنی تفویض اختیار در مدیریت بیشتر برای اختیار دادن به مقامات پایین‌تر به کار می‌رود. به عنوان مثال اگر مدیر، وظیفه نظارت بر بخش حسابداری را به معاون خود واگذار کند، تفویض اختیار انجام داده است.

برای درک بهتر و پاسخ به این سوال که تفویض اختیار در مدیریت چیست، از مثال استفاده می‌کنیم. تصور کنید در یک شرکت ارائه خدمات اینترنتی، کارمندان فقط از مشتریان سفارش می‌گیرند، آن را انجام می‌دهند و سپس به مشتری می‌رسانند. در چنین شرکتی کلیه اقدامات نظارتی بر عهده مدیر است. او پیش از هر چیز باید تیم سازمان را تکمیل کند. پس کلیه فرایند جذب نیروی انسانی، بر عهده خود اوست.

بعد از آن باید بر روند بازاریابی نظارت داشته باشد تا بتواند با مشتریان قرارداد ببندد. مدیر همچنین باید بر کار کارمندان نظارت داشته باشد و اطمینان حاصل کند که سفارشات با بالاترین کیفیت به دست مشتری می‌رسد. البته مسئولیت‌های مدیریتی او نیز همچنان پابرجاست. در چنین موقعیتی شرایط مدیر این مجموعه مصداق بارزی برای ضرب المثل «یک سر و هزار سودا» خواهد بود!

در مثال قبل می‌توان به خوبی فهمید که تفویض اختیار در مدیریت چیست و چگونه می‌تواند مشکلات سازمان را حل کند. در این شرایط مدیر چندین زیردست برای خود در نظر می‌گیرد. بخش جذب و استخدام نیرو را به مدیر منابع انسانی واگذار می‌کند تا برای تیم بازاریابی و مارکتینگ، استخدام کارشناس فروش و… جذب و استخدام را انجام دهد. برای بخش‌های مختلف سازمان سرپرست تعیین می‌کند و اختیار نظارت بر کار کارمندان را به آن‌ها می‌دهد. در نهایت خودش بر فرایند کلی کار نظارت می‌کند. با این کار سازمان به یک سیستم یکپارچه تبدیل خواهد شد.

• افزایش نظم در سازمان
• افزایش بازدهی کارکنان
• ایجاد انگیزه و حس مسئولیت پذیری در کارکنان سازمان
• امکان مدیریت زمان برای مدیران
• تقویت کار تیمی و همکاری در سازمان
• ایجاد فرصت رشد و پیشرفت برای کارمندان مجموعه

به طور کلی تفویض اختیار به کارکنان باعث می‌شود مدیر روی کارهایی که فقط خودش می‌تواند انجام دهد، زمان بگذارد و سایر کارها را به دیگران محول کند.

 

همه کارمندان از تفویض اختیار و افزایش مسئولیت‌هایشان خوشحال نمی‌شوند. بهتر است برای تفویض اختیار در مدیریت، افراد مشتاق و مستعد را انتخاب کنید.

 

داستان جالب مدیریتی درمورد لزوم مهارت تفویض اختیار برای مدیر

تفویض اختیار مهارتی مدیریتی است که تاکنون کمتر از سایر مهارتهای مدیران مورد توجه قرار گرفته است علت شکست بیشتر مدیران ایرانی این است که نتوانسته اند به خوبی از مهارت تفویض اختیار استفاده کنند و همیشه درگیر و شلوغ بوده اند. مدیران اگر وقت کافی داشته باشند می توانند وظایف مدیریتی را به خوبی انجام دهند. یعنی تا زمانی که تا حد امکان وظایف و مسئولیت ها را واگذار نکنید وقت اضافی برای مدیریت را نخواهید داشت.

این مهارت می تواند بیشترین تاثیر و تفاوت را در ثمر بخش بودن کار شما داشته باشد در ایران مدیران کمی دیده ام که به این مهارت توجه نشان دهند، به همین دلیل اغلب درگیر جزییات می شوند و وقت و زمان خود را صرف کارهایی می کنند که افراد زیر مجموعه آنها می توانند به خوبی آن کار را انجام دهند.

 

با تفویض اختیار قادر خواهید بود دامنه کاری خود را از کارهایی که میتوانید انجام دهید به کارهایی که می توانید مدیریت و کنترل کنید گسترش دهید. و نتایجی که به دست می آورید بیشتر از هر عامل دیگری تعیین کننده درآمد، موقعیت شغلی و رضایت مندی فردی شما از شغلتان است.

 

 

اصول تفویض اختیار در مدیریت

همانقدر که تفویض اختیار اصولی می‌تواند برای سازمان مفید باشد، انجام این کار به صورت غیر اصولی و اشتباه به سازمان آسیب می‌رساند. پس مدیران ابتدا باید مهارت و اصول تفویض اختیار در مدیریت را به صورت کامل یاد بگیرند و سپس از آن برای سازمان خود استفاده کنند.

• مدیر باید تنها بخشی از اختیارات را واگذار کند. واگذاری تمام اختیارات به یک یا چند نفر به ضرر سازمان تمام می‌شود. مثلا یک مدیر نمی‌تواند وظیفه نظارت بر کار سایر سرپرستان را به یکی از سرپرستان واگذار کند.
• اختیار دادن به یک کارمند، مسئولیت‌های او را سلب نمی‌کند. (اختیار حق امر کردن و ایجاد وظیفه برای زیردستان است. اما مسئولیت یعنی زیردستان باید وظایف خود را به صورت کامل انجام دهند). مثلا اگر اختیار جذب نیروی انسانی به مسئول منابع انسانی سپرده شده است، او باید علاوه بر جذب نیرو، وظایف قبلی خود را نیز انجام دهد.
• تفویض اختیار و مسئولیت باید متناسب با یکدیگر باشند. در واقع یک فرد برای انجام مسئولیت‌هایش باید اختیارات لازم را داشته باشد. به عنوان مثال اگر مدیر از یکی از کارمندان بخواهد بر کیفیت کار همکارانش نظارت داشته باشد، باید اختیارات یک سرپرست را به او محول کند.
• اختیار نظارت مرکزی تحت هیچ شرایطی نباید به دیگری واگذار شود. این یکی از مهم‌ترین اصول تفویض اختیار در مدیریت است.
• تفویض اختیار همیشگی نیست. یعنی مدیر می‌تواند اختیارات محول شده را از دیگران پس بگیرد.

اقداماتی که مدیر باید پیش از تفویض اختیار در سازمان انجام دهد

تفویض اختیار در سازمان پیش نیازهایی دارد که ابتدا باید تأمین شوند. در صورتی که این پیش نیازها وجود نداشته باشد، احتمالا فرایند تفویض اختیار در مدیریت با مشکل مواجه می‌شود و مدیر دوباره تصمیم می‌گیرد خودش تمام مسئولیت‌ها را انجام دهد. همانطور که گفتیم تفویض اختیار در سازمان تنها زمانی کاربرد دارد که به صورت اصولی انجام شود. در ادامه به پیش نیازهای این فرایند اشاره کرده‌ایم.

• مدیر باید بتواند به اندازه کافی به کارمندان آزادی عمل دهد و بخشی از اختیارات را به آن‌ها واگذار کند.
• ارتباطات بین مدیر و کارمندان باید در سطح مطلوب قرار داشته باشد تا مدیر بتواند بخشی از کارها و اختیارات خود را به کارمند واگذار کند.
• مدیر پیش از تفویض اختیار در سازمان باید شفاف سازی کند. یعنی باید مشخص شود که چه اختیارات و مسئولیت‌هایی قابل واگذاری است و کدام یک صرفا توسط شخص مدیر باید انجام شود.
• مدیر باید بهترین افراد در سازمان را به عنوان کاندیدای تفویض اختیار در مدیریت در نظر بگیرد.
• زیرساخت‌های مورد نیاز برای تفویض اختیار در سازمان باید فراهم شود.

 

 

روش صحیح محول کردن کارها در سازمان

بعد از تأمین پیش نیازهایی که در قسمت قبل به آن‌ها پرداختیم، مدیر وارد فرایند تفویض اختیار خواهد شد. در این بخش فرایند محول کردن کارها در سازمان به شکل صحیح ارائه شده است.

گام صفر: تعیین دستورات و پیدا کردن افراد مناسب برای اجرای آن‌ها

این دو مورد جزو پیش نیازهای تفویض اختیار به شمار می‌روند. برای تعیین شخص باید مطمئن شوید که می‌تواند دستوراتی که به او واگذار کرده‌اید را انجام دهد. برخی از افراد فقط دوست دارند وظایف اصلی خود در سازمان را انجام دهند و تمایل به پذیرش مسئولیت بیشتر ندارند. این افراد برای تفویض اختیار در مدیریت مناسب نیستند.

در محول کردن کارها توجه داشته باشید اختیارات واگذار شده باید ویژگی‌های زیر را داشته باشند.

• برای مخاطب کاملا شفاف و قابل درک باشد.
• دستورات نباید با اهداف سازمان مغایرت داشته باشند.
• دستورات نباید منافع شخصی فردی که اختیارات به او واگذار شده است را تحت تأثیر قرار دهند.

گام اول: شرح اختیارات

در این مرحله کارمند مورد نظر شما، به صورت کامل با کلیه کارهایی که باید انجام بدهد، آشنا خواهد شد. در واقع به نوعی شرح وظایف دریافت می‌کند. برای این مرحله از تفویض اختیار در سازمان، لازم است نتیجه نهایی مورد نظر خود را نیز به مخاطب انتقال دهید. یعنی کارمند باید بداند واگذاری این اختیارات به او چه نتایجی برای سازمان و حتی شخص خودش به دنبال دارد.

گام دوم: واگذاری اختیارات

اکنون زیر دستان شما باید از آزادی عمل کافی برخوردار باشند تا بتوانند اختیارات و مسئولیت‌های محول شده را به خوبی انجام دهند. در این بخش مدیر باید حدود و مرزهای اختیارات هر شخص را مشخص کند. توجه به محدودیت‌های تفویض اختیار در این بخش اهمیت بسیاری دارد. این محدودیت‌ها عبارتند از:

• اختیار عزل و نصب کارکنان
• اختیار تغییر پست‌های سازمانی
• برنامه ریزی، چیدن استراتژی و تعیین خط مشی برای سازمان

در واقع هیچ شخصی غیر از مدیر نباید اقدامات بالا را انجام دهد یا اختیاری برای انجام آن‌ها داشته باشد.

گام سوم: پیگیری و نظارت

با وجود اینکه با تفویض اختیار در مدیریت، بخشی از وظایف و مسئولیت‌های مدیر به دیگران واگذار می‌شود، اما کارهای مدیر کم نخواهد شد! شما نباید کارمندان را بعد از تفویض اختیار در مدیریت رها کنید. باید مطمئن شوید که آن‌ها کارها را به خوبی انجام می‌دهند و به مسئولیت‌های خود متعهد هستند.

مدیران باید بعد از اجرای فرایند تفویض اختیار در سازمان، عملکردها را بسنجند و بازخورد بگیرند. ممکن است نیاز باشد در واگذاری اختیارات و مسئولیت‌ها تغییراتی ایجاد شود. البته منظور از نظارت، هدایت افراد است نه امر و نهی کردن به آن‌ها.

 

موانع تفویض اختیار در مدیریت

تفویض اختیار در سازمان نیز مانند هر فرایند دیگری موانعی دارد. این موانع ممکن است از طرف واگذارکننده، شخصی که اختیار به او واگذار می‌شود یا شرایط سازمان ایجاد شود. در ادامه موانع مختلف را بررسی کرده‌ایم.

1- موانعی که از سوی تفویض کننده ایجاد می‌شود.

• برخی از مدیران تصور می‌کنند می‌توانند همه کارها را انجام دهند. به مدل کار این مدیران، مدل اختاپوسی گفته می‌شود. یعنی مانند هشت پا سعی می‌کنند یک دست در هر کاری داشته باشند.
• مدیران اختاپوسی تصور می‌کنند که همه کارهای مهم را باید خودشان انجام دهند. آن‌ها برای تفویض اختیار در مدیریت تنها مسئولیت‌های ساده را به دیگران واگذار می‌کنند.
• نداشتن اعتماد به زیر دستان و ندادن آزادی عمل به آن‌ها از دیگر موانع تفویض اختیار در مدیریت است.
• در برخی موارد، مدیر تصمیم می‌گیرد که برخی از مسائل سازمان را محرمانه نگه دارد و آن‌ها را با شخص دیگری در میان نگذارد. این موضوع نیز در روند تفویض اختیار در سازمان مشکل ایجاد می‌کند.
• عدم آگاهی و نداشتن دانش برای تفویض اختیار در مدیریت یا مدیریت مشارکتی باعث می‌شود تفویض اختیار نتیجه معکوس بدهد.
• کنترل بیش از حد افرادی که به آن‌ها اختیار داده شده است نیز جزو موانع تفویض اختیار در سازمان است.

2- موانعی که از سوی فردی که مسئولیت به او واگذار می‌شود، به وجود می‌آید.

• افرادی که قبلا با مدیران اختاپوسی کار کرده‌اند، تصور می‌کنند که منظور از تفویض اختیار در سازمان واگذاری کارهای ساده است. به همین دلیل زمانی که مسئولیت‌های نسبتا سنگین به آن‌ها واگذار می‌شود، نمی‌توانند انجام دهند و در ارتقای رتبه با مشکل مواجه می‌شوند.
• در برخی موارد این افراد نمی‌دانند دقیقا چه اختیارات و وظایفی دارند. این موضوع به دلیل عدم شفاف سازی توسط مدیر یا عدم درک صحیح آن‌ها نسبت به وظایفشان است.
• برخی از کارمندان به دلیل نظارت بیش از اندازه مدیران و عدم آزادی عمل، توبیخ به دلیل اشتباهات هر چند کوچک و بی انگیزگی از قبول اختیارات سر باز می‌زنند.
• کمبود اعتماد به نفس برای قبول اختیارات و همکاری برای تفویض اختیار در مدیریت نیز جزو موانع این فرایند به شمار می‌رود.

3- موانع تفویض اختیار در مدیریت که به شرایط سازمان وابسته است.

• در برخی از سازمان‌ها کارمندان تنها از مدیر حرف شنوی دارند. بنابراین زمانی که اختیار به سرپرست یا معاون واگذار می‌شود، از اوامر او پیروی نمی‌کنند. به این دسته از افراد، بوروکراتیک می‌گویند. آن‌ها از سلسله مراتب‌های سازمانی پیروی نمی‌کنند.
• در برخی از سازمان‌ها، مشکلاتی به دلیل تفویض اختیار ایجاد می‌شود. مثلا افراد از اختیاراتشان برای آسیب رساندن به اهداف سازمانی استفاده می‌کنند. این موضوع باعث بی‌اعتمادی مدیران و ایجاد موانع تفویض اختیار در مدیریت می‌شود.
• عدم وجود ارتباط مناسب بین کارمندان و مدیران و تعریف نشدن اهداف مشترک در سازمان باعث می‌شود مدیر نتواند اختیارات خود را به دیگران واگذار کند. مثلا تصور کنید، مدیری همیشه رفتارهای نادرست کارمندان را سرزنش می‌کند، اما هیچوقت به رفتارهای خوبشان پاداش نمی‌دهد. در این شرایط رابطه خوبی بین کارمندان و مدیر وجود ندارد و آن‌ها مسئولیت بیشتر و ارتباط نزدیک‌تر با مدیر را نمی‌پذیرند.

 

 

کلام آخر

در این مقاله اطلاعات جامعی درباره فرایند تفویض اختیار در مدیریت ارائه شد. اما یادگیری این موارد به صورت عملی و کاربردی اهمیت بسیاری دارد. به عنوان مثال اکنون شما می‌دانید که برای واگذاری اختیارات باید بهترین کارمندان را انتخاب کنید. اما نمی‌دانید چگونه باید بهترین‌ها را بشناسید و آن‌ها را پیدا کنید. در واقع شما کلیات را می‌دانید،

اما برای اجرای درست به جزئیات هم نیاز خواهید داشت. به همین دلیل مهندس ارشیا دکامی، بنیان گذار مدیریت کاربردی در ایران، کارگاهی با عنوان «تفویض اختیار موثر» برگزار کرده‌اند. در این کارگاه شما به صورت عملی یاد می‌گیرید چگونه بخشی از اختیارات خود را واگذار کنید و چگونه در سازمان خود سیستم بسازید و از شیوه مدیریت مشارکتی استفاده کنید.

در نهایت فراموش نکنید که برای تفویض اختیار در مدیریت ابتدا باید اصول را بررسی و مشخص کنید که کدام یک از اختیارات قابل واگذاری هستند. سپس افراد مناسب را برای واگذاری انتخاب و وظایف و اختیارات را برایشان شفاف سازی کنید. همچنین باید به کمک استراتژی‌های مناسب، موانع تفویض اختیار در سازمان خود را بشناسید و آن‌ها را حل کنید.

اگر شما نیز تجربه‌ای در زمینه واگذاری اختیارات مدیریتی خود دارید، در بخش کامنت‌ها با ما به اشتراک بگذارید.