تعریف پست سازمانی {تفاوت آن با سمت و ردیف سازمانی که باید بدانید}

اگر فرد بادقتی باشید، هنگام نوشتن شرح شغل یا بررسی نمونه‌های آماده متوجه می‌شوید که برای بعضی از موقعیت‌ها، اصطلاح «پست سازمانی» ارائه شده، برای بعضی «سمت سازمانی» و برای بعضی دیگر «ردیف شغلی». آیا این اصطلاحات باهم تفاوت دارند یا فقط بخاطر ادبیات متفاوت در شرح شغل‌های مختلف به کار رفته‌اند؟

یکی از بارزترین نشانه‌‌های مدیران حرفه‌ای،‌ آشنایی با اصطلاحات مختلفی است که در زمینه کسب و کار وجود دارد. سمت، پست و ردیف شغلی اصطلاحات مربوط به بخش منابع انسانی هستند. برای نوشتن شرح شغل، باید با معنا و کاربرد درست این اصطلاحات آشنا باشید تا بتوانید تصمیم بگیرید هرکدام از وظایف شما به چه فردی با چه پوزیشنی سپرده می‌شود. در این مقاله، چند اصطلاح متداولی که برای رتبه‌بندی منابع انسانی به کار می‌رود را زیر ذره‌بین می‌گذاریم، معنای هرکدام را توضیح می‌دهیم و تفاوت‌هایشان را بررسی می‌کنیم. با مرکز مدیریت کاربردی ایران همراه باشید.

 

پست سازمانی چیست؟

سوال «پست سازمانی چیست؟» را می‌توانیم در یک جمله پاسخ بدهیم:

 

 

سازمان‌ها یک کُل هستند که از جزئیات منسجم تشکیل می‌شوند تا هدفی مشخص را محقق کنند. جزءهایی که این کُل واحد را تشکیل می‌دهند،‌ هرکدام باید نقش خاصی را ایفا کنند تا امکان دستیابی به هدف نهایی وجود داشته باشد. هرکدام از این بخش‌های جزئی، یک پست در سازمان هستند که هنگام چیدن چارت سازمانی تعیین می‌شوند.

 

هر پست وظایف و مسئولیت‌های منحصر به فردی را در بر می‌گیرد. مدیران بعد از تعیین این وظایف، باید به دنبال جذب و استخدام بهترین‌ها برای انجام آن‌ها باشند تا کادر منابع انسانی مجموعه‌شان را تکمیل کنند و ارزش آفرینی و سودآوری داشته باشند.

تعریف پست سازمانی مطابق با ماده ۸ قانون استخدام کشوری عبارت است از:

 

پست ثابت سازمانی، محلی است در سازمان وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی که به طور مستمر برای یک شغل و ارجاع آن به یک مستخدم در نظر گرفته می‌شود؛ اعم از این که دارای متصدی یا بدون متصدی باشد.

 

انواع پست سازمانی

اگر بخواهیم انواع پست سازمانی را با جزئیات نام ببریم، یک لیست بلند خواهیم داشت. هر سازمان از چند واحد مختلف تشکیل شده است و در هر واحد هم حداقل ده پست منحصر به فرد وجود دارد؛ شماردن این پست‌ها کار ساده‌ای نیست و ضرورتی هم ندارد.

در ادامه انواع پست سازمانی را بر اساس نوع فعالیت نیروی انسانی و قراردادی که با سازمان‌ها می‌بندند، توضیح می‌دهیم.

 

1- پست رسمی

اصطلاح «کارمند رسمی» را بیشتر در اداره‌ها و سازمان‌های دولتی می‌شنویم. اما به طور کلی می‌توان گفت پست‌های رسمی سازمان، پوزیشن‌هایی هستند که به صورت ثابت در چارت سازمانی وجود دارند. کارمندان یا مدیران رسمی، با سازمان قرارداد می‌بندند، بیمه می‌شوند، امنیت شغلی بالاتری دارند و به طور کلی مزایای بیشتری نسبت به کارمندان غیررسمی دریافت می‌کنند.

چنین پست‌هایی همیشه در سازمان ثابتند و حتی اگر یکی از کارمندان سازمان را ترک کند، فرد دیگری جایگزین او می‌شود.

 

 

 

2- پست موقت

این پست‌ها به صورت موقت یا دوره‌ای برای بازه زمانی خاصی در سازمان ایجاد می‌شوند. کارآموزی یکی از متداول‌ترین انواع پست سازمانی موقت است. بعضی از مجموعه‌ها، از افرادی به عنوان کارآموز دعوت به کار می‌کنند، آموزش‌های لازم را طی مدت زمان دو تا سه ماهه (یا کم‌تر) به آن‌ها ارائه می‌دهند و بعد از این مدت، در صورت رضایت، آن‌ها را به صورت رسمی استخدام می‌کنند. در نتیجه بعد از پایان دوره آموزشی،‌ پوزیشن موقت کارآموزی حذف می‌شود و فرد به عنوان کارمند ثابت سازمان مشغول به کار خواهد شد.

 

3- پست سازمانی ستاره دار یا با نام

پست‌های ستاره‌ دار یکی از موقعیت‌های شغلی منحصر به فرد در سازمان‌ها هستند و کم‌تر شناخته شده‌اند. این موقعیت‌های شغلی بیشتر در ارگان‌های دولتی دیده می‌شوند. بیایید با ذکر یک مثال، مفهوم این مورد از انواع پست سازمانی را توضیح بدهیم.

 

مدیر عامل یک اداره را تصور کنید که در یک پست رسمی در مجموعه خود فعالیت دارد. او ۲۵ سال از سابقه‌اش را پر کرده، اما به دلیل بیماری،‌ نمی‌تواند در ۵ سالی که تا بازنشستگی‌ باقی مانده، شغل سخت مدیرعاملی را ادامه بدهد.

اگر این فرد در سمت پایین‌تری مشغول به کار شود، حقوقش کاهش پیدا می‌کند و این مسئله روی حقوق بازنشستگی او نیز تأثیر می‌گذارد. اگر هم بخواهد در سمت مدیریتی دیگری مشغول به کار شود، مشکلش حل نخواهد شد و همچنان مسئولیت‌های سخت بر دوشش باقی می‌ماند.

در چنین موقعیتی، هیئت مدیره سازمان یک پست سازمانی ستاره دار برای مدیر عامل کنونی تعریف می‌کنند. این پست شامل وظایف متناسب با توان جسمانی این فرد است و حقوقی متناسب با دستمزد زمان مدیر عاملی او خواهد داشت. مدیر عامل سابق می‌تواند پنج سال باقیمانده را با فشار کاری کم‌تر و درآمد مطلوب در یک پست ستاره دار سپری کند تا بازنشسته شود. پست ستاره دار سازمان بعد از بازنشستگی این فرد حذف می‌شود و چارت سازمانی به حالت عادی برمی‌گردد.

 

 

مزایای پست سازمانی

تفکیک وظایف اعضای سازمان و تعیین پست‌های سازمانی هم برای کارمندان و هم برای کسب و کار مزیت‌های بسیاری دارد. مهم‌ترین مزایای پست سازمانی عبارت است از:

 

• تقسیم وظایف بین پست‌های مختلف سازمان
• نظم و انسجام سازمان
• امکان استخدام نیروی کار بیشتر در سازمان
• سهولت و سرعت بیشتر در فرایندهای سازمانی
• ساده شدن مدیریت منابع انسانی
• ساده شدن ارزیابی عملکرد کارکنان

 

معایب پست‌های سازمانی

گاهی اوقات تبدیل یک شغل به چند پست در سازمان چالش‌های زیادی به همراه دارد و عاقلانه نیست. مدیرها باید علاوه بر مزایای پست سازمانی، به معایب آن هم توجه داشته باشند تا بتوانند درباره چارت سازمانی تصمیم‌گیری درستی داشته باشند. در ادامه به دو مورد از چالش‌های ایجاد پست‌های جدید در سازمان اشاره می‌کنیم.

 

1- وابستگی پست‌های مختلف به یکدیگر

تقسیم وظایف مربوط به یک شغل بین افراد مختلف جزو مزایای پست سازمانی است؛ اما گاهی مسئولیت‌های چند پوزیشن در سازمان به هم مربوط می‌شود و تا زمانی که یکی از آن‌ها کارش را انجام نداده باشد، دیگری نمی‌تواند وظایفش را شروع کند. این وابستگی، گاهی اوقات مشکل‌ساز می‌شود.

 

2- چالش در پیدا کردن افراد مناسب برای انجام پست‌ها

جذب و استخدام برای تمام سازمان‌ها یک پیچیده است. هرچقدر تعداد پست‌هایی که در سازمان تعریف شده بیشتر باشد، این فرایند طولانی‌تر خواهد بود.

 

بعضی از مشاغل هم به مهارت‌های خاصی نیاز دارند که تعداد محدودی از افراد به آن‌ها مسلط هستند. تقسیم این مشاغل به چند پست سازمانی، یعنی شما به چند فرد مسلط بر این مهارت نیاز دارید. پیدا کردن چنین افرادی کار ساده‌ای نیست. بعضی از مدیران، ممکن است وظایف مختلف مربوط به یک شغل خاص را به یک نفر بسپارند و حقوق بیشتری به او بپردازند.

 

شرح وظایف پست سازمانی

شرح وظایف پست سازمانی باید با توجه به ردیف شغلی و سمت فرد تعیین شود. به عنوان مثال شرح وظایف فردی که در سمت مدیر فعالیت می‌کند با شرح وظایف پست سازمانی کارمندی متفاوت است. در حال حاضر سازمان‌ها به سمت تخصص‌گرایی می‌روند؛ آن‌ها شرح وظایف هر پست را با توجه به مهارت‌های مورد نظر کارمند تفکیک می‌کنند.

به عنوان مثال کارهای مربوط به حسابداری را در شرح وظایف مسئول دفتر مدیر قرار نمی‌دهند و برای انجام این وظایف، یک حسابدار استخدام می‌کنند. این در حالی است که در مجموعه‌هایی که به شیوه سنتی مدیریت می‌شدند، احتمال زیادی وجود داشت که مسئول دفتر مدیرعامل، کارهای مربوط به حسابداری را هم انجام بدهد.

برای تعیین شرح وظایف پست سازمانی، بهتر است ابتدا به سوالات زیر پاسخ بدهید.

• فرد فعال در این پست سازمانی چه کاری انجام می‌دهد؟
• هدف این پست چیست؟
• ابزار و منابع مورد نیاز برای انجام مسئولیت‌‌ها و وظایف این موقعیت شغلی چیست؟
• فرد فعال در این پست، باید چقدر زمان برای کار صرف کند؟ (در طول روز، هفته و ماه)
• برای انجام وظایف این پست به چه مهارت‌هایی نیاز است؟
• مشخصات فرد مناسب برای فعالیت در این پست چیست؟ (جنسیت، سن، تحصیلات، ویژگی‌های شخصیتی و تجربه‌های قبلی)

با مشخص کردن پاسخ این سوال‌ها هم نوشتن شرح شغل راحت‌تر می‌شود و هم پیدا کردن فرد مناسب از میان کارجوهای فعال در یک حوزه راحت‌تر خواهد بود.

 

سمت سازمانی

سِمت سازمانی یکی دیگر از اصطلاحات رایج در منابع انسانی است. در بعضی از منابع علم مدیریت، سمت به عنوان مترادفی برای پست در نظر گرفته می‌شود. پست در واقع واژه انگلیسی Post است که وارد زبان فارسی هم شده و در دنیای کسب و کار استفاده می‌شود.

 

البته سمت می‌تواند معنایی متفاوت از پست داشته باشد یا به عنوان روش دیگری برای دسته‌‌بندی پست سازمانی در نظر گرفته شود. در چارت سازمانی، پست‌ها در رتبه‌های مختلف سازمان دسته‌بندی می‌‌شوند. این رتبه‌ها از بالاترین که مدیر کل است شروع می‌شوند و به رتبه‌های پایین‌تری مثل مدیران ارشد، مدیران میانی و کارمندان می‌رسند. این رتبه‌ها، سمت افراد در سازمان را مشخص می‌‌کنند.

 

انواع سمت های سازمانی

برای درک بهتر مفهوم سِمت، در ادامه انواع سمت های سازمانی را نام می‌بریم و مثال‌هایی برای هرکدام از آن‌ها ارائه می‌دهیم. پیشنهاد می کنیم حتما در مورد سطوح مدیریتی و انواع آن مطالعه کنید.

 

1- سمت‌های مدیریت ارشد

سمت‌های مدیریت ارشد، بالاترین رتبه‌های سازمان هستند. گاهی اوقات مدیر ارشد فقط یک نفر است و کل سازمان را هدایت می‌کند. در چنین حالتی، مدیران میانی، انواع سمت های سازمانی پایین‌تری هستند که بازوهای مدیر ارشد محسوب می‌شوند.

 

 

در مجموعه‌های بزرگ، یک نفر نمی‌تواند همه امور را مدیریت کند. به همین دلیل سمت‌ مدیریت ارشد به چند پست مختلف تقسیم می‌شود تا یک تیم مسئولیت‌های مربوط به آن را انجام بدهند. هر کدام از اعضای تیم، در حیطه خاصی تخصص دارد و در یک ردیف شغلی مشغول به کار می‌شود. در تیم‌های مدیریتی، افراد در پست‌های مختلفی مثل مدیر ارشد مالی،‌ مدیرعامل و مدیر ارشد اجرایی کار می‌کنند. انواع مدیریت از مواردی است که شما به عنوان مدیر ارشد یک مجموعه باید به خوبی بدانید.

 

2- سمت‌های مدیریت میانی

مدیران میانی واسطه بین مدیران ارشد و کارمندان هستند. آن‌ها با نام‌های دیگری مثل سرپرست یا سوپروایزر هم شناخته می‌شوند. این افراد در پست‌های مختلفی مثل مدیر پروژه، مدیر منابع انسانی یا مدیر فروش فعالیت می‌کنند.

 

3- سمت‌های اجرایی

کارمندان و کارگرهای سازمان جزو انواع سمت های سازمان هستند که در حوزه اجرا فعالیت می‌کنند. آ‌ن‌ها به صورت مستقیم وظایف مربوط به تولید محصول، ارائه خدمات یا سایر فرایندهای اجرایی را انجام می‌دهند و با مسئولیت‌هایی مثل مدیریت فرایندها، مدیریت کارکنان یا وظایف نظارتی، سر و کار ندارند. کارمند حسابداری، کارشناس فروش و کارمند اداری چند نمونه از سمت‌های اجرایی سازمان هستند.

 

ردیف سازمانی چیست؟

ردیف سازمانی با اصطلاحات دیگری مثل ردیف استخدامی یا ردیف شغلی هم شناخته می‌شود. ردیف شغلی در چارت بعضی از سازمان‌ها واضح‌تر است و در چارت برخی دیگر با پست‌ها و سمت‌ها ترکیب می‌شود. در ابتدا تعریفی برای این مفهوم ارائه می‌‌دهیم و سپس با ذکر مثال بررسی می‌کنیم ردیف سازمانی چیست.

 

 

افرادی که در یک ردیف شغلی قرار می‌گیرند، معمولا سمت‌های یکسان دارند، اما وظایفشان متفاوت است. به عنوان مثال یک کارخانه بزرگ را تصور کنید که ده محصول مختلف تولید می‌کند. این کارخانه، برای هر محصول یک مدیر فروش استخدام کرده است. در این سازمان، مدیریت فروش یک ردیف شغلی است که برای آن چند پست مختلف تعریف شده و هرکدام از آن‌ها وظایف مربوط به مدیریت فروش یک محصول را انجام می‌دهند.

یا به عنوان مثال دیگر، معلم‌های مقطع ابتدایی، همه در یک ردیف شغلی فعالیت می‌کنند، اما وظایفشان با توجه به برنامه‌های مدیر مدرسه و پایه‌ای که تدریس می‌کنند، باهم متفاوت است.

 

تعریف شغل و پست سازمانی

تا این بخش از مقاله به صورت کلی متوجه شدید تعریف شغل و پست سازمانی چیست. در این بخش، درباره مفهوم شغل با جزئیات بیشتری توضیح می‌دهیم تا متوجه شوید چه تفاوتی با پست دارد.

 

در ماده ۷ قانون استخدام کشوری، شغل به شکل زیر تعریف می‌شود:

 

مجموع وظایف و مسئولیتهای مرتبط، مستمر و مشخصی است که از طرف سازمان امور اداری و استخدامی کشور به عنوان کار واحد شناخته شده باشد. رسته عبارت از مجموع رشته‌های مشاغلی است که از لحاظ نوع کار و حرفه و رشته تحصیلی و تجربی وابستگی نزدیک داشته باشد.

 

به بیان ساده‌تر، شغل یعنی تخصصی که شامل مهارت‌های مختلف مربوط به یک حوزه است. امکان اینکه دو نفر در سازمان شغل یکسانی داشته باشند، اما در پست‌های مختلف مشغول به کار شوند، وجود دارد. همانطور که ممکن است دو نفر با شغل یکسان، سمت‌های مختلفی در سازمان داشته باشند.

برای مثال، یک مجموعه انتشارات کتاب را تصور کنید. یکی از مشاغل این مجموعه، نویسندگی است و چند نویسنده دارد. گروهی از نویسنده‌ها، کتاب می‌نویسند، گروهی دیگر نقد و بررسی کتاب‌های مختلف را می‌‌نویسند و گروهی هم نویسنده محتوای سئو شده هستند و روی سایت انتشارات کار می‌‌کنند. شغل همه این یکسان است،‌ اما پست‌هایشان در سازمان متفاوت است و وظایف مختلفی برعهده دارند.

 

 

کلام آخر؛ دسته‌بندی موقعیت‌های شغلی، سازمان و کارمندان را منظم می‌کند

در این مقاله مفهوم پست سازمانی، سمت و ردیف شغلی را توضیح دادیم. این مفاهیم نزدیک به هم هستند و حتی در برخی موارد، یکی می‌شوند. شناختن اصطلاحات مختلف مربوط به حوزه مدیریت ضروری است، اما نیازی نیست بیش از اندازه با این اصطلاح درگیر شوید. به عنوان مثال اگر در سازمانتان یک شغل را به یک نفر سپرده‌اید و از بازدهی رضایت دارید، نیازی نیست چند پست مختلف برای این شغل تعریف کنید تا مطابق با علم مدیریت رفتار کرده باشید. آموزش‌های مدیریت برای ساده‌ کردن هدایت و رهبری سازمان ارائه می‌شوند، نه ساختن چالش‌های تازه!

ما در مرکز مدیریت کاربردی ایران هرآنچه لازم است درباره مدیریت بدانید را ارائه می‌دهیم. بسیاری از آموزش‌های این مرکز در مقالات سایت و وبینارها به صورت رایگان ارائه شده‌اند. آموزش‌های حرفه‌ای‌تر که حاصل تجربه چند دهه تجربه آقای دکامی در حوزه مدیریت هستند نیز به صورت دوره‌های آنلاین و حضوری ارائه می‌شوند. با کلیک روی هر دوره، می‌توانید اطلاعات و سرفصل‌های آن را مطالعه کنید. اگر هم نیاز به راهنمایی بیشتری در این زمینه دارید، با بخش پشتیبانی تماس بگیرید.