مدیریت دانش چیست ؟ تعریف و مراحل مدیریت دانش در سازمان

مدیریت دانش یکی از تکنیک‌هایی است که به اشتراک گذاشتن دانش متخصصان و جریان آزاد آموزش در سازمان کمک‌های شایانی می‌کند.

دنیای مدیریت دانش بسیار گسترده است و یک سیستم حرفه‌ای را می‌طلبد. اما از آنجایی که تخصص من ساده سازی دانش مدیریت و البته کاربردی نمودن آن است، در ادامه چندین پیشنهاد عالی و کاملا کاربردی برای مدیریت دانش سازمانی برای شما دارم.

تصور کنید اعضای یکی از تیم‌های سازمان درسی بسیار گرانبها آموخته‌اند که با استفاده از آن می‌توان میلیون‌ها تومان در هزینه‌ها صرفه جویی کرد و البته این درس برای کلیه افراد سازمان کاربردی و قابل اجرا خواهد بود. اگر هیچکس دیگری جز افراد همان تیم، شانس یادگیری این درس و دانش را نداشته باشد؛ یعنی فاجعه‌ای که چیزی جز ضرر و زیان برای سازمان به دنبال ندارد.

مدیریت دانش چیست ؟

به طور کلی پاسخ منسجمی برای سوال مدیریت دانش چیست، وجود ندارد و در هر سازمان با توجه به فرایندهای موجود در آن تعریف می‌شود. اما می‌توان تعریف مدیریت دانش به صورت مفهومی را به شکل زیر بیان کرد.
مدیریت دانش یعنی سیستمی که در آن سرمایه‌های اطلاعاتی سازمانی شناسایی و مدیریت می‌شود و در اختیار تمام اعضای سازمان قرار می‌گیرد تا از آن استفاده کنند.

اتفاقات و مسائل بارها در سازمان تکرار می‌شوند و هربار از همان جایی که چند وقت پیش آسیب دیده ایم دوباره آسیب می‌بینیم. این موضوع در مورد مشکلات مختلف تکرار می‌شود و اغلب حافظه سازمانی هم آن را به خاطر نمی‌آورد.

گروهی کاری عالی انجام می‌دهد ولی کسی آن را تبدیل به دانش برای کل سازمان نمی‌کند و اعضای دیگر سازمان این روش عملکرد و بهبود را نمی‌آموزند.
این موضوع نیز ضررهای بسیاری برای سازمان به دنبال دارد.

دانش یکی از سرمایه‌های پنهان یک سازمان است. درست مانند یک منبع طلا که در انبار خانه یک فرد فقیر قرار داشته باشد! به همان اندازه‌ای که این فرد با کشف معدن طلا ثروتمند می‌شود، سازمان‌هایی که منابع دانشی خود را مدیریت می‌کنند نیز به ثروت خواهند رسید. ثروتی که علاوه بر درآمد بیشتر، روند رشد مثبت و دستیابی به اهداف و ارزش‌های سازمانی را به دنبال خواهد داشت.

مراقب مخازن دانش در سازمان باشید!

یکی از مهم‌ترین موانعی که مانع از کشف سرمایه‌های اطلاعاتی در سازمان می‌شوند، مخازن دانش هستند. یعنی افرادی که دانش را نزد خود نگه می‌دارند و با این کار مانع از یادگیری سایر اعضای سازمان و کسب تجربه توسط آن‌ها می‌شوند.

مخازن سازمان مهم‌ترین مانع برای اشتراک اطلاعات و دانش بین کارکنان هستند. آن‌ها همه چیز را به درون می‌کشند و اجازه جریان ایجاد آزاد اطلاعات در سازمان را نمی‌دهند. این امر موجب بیهودگی، ناکارآمدی، بی کفایتی و استفاده غیر مؤثر از دانش سازمانی می‌شود.

مراحل مدیریت دانش در سازمان

مراحل مدیریت دانش در هر سازمان می‌تواند منحصر به فرد باشد. اما برای انسجام ذهن شما، این فرایند را در چهار مرحله جای داده‌ایم. تقریبا تمام برنامه‌های مدیریت اطلاعات و دانش در سازمان‌ها، در یکی از چهار مرحله زیر قرار می‌گیرند.

کشف منابع

بعد از آشنایی با تعریف مدیریت دانش شاید برایتان این سوال پیش آمده باشد که اولین مرحله مدیریت دانش چیست ؟ در اولین مرحله مدیریت دانش باید بدانید که منابع دانش در چه قسمت‌هایی از سازمان هستند.

برای کشف منابع به فرایندها، بخش‌های مرتبط با مشتریان و بخش‌های استراتژیک سازمان دقت کنید. منابع دانش سازمان تمام ناشدنی نیستند؛ بنابراین در ضمن فرایند کشف دانش، باید به کسب دانش نیز توجه داشته باشید.

ذخیره

مطمئن شوید اطلاعات برای همیشه در سازمان شما می‌مانند و اشتباهی که بخاطر کمبود اطلاعات رخ داده، دوباره تکرار نمی‌شود. ذخیره دانش می‌تواند با به اشتراک گذاری آن بین اعضای سازمان یا استفاده از ابزاری مثل نرم افزارها انجام شود.

مدیریت

در این بخش باید اطلاعاتی که در دو مرحله قبلی به دست آورده‌اید را تجزیه و تحلیل کنید تا متوجه شوید کدام یک از آن‌ها برای سازمان کاربردی است. مرحله سوم، کلیدی‌ترین مراحل مدیریت دانش در سازمان است.

اشتراک

راه‌هایی برای انتقال اطلاعات مدیریت شده پیدا کنید.

برگزاری جلسات، همنشینی کارکنان با یکدیگر، آموزش مستقیم و… راهکارهایی برای اشتراک دانش سازمانی هستند.

استفاده مجدد از دانش

بعد از اینکه دانش بین اعضای سازمان منتشر شد، باید مجددا مورد استفاده قرار گیرد. گاهی همان اطلاعات دریافتی در سایر فرایندها هم کاربرد دارند، اما در برخی موارد نیز کارمندان باید با خلاقیت خود، دانش به دست آمده را دستکاری کنند تا در پوزیشن شغلی مربوط به آن‌ها کاربرد داشته باشد.

مراحل مدیریت دانش، سنگ بنای این چرخه هستند. پس برای ایجاد چنین سیستمی در سازمان خود، ابتدا باید به اصول و مراحل کلیدی توجه کنید و سپس به جزئیات کار بپردازید.

انواع مدل های مدیریت دانش

مدل های مختلفی برای مدیریت اطلاعات در سازمان ارائه شده است. اما به نظر من بیان مدل های مدیریت دانش بدون تفسیر در این مقاله تنها باعث سردرگمی شما می‌شود و تصور خواهید کرد مدیریت کردن اطلاعات در سازمان و به اشتراک گذاشتن آن، کار پیچیده‌ای است. اما با استفاده از نکات اصولی که در این مقاله بیان می‌کنیم، می‌توانید بدون درگیر شدن با فرایندهای پیچیده، مدل های مدیریت دانش مناسب برای سازمان خود را ایجاد کنید.

در سوال اول مشخص می‌کنیم که دانش مورد نظر در کدام یک از فرایندهای سازمانی و چگونه به کار می‌آید. در سوال دوم هدف از مدیریت دانش را مشخص می‌کنیم و در سوال سوم تعیین می‌کنیم که به کار بردن دانش در فرایند مورد نظر برای چه مواقعی کاربرد دارد.

انواع مدیریت دانش

دسته‌بندی‌های مختلفی برای مدیریت دانش در سازمان وجود دارد.

برخی از متخصصان دانش سازمانی را به سه دسته دانش صریح (آنچه به عنوان اطلاعات شناخته و ذخیره می‌شود)، دانش ضمنی (آنچه در تجربیات پرسنل وجود دارد) و دانش نهفته (آنچه هنوز کشف نشده است)، تقسیم می‌شود. همچنین مدیریت اطلاعات می‌تواند در مقیاس بزرگ (برای کل سازمان)، کوچک (برای فرایندها یا تیم‌ها) و شخصی (برای هر یک از اعضای سازمان) پیاده‌سازی شود.

اهداف مدیریت دانش چیست؟

هدف از مدیریت دانش در هر سازمانی منحصر به فرد است و می‌تواند شامل فاکتورهای مختلفی باشد؛ از افزایش درآمد سازمانی گرفته تا بهینه‌سازی فرایندها و حتی ارتباط سازی بین اعضای سازمان.

در ادامه به اهداف مدیریت دانش که بین تمام سازمان‌ها مشترک است، اشاره کرده‌ایم.

• افزایش حداکثری دانش جمعی در سازمان
• ایجاد فرهنگ یادگیری و رشد در سازمان
• خلاقیت و نوآوری سازمانی و پیدا کردن راه‌های بهینه برای رسیدن به مقصد
• بروزرسانی اطلاعات افراد و سازمان‌ها

مزایای مدیریت دانش سازمانی چیست؟

بهره‌مندی از سیستم مدیریت دانش سازمانی یعنی شما منبعی دارید که شاید بسیاری از رقبا آن را به کار نمی‌برند. پس به نوعی برگ برنده کسب و کار خواهد بود.

مزایای مدیریت دانش در سازمان عبارت است از؛

• عدم تجربه یک مشکل برای بار دوم و سوم و…
• افزایش پویایی در سازمان و پیشرفت تمام اعضا در کنار یکدیگر
• تأمین بخش مهمی از نیاز آموزشی سازمان
• افزایش بهره‌وری سازمانی
• بهبود ارتباطات درون سازمانی
• ایجاد رقابت سالم و برد-برد بین اعضای سازمان
• افزایش سودآوری
• کاهش هزینه‌ها
• بهینه‌سازی فرایندهای سازمانی
• افزایش خلاقیت و نوآوری در سازمان
• کمک به تصمیم‌گیری بهتر

این لیست می‌تواند تا بی‌نهایت ادامه داشته باشد؛ زیرا تعداد مزایای مدیریت دانش در سازمان روز‌به‌روز بیشتر می‌شود و به همین دلیل اهمیت مدیریت اطلاعات و دانش در سازمان دوچندان شده است.

چگونه در سازمان سیستم مدیریت دانش بسازیم؟

برای مدیریت دانش در سازمان هم باید سیستمی برای این کار بسازید که شامل ابزار و استراتژی‌ است و هم به همکاری اعضای سازمانتان نیاز خواهید داشت. در قسمت‌های بعدی پیشنهادهای کاربردی درباره همراه کردن اعضای سازمان ارائه خواهیم داد و اکنون درباره استراتژی‌ها و ابزار مورد نیاز برای این کار صحبت خواهیم کرد.

اطلاعات مورد نیاز برای سیستم مدیریت دانش سازمان باید از هفت منبع به دست‌ آید:

• دانش درباره مشتریان
• دانش درباره فرایندهای سازمانی
• دانش درباره محصولات و خدمات
• دانش درباره نیروی انسانی
• حافظه سازمانی و تجربیات گذشته سازمان
• دانش در ارتباطات
• دانش بالقوه سازمان (اطلاعات و تجربیات مدیران و کارمندان)

این منابع برای جمع آوری دانش مناسب هستند. بعد از جمع‌آوری و کشف منابع، باید با مدیریت آن‌ها، مدل های مدیریت دانش منحصر به سازمان خود را خلق کنید.
به یاد داشته باشید که سیستم مدیریت دانش به سرمایه‌گذاری‌های مالی، زمانی و روانی نیاز دارد. یعنی باید برای ابزار هزینه کنید، برای ایجاد سیستم درست زمان بگذارید و از نظر روانی سازمان را برای پیاده‌سازی مدل ایجاد شده، آماده کنید.

ایجاد سیستم مدیریت دانش در سازمان قاعده و قانونی ندارد و مثل دستور آشپزی نمی‌توان گفت با ترکیب چند روش می‌توانید یک سیستم ایده‌آل بسازید! برای ایجاد بهترین سیستم به تجربه و آزمون و خطا نیاز دارید. نیازی نیست از همان ابتدا چرخه مدیریت دانش سازمان شما به بهترین شکل عمل کند؛ تنها کافی است به کمک اصولی که یاد گرفته‌اید، شروع به سیستم‌سازی کنید و به مرور زمان آن را بهبود بدهید. نتیجه نهایی یک سیستم مدیریت دانش حرفه‌ای در سازمان است که شما را برنده بازار می‌کند!

نرم افزار مدیریت دانش

نرم‌ افزار مدیریت دانش جزو ابزار کاربردی در این زمینه است که برای ثبت اطلاعات، ذخیره دائمی آن‌ها و حتی انتشارشان مورد استفاده قرار می‌گیرد. تعداد نرم افزارهایی که در این زمینه کار می‌کنند، بسیار زیاد است و به همین دلیل مدیران باید با توجه به نیاز سازمان و سیستمی که دارند، نرم افزار مدیریت دانش مناسب را انتخاب کنند.

به کمک نرم افزارها، شما همیشه به اطلاعات دسترسی دارید، می‌توانید آن‌ها را دسته‌بندی کنید و در اختیار اعضای سازمانتان قرار دهید. این نرم افزارها مانند یک موتور جستجوی انحصاری برای سازمان شما هستند که اطلاعات آن در هیچ جای دیگری پیدا نمی‌شود. پس می‌توان گفت آن‌ها یکی از مهم‌ترین بخش‌های چرخه مدیریت دانش در سازمان هستند.

پشنهادهایی کاربردی برای مدیریت دانش سازمانی

در این بخش پیشنهادهایی برای پیاده سازی مدیریت دانش در سازمانها به صورت کاربردی ارائه شده است. با به کار بردن این پیشنهادها می‌توانید جریان اطلاعات را آزاد کنید.

1. کارمندان را ترغیب کنید که همیشه از دیگران یاد بگیرند.

• سعی کنید بین تمام اعضای سازمان ارتباط برقرار کنید تا یکدیگر را بشناسنند.
• به اعضای سازمان کمک کنید درباره سایر تیم‌های مرتبط با کارشان نیز اطلاعات داشته باشند.
• خودتان آموزه‌هایتان را با دیگران به اشتراک بگذارید.
• از اعضای تیم بخواهید به اینکه چه اطلاعات جدیدی از پروژه‌های فعالشان یاد گرفته‌اند، فکر کنند و اطلاعات جدید را با دیگران به اشتراک بگذارند.
• افرادی که به آموزش دادن و یادگیری علاقمند هستند را پیدا کنید.
• آنها را ترغیب کنید هر هفته یک نکته از دیگران بیاموزند و آن را به شما گزارش دهند. سپس شما این نکات را دسته بندی و مستندسازی کنید. این تکنیک بی نظیر عمل می‌کند.

2. برای حمایت و تقویت این انتظارات، از افرادتان بپرسید از دیگران چه نکاتی را آموخته‌اند.

این نکته تاکید می‌کند که شما می‌خواهید افرادتان به آنچه دیگران انجام می‌دهند توجه کنند و از آن‌ها درس بگیرند.

سؤالاتی مشابه سؤالات زیر از افرادتان بپرسید. این کار به تیم تان کمک می‌کند که سمت و سوی یادگیری سازمانی را بهتر درک کنند.

• چه کسی قبلا کاری مشابه پروژه کنونی را انجام داده است؟
• ما از گروه X چه نکاتی می‌توانیم بیاموزیم؟
• افراد در گذشته چه کارهایی انجام داده‌اند و چه نتیجه‌ای گرفته‌اند؟
• هنگامی‌که با فرد X سخن می‌گویید، چه چیزهایی می‌آموزید؟

3. درباره اهمیت مدیریت و کسب دانش و به اشتراک گذاشتن آن با همکاران به اعضای سازمان آگاهی دهید.

از موفقیت‌های گذشته بگویید. درباره کسب موفقیت‌ها در سایر بخش‌های سازمان با اعضای گروهتان گفتگو کنید و خودتان یک انتقال دهنده دانش بین تیم‌های مختلف سازمان باشید.

4. چک کردن امور با سایر افراد و برگزاری جلسات اشتراک‌گذاری داده را جزو فرایند کاری سازمان قرار دهید.

   اولین گام در دستیابی به یک ابتکار جدید پی بردن به این مسئله است که دیگران در سازمان درباره این موضوع چه ایده‌هایی دارند. جلسات طوفان فکری و اقدامات مرتبط با نوآوری در سازمان می‌توانند تأثیر بسیاری در مدیریت دانش سازمانی داشته باشند.

5. جلساتی درباره ی بررسی و بازپرسی مطالب، راجع به فرآیندها برگزار کنید تا آموزه های مفید را میان اعضای گروه به اشتراک بگذارید.

سایر افرادی را که ممکن است از این موضوع نفعی ببرند نیز در این جلسات دعوت کنید

6. مطمئن شوید تمام افرادی که با مشتریان مشابه مشغول به کار هستند، اطلاعاتشان را با هم به اشتراک می‌گذارند.

مشتریان دوست ندارند یک مسئله را با چند نفر در میان بگذارند و مسائل را تکرار کنند. شما باید کاری کنید که دانش مرتبط با مشتریان و اطلاعات آنها بین ‌افراد مرتبط در گروه به اشتراک گذاشته شود.

7. موانع به اشتراک گذاشتن اطلاعات و مدیریت دانش سازمانی را پیدا و برطرف کنید. 

ببینید آیا افراد به جای آنکه با رقبای خارجی خود رقابت کنند، با یکدیگر مشغول رقابت هستند یا خیر و چرا. با همکارانتان در گروه صحبت کنید و روی اهداف پربازده‌تر تمرکز ذهنی کنید.

کلام آخر

صحبت‌های بسیاری درباره مدیریت دانش وجود دارد و این مقاله می‌تواند بیش از این ادامه داشته باشد. اما ساده‌سازی یکی از اصولی است که مثل یک میانبر در مسیر رسیدن به اهداف سازمانی عمل می‌کند. به همین دلیل ما سعی کردیم اطلاعاتی کلیدی، ساده‌ و کاربردی در این زمینه را ارائه دهیم و از تکرار مکررات و بیان مفاهیم پیچیده پرهیز کردیم. به یاد داشته باشید که مدیریت دانش در سازمان تنها برای کشف و استفاده بهینه از یکی از مهم‌ترین منابع سازمان مطرح شده است. این روزها سازمانی برنده می‌شود که بتواند از دانش استفاده کند؛ دانشی که در سازمان شما وجود دارد، از تمام مطالب و مقالات اینترنت که در دسترس عموم قرار دارند، مهم‌تر است. زیرا می‌تواند به عنوان اهرم پیروزی سازمان شما عمل کند.

اگر در سازمان خود سیستم مدیریت دانش را اجرا کرده‌اید و تجربه‌ای در این زمینه دارید، یا درباره هرکدام از مفاهیم سوالی برایتان ایجاد شده است و همچنان با مفهوم اینکه مدیریت دانش چیست آشنا نشده‌اید، می‌توانید در بخش کامنت‌ها مطرح کنید. آکادمی آموزش مدیریت ارشیا دکامی آماده پاسخگویی به سوالات شماست.