مدیریت کارکنان چیست؟

کیم اسکات نویسنده و یکی از مدیران ارشد سابق گوگل و اپل معتقد است شیوه مدیریت کارکنان، رفتار یا عادت نبوده و ‌ویژگی‌ هستند و می توان آنها را در مدیر  شکل داد. این مطلب بدین معناست که مدیران ضعیف نیز می توانند با تمرکز و تمرین به رهبران مطلوبی بدل شوند

اما مدیریت کارکنان چیست؟ چگونه می توان مدیریت صحیح کارمندان را انجام ؟ آیا شما مدیریت پرسنل زیردست خود را به درستی انجام می دهید؟ شاید پاسخ کامل به سؤالات با تمامی جزئیاتش در یک جمله مقدور نباشد؛ اما به‌طور کلی اصطلاح مدیریت کارکنان به معنای کمک به انجام وظایف کارکنان با بهبود روزافزون در مسیر رسیدن سازمان به اهداف بزرگ است.

با مطالعه ی این مقاله با تکنیک ها و نکات مهم در مدیریت کارکنان آشنا می شوید و می توانید با تمرین این مهارت ها خودتان را در زمره مدیران برتر سازمان قرار دهید.

اصول مدیریت کارمندان چیست؟

علت دشواریِ تعریف مدیریت کارکنان، بیشتر ناشی از چندلایگی معنایی و وظایف متعددی است که در چهارچوب مدیریت کارکنان قرار می‌گیرد. برخی از مهم‌ترینِ این وظایف و اصول مدیریت کارمندان عبارت‌اند از:

1. انتخاب (گزینش)
2. نظارت
3. تعامل
4. پاداش
5. انضباط

1. نقش انتخاب در مدیریت کارکنان

انتخاب یا اصطلاح اداری‌تر آن گزینش، یافتن و انتخاب نامزدهای درست برای پست‌های خالیِ سازمان است. این انتخاب باید طوری انجام شود که بخش‌های مختلف سازمان بدون مشکل و به بهترین شکل ممکن کار خود را انجام دهند. برای داشتن یک انتخاب عالی مدیر باید مهارت استخدام و مصاحبه شغلی را به خوبی یاد بگیرد تا بتواند گزینشهای عالی داشته باشد. در مورد استخدام و اصول مصاحبه استخدامی در دوره جذب و استخدام بهترینها به طور مفصل صحبت می کنیم.

 

2. نقش نظارت در مدیریت کارکنان

در حقیقت، نظارت در اینجا همان مدیریت عملکرد کارکنان یا به عبارت دقیق‌تر، ارزیابی عملکرد کارکنان است. در کنار ارزیابی عملکرد کارکنان، سیستم کنترل در مدیریت هم باید وجود داشته باشد. زیرا در ارزیابی عملکرد کارکنان، ما با سنجش و ارزش گذاریِ عملکرد انسان‌هایی که در سازمان مشغول به کار هستند سر و کار داریم.

اما در سیستم کنترلی تمرکز مدیر بر کنترل فرآیندهای کاری است که این مورد هم در دوره طراحی سیستم کنترلی در مدیریت با مدل تار عنکبوت آموزش داده می شود. بدون داشتن مهارت در نظارت درست کارمندان، شما نمی توانید کارمندان را به سمت و سوی هدف مورد نظرتان هدایت کنید و نخواهید توانست انحرافات انان را تشخیص و اصلاح کنید.

3. نقش تعامل در مدیریت کارکنان

بحث تعامل در مدیریت کارکنان برای ارتباط بهتر و بیشترِ روزانه بین مدیر و کارکنان سازمان ضروری است. این مهم از طریق گزارش‌ها و نیز ارتباط بهتر بین خودِ کارکنان امکان پذیر است. تعامل درست در محیط کار می تواند یک شبکه ارتباطی قوی در تیم و سازمان ایجاد کند که در بالابردن بهره وری و تسهیل فعالیتها بسیار بسیار موثر و کارآمد است. در این خصوص توجه به تعریف بهره وری و نکات زیر می تواند در این تعامل تاثیرگذار باشد:

• انتظارات شغلی و کاری را به خوبی برای کارکنان تعریف کنید.
• بازخورد دادن و بازخورد گرفتن را در سازمان جاری سازید.
• فرهنگ سازمانی را به سمت ارتباطات قوی و غنی هدایت کنید.

دوره آموزشی مهارت های حرفه ای مدیریتی و مهارت های ارتباطی مدیر که در گروه آموزشی ارشیا دکامی برگزار می شود می تواند برای افزایش این مهارتها در مدیران بسیار موثر باشد.

4. نقش پاداش در مدیریت کارکنان

عملکرد سطح بالای کارکنان با انواع پاداش‌هایِ در نظر گرفته شده توسط مدیران از تقدیر شفاهی و کتبی گرفته تا پاداش‌های مادی جبران می شود. مدیران با پیگیری و رصد عملکرد کارکنان سعی در جبران خدمات سطح بالای کارکنان می کنند. پرداخت پاداش باید کاملا هدفمند و بر اساس عملکرد و با اشاره به عملکرد مثبت انجام شده باشد.

در غیر اینصورت پرداخت پاداش های بی هدف ضرر بیشتری نسبت به پرداخت نکردن پاداش دارد و بیشتر باعث بی انگیزگی می شود. ما در کارگاه آموزشی ارزیابی عملکرد کارا نحوه ی ارزیابی عملکرد کارمندان و سیستم پاداش دهی را به طور کامل و عملی آموزش می دهیم.

5. انضباط در مدیریت کارکنان

وجود انضباط از الزامات اولیه در محیط کار می باشد. انضباط می تواند شامل قوانین مختلف و موثر در محیط کار همچنین تدابیری برای سروسمان دادن رفت و آمدها، ماموریت ها و حتی در فعالیتها و زمانهای ارائه انها باشد.

انضباط در مدیریت کارکنان، اهداف در پی آمده را دنبال می‌کند:

• بهبود عملکرد ضعیف کارکنان
• رفع خطاها و نواقص
• اِعمال و پیشبرد سیاست‌های کاریِ سازمان

مدیریت مؤثر کارکنان در اغلب موارد به عملکرد و گزارش‌های یکایک مدیران و توانایی آن‌ها در ایجاد انگیزه، برقراری ارتباط و ایجاد اعتماد بستگی دارد.

 

4 مشکل اصلی در مورد مدیریت کارمندان

1) ضعف در مدیریت عملکرد: اگر سیستم، یک هدف مشخص نداشته باشد و اگر استراتژی و تاکتیک‌های به کار گرفته شده هم‌سو نباشند، مدیریت عملکرد کارکنان تأثیر چندانی در سازمان برجای نخواهد گذاشت.

2) برنامه‌ریزی‌های غیراستراتژیک در مورد منابع انسانی: گاهی مدیریت بیشتر از متمرکز شدن بر تشخیص مشکلات پیشِ روی سازمان و آمادگی برای رفع سریع آن، بر روی مسائلی مانند حجم نیروی کار، گردش مالی و پر شدن ساعات کاری مورد نظر برای کارکنان متمرکز می‌شود. در مورد مدیریت استراتژیک اینجا بیشتر بخوانید.

3) استفاده‌ی ناکافی از تجزیه‌وتحلیل نیروی کار: با اینکه اکثر مدیران به اهمیت تجزیه‌وتحلیل مسائل مربوط به نیروی کار واقف هستند ولی در رابطه با کیفیت حرکت سازمان و نحوه‌ی فرسایش سازمان به شکلی کامل و کارآمد، از این آنالیزها استفاده نمی‌کنند.

4) هزینه‌ی بالای مشکلات حل نشده: اگر مدیریت نتواند مشکلات سازمان را به‌طور زودهنگام تشخیص دهد، در آینده برای رسیدن به اهداف سازمانی با مشکل شکاف بین برنامه‌ی مدیریت و نبودِ نیروهای توانا روبرو خواهد شد.

 

مزایای مدیریت کارمندان چیست؟

مدیریت کارمندها به شکل حرفه‌ای برای همه جنبه‌های سازمان شما مزیت‌های بسیاری دارد. کارمندان در سازمان‌هایی که به شیوه‌ای حرفه‌ای مدیریت می‌شوند، احساس رضایت می‌کنند. در چنین سازمان‌هایی کارها به خوبی پیش می‌رود، برنامه‌ها اجرا می‌شود و مشتریان نیز راضی هستند. پس با حل کردن مشکلات موجود در فرایند مدیریت کارکنان، می‌توان بسیاری از مسائل درون‌سازمانی را نیز حل کرد.

در ادامه به 4 مزیت مهم مدیریت اصولی کارکنان اشاره می‌کنیم.

1. بهره‌وری ناشی از گردش امور را افزایش می‌دهد. شما کارکنانی دارید که انتظاراتتان را می‌شناسند و مهارت‌های لازم برای برآورده کردن این انتظارات را دارند؛ پس فرایندها بدون مشکل پیش می‌رود و کارها انجام می‌شود.
2. مدیریت اصولی و حرفه‌ای کارکنان، بهره‌وری و انگیزه‌ی آن‌ها را زیادتر می‌کند.
3. امنیت داده‌ها را افزایش می‌دهد. وقتی سیستم مدیریت کارکنان سازمان شما بهینه باشد، شما می‌توانید بر بخش‌های مختلف نظارت داشته باشید. در چنین سیستمی شما می‌دانید هر کارمندی به چه اسناد و اطلاعاتی دسترسی دارد؛ بنابراین می‌توانید بر امنیت داده‌ها نظارت داشته باشید.
4.  هزینه‌ی کارکنان را کاهش می‌دهد. وقتی سیستم مدیریت کارکنان بهینه است، از همان ابتدا کارمندهای خوب را استخدام می‌کنید و اگر هم کارمند ضعیفی داشته باشید، ضعف‌هایش را از بین می‌برید. بنابراین نیازی به جابجایی کارکنان نخواهید داشت و در چرخه بی‌پایان اخراج و استخدام نیروی جدید گیر نمی‌افتید.

 

بهترین روش مدیریت کارمندان (15 راهکار)

1) کارمندان درست را استخدام کنید

اولین گام برای مدیریت کارکنان، استخدام افراد مناسب است. وقتی روش درست جذب و استخدام را بدانید، در مصاحبه‌های اولیه متوجه می‌شوید کدام نیرو برای موقعیت شغلی مورد نظر شما مناسب است. با استخدام افراد درست، هم در هزینه جذب و استخدام صرفه‌جویی می‌کنید و هم از همان ابتدا افرادی را وارد سازمان خود می‌کنید که با فرهنگ سازمانی و شیوه مدیریتی شما سازگار هستند.

 

2)  یک رویّه‌ی ارتباطیِ باز در پیش بگیرید

ارتباط باز با کارمندان به معنای گفتگوهای رسمی و سرد نیست. کاری کنید که کارکنانتان بتوانند نگرانی‌هایشان را به زبان بیاورند.

برای این کار، سیاست درب باز را پیشه کرده (تا حدی در دسترس کارکنان باشید) و شفاف عمل کنید، مگر در باره‌ی اطلاعات و مواردی که جزو اطلاعات خاص و دارای معذوریت شخصی یا شرکتی هستند. با این کار یکی از بهترین روش های مدیریت کارمندان را انجام می دهید.

 

3) در شرکتتان دادن و گرفتن بازخورد را تشویق کنید

گامِ مهم دیگر، دادن بازخورد درست به شما و سایر افراد سازمان توسط کارکنانتان است. با گرفتن بازخورد از کارکنان، نقطه ضعف‌ها را شناسایی و برطرف کنید.

 

4)  انتظارات خود از کارکنان و وظایف آن‌ها را دقیقاً تعریف و مشخص کنید

فرض کنید مدیریت کارشناس های فروش به عهده‌ی شما است و می‌خواهید ۳۰ درصد به میزان فروش شرکت بیفزایید. برای این کار لازم است موارد در پی آمده را برای کارکنانتان کاملاً توضیح بدهید:

• از افزایش فروشِ کدام محصول یا محصولات صحبت می‌کنید؟
• زمان تعیین شده برای این ۳۰ درصد افزایش فروش چقدر است؟
• انتظار دارید کارکنانِ فروش از چه روش‌هایی برای افزایش فروش استفاده کنند؟
• انتظار دارید کارکنان برای این مقدار افزایش فروش روی کدام مناطق بیشتر تمرکز کنند؟
• عملکرد کارکنان در مورد ۳۰ درصد افزایش فروش را چگونه خواهید سنجید؟
• سایر موارد مهم در این باره چه چیزهایی هستند؟

 

5) به رشد و پیشرفت کارکنانتان کمک کنید

یکی از بهترین روش های مدیریت کارمندان این است که کمک کنید آنها رشد داشته باشند و ارتقا پیدا کنند. بدین منظور می توانید راهکارهای زیر را در سازمان اجرا کنید:

• برای کارکنانتان برنامه‌های آموزشی و مربی‌گری ترتیب دهید.
• در داخل سازمانتان فرهنگ آموزش و آموزش پذیری را ترویج کنید.
• اجازه بدهید کارکنانتان شرکت شما را در سمینارها و کنفرانس‌ها نمایندگی کنند.

 

6) در شرکتتان جو اطمینان و اعتماد را حاکم کنید

1. به حریم خصوصی کارکنان احترام بگذارید.
2. میکرو مدیر نباشید (به جزئیات، مستقیماً دخالت نکنید)
3. از بازخورد گرفتنِ بیش از حد از کارکنان پرهیز کنید.

 

7) به عملکردهای درخشان پاداش بدهید

برای اجرای بهترین روش مدیریت کارمندان ، لازم است حتماً یک سیستم با شیوه‌نامه‌ای مشخص برای تشویق کارکنانتان ایجاد کرده و همیشه آن را به‌روزرسانی کنید. به استفاده از این موارد هم توجه کنید:

• شناخته شدن کارکن کوشا در سطح سازمان
• دادن احساس رضایت به کارکن
• نامه‌های تشکر
• دورِ همی‌های سازمانی

 

8) از کارمندانتان قدردانی کنید

در تحقیقاتی که انجام شده بیشتر کارمندان گفته اند دلیل نارضایتی آنها در سازمان، عدم قدردانی مدیر یا سرپرستشان است. بنابراین در مدیریت کارمندان سعی کنید موارد زیر را در نظر داشته باشید:

• بابت کارهایی که کارمندانتان انجام میدهند از آنها قدردانی کنید زیرا به آنها انگیزه می دهید.
• نام کارمندان را به خاطر بسپارید.
• به احساسات و روحیه ی کارمندان توجه کنید.
• توجه به کارمندانتان را در اولویت قرار دهید.

وقتی کارمندان بدانند شما نتیجه تلاش‌هایشان را می‌بینید و بین کارمندهای خوب و بد تفاوت قائل می‌شوید، انگیزه می‌گیرند و تلاش می‌کنند برای انجام وظایفشان بهترین نسخه خود را ارائه دهند.

 

9) مهارت‌های کلیدی کارکنان را بشناسید و با توجه به این مهارت‌ها به آن‌ها کار بسپارید

افراد مختلف ویژگی‌های گوناگونی دارند. بعضی از آن‌ها به کارهای چالش‌برانگیز علاقه دارند و بعضی دیگر ترجیح می‌دهند شغل روتینی داشته باشند. اغلب مردم دوست دارند کارشان نه آنقدر ساده باشد که حوصله‌شان را سر ببرد و نه آنقدر چالش داشته باشد که از عهده انجام آن برنیایند.

وقتی می‌خواهید پروژه‌ای را به کارمندان بسپارید، ابتدا بررسی کنید که پروژه به چه مهارت‌هایی نیاز دارد و کدام یک از کارمند‌های سازمانتان مهارت‌های مورد نیاز را دارد. اگر پروژه درست را به کارمند ماهر در همان زمینه بسپارید، هم کار خوب انجام می‌شود و هم کارمند از فعالیتش راضی خواهد بود.

نکته دیگری که باید به آن توجه داشته باشید، حجم کار است. اگر نیروی خوبی در سازمان دارید، بدین معنا نیست که می‌توانید همه پروژه‌ها را به او بسپارید. برای هرکدام از کارمندانتان حجم مناسبی از کار را در نظر بگیرید تا نه در ساعت‌های کاریشان بی‌کار بمانند و نه آنقدر کار داشته باشند که نتوانند به موقع تحویل بدهند.

 

 

10) بخشنده باشید

شما با انسان‌ها کار می‌کنید و انسان‌ها جایزالخطا هستند. البته بعضی از اساتید انسان را موجودی واجب‌الخطا هم می‌دانند! پس اگر کارمندی اشتباهی کرد، به جای اینکه او را محکوم یا توبیخ کنید، برخوردی مهربانانه داشته باشید و او را ببخشید. حتی اگر خسارتی به تجهیزات شرکت وارد کرد، در صورت امکان خودتان خسارت را بپردازید.

 

بخشیدن اشتباهات به معنای فراموش کردن و اجازه تکرار اشتباه نیست. اشتباه کارمند مورد نظرتان را به او گوشزد کنید و از او بخواهید در حین کار کردن، دقت بیشتری داشته باشد. اگر باز هم اشتباه را تکرار کرد، برای او جریمه در نظر بگیرید و برخورد جدی‌تری داشته باشید.

 

11) رفتارهای اشتباهی که در سازمان می‌بینید را اصلاح کنید

بهتر است به‌جای اینکه روی مدیریت افراد تمرکز داشته باشید، رفتارها را مدیریت کنید. اگر رفتار اشتباهی از سوی یک کارمند می‌بینید، آن را در فرهنگ سازمانی خود اصلاح کنید. به عنوان مثال اگر یکی از کارمندان از سر حسادت، برای همکارش پاپوش درست کرد، او را نادیده بگیرید و در جلسات سازمانی تأکید کنید که فرهنگ سازمانی شما بر مبنای دوستی و همکاری است، نه حسادت.

وقتی رفتارها را مدیریت می‌کنید، کارمندانی که رفتار اشتباهی دارند، متوجه می‌شوند و خود را اصلاح می‌کنند؛ اما بعضی از افراد اصلاح‌ناشدنی هستند. در این صورت باید تصمیمی جدی درباره آن‌ها بگیرید. به یاد داشته باشید که اگر یک میوه خراب در سبدی از میوه‌های سالم قرار گیرد، بعد از مدتی همه میوه‌ها را فاسد می‌کند. پس اگر کارمندی با رفتارهای بد و اصلاح‌نشدنی دارید، تصمیمی جدی درباره او بگیرید و اجازه ندهید در فرایند مدیریت کارکنان شما اختلال ایجاد کند.

 

12) مشتری‌مداری را به کارمندان آموزش دهید

به کارمندهای و به خصوص افرادی که به صورت مستقیم با مشتریان و محصولات ارتباط دارند، آموزش دهید به نیازهای مشتری توجه داشته باشند. همچنین رفتار صحیح با مشتری را به آن‌ها آموزش دهید. مشتری‌های کسب‌وکار شما از رفتاری که کارمندان با آن‌ها دارند، متوجه فرهنگ سازمانی و مدیریت حرفه‌ای شما می‌شوند و وفادار می‌مانند. مشتریان به جزئیات توجه می‌کنند و کوچک‌ترین برخورد مثبت یا منفی از طرف کارمندان در ذهنشان حک می‌شود.

 

13) موفقیت‌ها را جشن بگیرید

برای جشن گرفتن موفقیت‌ها به دو نکته مهم توجه داشته باشید:

• موفقیت فردی کارمندان باید برای سازمان اهمیت داشته باشد؛ زیرا هر فرد جزئی از سازمان شماست که پیشرفت او سازمانتان را به سمت جلو حرکت می‌دهد.
• موفقیت‌های سازمانی متعلق به همه است. وقتی دستاوردی دارید، همه اعضای سازمان باید آن را متعلق به خود بدانند و موفقیت را لمس کنند.

پس اگر یکی از همکاران موفقیتی به دست آورد، به او تبریک بگویید و برای او جشن کوچکی در شرکت برگزار کنید. اگر هم موفقیت سازمانی به دست آوردید، آن را با همکارانتان شریک شوید؛ مثلا یک روز در شرکت جشن بگیرید.

 

14) به جای دستور دادن، ارتباط‌سازی کنید

شما رهبر کارمندان هستید، نه مالک آن‌ها. وقتی با داد و فریاد به کارمندها دستور می‌دهید، فقط آن‌ها را دلزده می‌کنید و به جایی می‌رسید که کارمندان یا سازمانتان را ترک می‌کنند یا فقط بخاطر حقوق آخر ماه در سازمان شما باقی می‌مانند. در سازمان‌هایی که مدیرها بداخلاق و کنترل‌گر هستند، کارمندان هیچ تلاشی برای بهترین بودن نمی‌کنند، زیرا دلیلی برای این کار ندارند. آن‌ها فقط به اندازه‌ای کار انجام می‌دهند که از آن‌ها خواسته شده است.

به جای دستور دادن، با کارمندها ارتباط برقرار کنید. کارهایی که باید انجام دهند را دوستانه از آن‌ها بخواهید. آن‌ها برای کارهای خوب در جمع تشویق کنید و اگر مسئله‌ای پیش می‌آید، به صورت خصوصی برای حل آن اقدام کنید.

بعضی از کارمندها ترجیح می‌دهند ارتباط رسمی با مدیر خود داشته باشند و بعضی دیگر، ارتباط صمیمانه‌تر را ترجیح می‌دهند. با هرکدام از آن‌ها به شیوه‌ای که دوست دارند ارتباط برقرار کنید، اما هیچوقت خط قرمزها و حدومرزهایتان را زیر پا نگذارید.

 

15) خودتان وظایف مدیریتی را به خوبی انجام دهید

مدیری که انتظار دارد تیم بدون وقفه کار کند، ابتدا خودش باید کارهایی که باید را به موقع انجام دهد. دریافت و بررسی گزارش‌ها، ارزیابی عملکرد و پرداخت به موقع حقوق و پاداش‌ها چند مورد از وظایفی هستند که شما در قبال منابع انسانی خود دارید. وقتی این کارها به موقع انجام می‌شوند، کارمندان شما نیز یاد می‌گیرند و وظایفشان را در موعد مقرر به پایان می‌رسانند.

 

معرفی ابزارهای کاربردی برای مدیریت کارکنان

استفاده از ابزارها به مدیریت ساده‌تر کارمندان کمک می‌کند. این ابزارها به شما کمک می‌کنند پروژه‌ها را مدیریت کنید و هرکدام از آن‌ها را به کارمندان بسپارید، مدیریت زمان انجام دهید و حتی حضور و غیاب را با نرم‌افزارها انجام دهید. در ادامه به تعدادی از ابزارهای کاربردی برای مدیریت کارمندان اشاره می‌کنیم.

• Trello: ابزار مدیریت پروژه
• Slack و clickup: ابزار مدیریت پروژه
• Scoro: ابزار مدیریت منابع انسانی و دارای قابلیت‌هایی چون تعیین وظایف و ثبت گزارش‌های مالی و کاری
• نرم‌افزار کسرا: مدیریت حضور و غیاب پرسنل
• Zoho Recruit: نرم‌افزار مدیریت مشتریان و مدیریت کارکنان

 

سخن پایانی؛ رفتار درست با کارمندها یک سرمایه‌گذاری بلند مدت برای سازمان شماست

به یاد داشته باشید که شما با انسان‌ها کار می‌کنید؛ پس هرچقدر رفتارهای انسانی بیشتری در مدیریت کارکنان داشته باشید، کارمندانتان رضایت بالاتری خواهند داشت و عملکرد بهتری از خود نشان می‌دهند. منابع انسانی یک شرکت یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های آن است و حفظ و سرمایه‌گذاری روی آن اهمیت بسیاری دارد.

در مرکز مدیریت کاربردی ایران، مقالات مختلفی با موضوعات مرتبط با مدیریت کارکنان نوشته شده است. در اینستاگرام مجموعه نیز پست‌های مختلفی در این باره وجود دارد. برای یادگیری اطلاعات تخصصی و جامع در این زمینه نیز می‌توانید در دوره‌های آنلاین و حضوری مرکز شرکت کنید و آنچه درباره مدیریت کاربردی کارکنان نیاز دارید را بیاموزید.