۸ نکته جهت حضور و غیاب کارکنان

اگر تا حالا تجربه‌ی مدیریت کارمندان یک شرکت را داشته باشید، مطمئنا با دردسرهای نظم در حضور و غیاب کارکنان آشنایی دارید. مگر اینکه مدیر عامل باشید و تمام این مسائل و وظایف را به عهده‌ی یک مدیر داخلی بسپارید.

البته که شما قرار نیست مثل مبصر کلاس با لیست  حضور غیاب سراغ کارکنان خود بروید یا از ۶ صبح دم در شرکت بایستید تا ساعت دقیق حضور هر کارمند را ثبت کنید. بلکه شما باید از ابزارها و روشهای مناسب بعلاوه سیاست کاری صحیح اینکار را انجام دهید  که به کمک آن بتوانید عملکرد کارکنان را بهبود ببخشید. نمونه ای از فرم ارزیابی عملکرد کارکنان را در اینجا بخوانید. در این مقاله سعی شده است به نکات حضور و غیاب کارکنان و بهبود عملکرد کارکنان دراین مورد پرداخته شود و راهکارهایی کاربردی خدمت شما ارائه شود.

۸ نکته کاربردی در مورد حضور و غیاب کارکنان

در ادامه روش‌هایی وجود دارد که به کمک آن‌ها به خوبی می‌توانید حضور و غیاب کارکنان را تحت نظر داشته باشید و بدون اینکه خونتان را کثیف کنید یا از وقت طلایی خود بزنید، مشکلات را حل نمایید. بسیاری از این روش‌ها را مدیران شرکت‌های بزرگ و کوچک استفاده می‌کنند.

۱- یک سیاست جامع جهت حضور و غیاب کارکنان برقرار کنید

یک سیاست رسمی به شما کمک می‌کند که  قوانین خاص خود  را  جهت حضور و غیاب کارکنان در کل سازمان تعیین کنید. برای مثال در یکی از شرکت‌هایی که کار می‌کردم، همیشه باید سر ساعت ۷ صبح آن‌جا حضور پیدا می‌کردیم و تا ساعت ۷٫۱۵ حق تاخیر داشتیم، اگر بعد از ۷٫۱۵ می رسیدیم کل زمان از ۷ به عنوان تاخیر محسوب و بر اساس قوانین کسر کار محسوب می شد.

البته این یک مثال بود چون این تاخیر به دلیل سرویس های رفت و برگشتی بود که سازمان داشت. لذا اصل مطلب به خود شما و سازمان شما بستگی دارد. این سیاست می‌تواند به عنوان راهنمایی برای تعیین قوانین حضور غیاب کارکنان کمکتان کند. این قوانین به اعضای تیم شما کمک می‌کنند تا انتظارات شرکت را به خوبی درک کنند و در راستای رعایت آن‌ها اقدام نمایند.

البته به یاد داشته باشید که شما باید این قوانین را به طور عادلانه و پیوسته در حق تمامی اعضا اجرا کنید. وگرنه بعد از مدتی یک نفر مثل ویروس همه را مریض می‌کند و هیچ‌کس به موقع سر کار نمی‌آید. هنگامی که قوانین حضور و غیاب را برای محل کار تعیین کردید، آن‌ها را با کل اعضای شرکت در میان بگذارید و به طور مداوم اجرا کنید

 ۲- سیاست‌های خود را در حضور و غیاب کارکنان جدی بگیرید

وقتی سیاست خاصی جهت حضور و غیاب کارکنان در شرکت اعمال می‌کنید، خودتان هم باید آن‌ها را جدی بگیرید و بر اساس قوانین با کسانی که تاخیر می کنند برخورد کنید. اینطور کارمند به راحتی متوجه می‌شود که عواقب ناشی از عدم رعایت قوانین چیست.

در بعضی مواقع سوابق تاخیر می توانند در هنگام ارزیابی عملکرد، جلسات آموزش به کارمندان و در صورت لزوم حین ترک کار مورد استفاده قرار بگیرند.

۳- به مرخصی کارکنان توجه کنید

قوانین مربوط به مرخصی را هم شفاف مشخص کنید. چرا که شما باید برای کارمندان حق و حقوقی در نظر بگیرید تا به خاطر مسائل مختلف زندگی بتوانند مرخصی داشته باشند.

اگرچه ما می دانیم که مدیریت این مقررات می‌تواند چالش برانگیز و سخت باشد، اما اگر برای کارکنان انعطاف پذیری مناسبی جهت ایجاد تعادل بین کار و زندگی مشخص شود، کارایی آن‌ها نیز بالاتر خواهد رفت.

۴- سیاست ها را اجرایی و به آن پایبند باشید

هر سرپرست باید خودش مسئول حضور و غیاب کارکنان و عملکرد کلی آنان باشد. مدیریت ارشد باید برای مدیران زیر مجموعه، اهداف و سیاست مشخصی را در قبال ساعت کار تعیین کند تا آن‌ها به عنوان مسئول تیم، نقش و وظیفه‌ی خود را در قبال وضعیت حضور و غیاب کارمندان بدانند.

جلسات هدفمند با موضوع مشخص و شفاف با کارمندان، بهترین راه‌حل در این زمینه است. پس به جای کاغذ حرام کردن و مقررات تایپ نمودن، با کارمندانتان حرف بزنید! شاید مسیر رفت و آمدش خیلی طولانی است و نمی‌تواند از تاکسی یا ماشین شخصی استفاده کند! خصوصا با وجود شلوغی‌های مترو و …

منتظر جلسات گروهی، جلسات ارزیابی عملکرد یا وقت معینی برای بررسی و رسیدگی به موضوع حضور و غیاب نباشید. سرپرستان باید ابتکار عمل به خرج دهند و هر زمان که لازم شد سریع وارد عمل شوند و به این امور رسیدگی کنند. اینطور اهمیت موضوع را به تیم منتقل می کنید.

۵- سیستم ارزیابی عملکرد را متصل به این موضوع کنید

اگر می‌خواهید فرهنگ و سیستمی ایجاد کنید که کارمندان را به کار بیشتر و موثرتر ترغیب کند، راه‌هایی برای تشویق آنها پیدا کنید، البته تشویق و پاداش هدفمند و موثر.

برای اینکار داشتن سیستم ارزیابی عملکرد و اتصال این سیستم به عملکرد روزانه کارمندان می تواند بسیار راهگشا باشد.  دقیقا  می‌دانم که به چه چیزی فکر می‌کنید. احتمالا با خودتان می‌گویید که «من در حال حاضر به آن‌ها بابت کار کردن در شرکت حقوق می‌دهم، دیگه چرا باید پرداخت کنم!». این کاملا طبیعی است و شما باید بابت استخدام نیرو، حقوقش را نیز بپردازید.

اما اگر می‌خواهید که انگیزه‌ی آن‌ها برای کار بالاتر برود و کیفیت کاری که انجام می‌دهند افزایش یابد، باید تشویقشان کنید و باید کمی سر کیسه را شل کنید. با داشتن سیستم پرداخت در ازای عملکرد می توانید پرداخت به هر فرد را متصل به عملکردش کنید.

این سیستم بسیار قدرتمند است. البته وعده وعید الکی ندهید! این بدتر اعصاب کارمندان را خرد می‌کند و شاید دیگر نتوانند به حرف و قول‌های شما عمل کنند. شاید هم حتی نیروهای خوبتان را از دست بدهید! کمی پاداش نقدی ارزشش را ندارد که این بلا به سر شرکتتان بیاید.

به این نکته هم دقت فرمایید که حتما لازم نیست میلیونی خرج کنید تا بتوانید کارمندتان را به کار بیشتری تشویق نمایید. ما یک کارگاه برای آموزش طراحی سیستم ارزیابی عملکرد داریم که بسیار کارآمد و پیاده سازی آن ساده است.

۶- از کارکنان قدردانی کنید

برخی مدیران تصور می کنند قدردانی و تشکر کردن از کارمندان دردسر ساز است. باعث ایجاد ماجرا و تنش در بین باقی کارمندان می‌شود و خود کارمند هم متوقع می شود.

ما می‌خواهیم به شما روش جالبی را معرفی کنیم. سعی کنید کارمندانی را در جلسات عمومی تشویق کنید و البته دقیقا مشخص کنید بابت چه چیزی تشویق می کنید. اینطور باقی کارمندان هم متوجه می شوند چه چیزی برای سازمان و شما ارزشمند است و مورد تشویق قرار می گیرد.

مثلا کارمندانی که در ماه گذشته به طور منظم رفت آمد کردند و هیچگونه تاخیر و غیبت غیر موجه ای نداشتند را مورد تشویق قرار دهید. این  سیاست جالبی است و به کسی هم بر نمی‌خورد.

۷- برنامه های آموزشی داشته باشید

آموزش های کار تیمی را برای کارمندان در نظر بگیرید و در این آموزشها بر اهمیت هر فرد در تیم و اثرات عملکرد او در تیم تاکید کنید. آموزش هایی در مورد روابط بین اعضای تیم، ارتباطات تیمی و برابری در محیط کار می‌تواند در عملکرد افراد بسیار موثر باشد.

برخی افراد واقعا نمی دانند بی نظمی هایشان چقدر تاثیرات بد در تیم به جای می گذارد. وقتی به این موضوعات آگاه می شوند خودشان را جمع و جور می کنند و عملکرد خود را تغییر می دهند. این نوع آموزش به مدیران و اعضای تیم کمک می‌کند تا بطور یکسان انتظارات شما را در مورد موضوع مد نظر درک کنند و  راجع به تمام قوانین مربوط به حضور و غیاب شرکت آشنایی پیدا کنند.

۸- مرخصی کافی‌ را برای کارمندان در نظر بگیرید

اگرچه ممکن است این امر واضح به نظر برسد، اما در بسیاری از شرکت‌ها به آن بی توجهی می کنند.  اگر مرخصی به موقع و کافی به کارمندان بدهید آنگاه کارمندان دیگر از اوقات کاری خود برای مسائل شخصی نمی‌زنند.

کمی خودتان را جای کارمندتان قرار دهید. آیا کارمند نباید از مرخصی اش که حق طبیعی اوست استفاده کند؟ به هر ترتیب هر انسانی زمانی را نیاز دارد آزاد باشد تا بتواند به کارهای شخصی و وظایف خانوادگیش رسیدگی کند.

شما وقتی این زمان را در اختیارش نمی گذارید طبیعی است که مجبور می شود از زمان کارش استفاده کند و غیبت کند. شاید دو روز در ماه برای شما خنده‌دار باشد، ولی برای کارمند یک دریچه‌ی تنفس است که به کمک آن می‌تواند نفسی تازه کند و به کارش ادامه دهد!

سخن آخر

نکته‌ی اول و آخری که می‌توان در رابطه با این مقاله گفت این است که اگر می‌خواهید مدیر خوبی باشید، خودتان را کمی جای کارمندتان قرار دهید و اگر حتی خیلی در زمان‌بندی سخت‌گیر هستید،‌ کیفیت کار او را نیز در نظر بگیرید. گاهی اوقات کیفیت از کمیت بهتر است.

با اجرای سیاست های مناسب برای رفت و آمد و پایبندی به آن مجبور نخواهید بود که اول صبح داد و فریاد راه بیندازید. این کار فقط باعث می‌شود که کارمند کل روز را استرس داشته باشد یا به خاطر داد و فریاد شما در اول صبح، رنجیده خاطر شود و حتی نتواند کار کند!

پس هم جدی باشید، هم منعطف تا کارمندهای خوبتان تا سال‌ها کنار شما کار کنند. برای آگاهی از نحوه برخورد مناسب با کارمندان و همچنین بالا بردن سطح انگیزه کارمندان می توانید از کارگاه های آموزشی مهارت ارتباطی مدیر و انگیزه بخشی به کارکنان مهارت لازم را در این زمینه به دست آورید.