در جلسه معارفه چه بگوییم؟

اولین ملاقات معمولا در خاطر همه افراد باقی می‌ماند. وقتی اعضای یک سازمان برای اولین بار با همکار جدیدی ملاقات می‌کنند، ذهنیتی درباره او در ذهنشان شکل می‌گیرد که تغییر آن در آینده، سخت خواهد بود. جلسه معارفه، معمولا اولین دیدار حرفه‌ای نیروهای جدید سازمان با همکارانشان محسوب می‌شود، به همین دلیل ارتباط‌سازی در این جلسه بیشتر از چیزی که تصور می‌کنید، اهمیت دارد. یکی از مهم‌ترین سوالات این است که در جلسه معارفه چه بگوییم؟ چطور خودمان را معرفی کنیم؟ چطور با دیگران آشنا شویم؟
افرادی که پاسخ این سوالات را می‌دانند، در همان دیدار اول کاریزماتیک رفتار می‌کنند و قلب همکارانشان را به دست می‌آورند. اما افرادی که نمی‌دانند چطور باید در این جلسه رفتار کنند، معمولا در ارتباط‌سازی شکست می‌خورند، در نتیجه تصور اشتباهی در ذهن همکارانشان شکل می‌گیرد و اوضاع برایشان پیچیده خواهد شد! اگر یک جلسه معارفه در پیش دارید، این مقاله برای شما نوشته شده است. در این مقاله به شما آموزش می‌دهیم چطور بحث را شروع کنید، چه بگویید و از دیگران چه اطلاعاتی بگیرید تا کاریزماتیک به نظر برسید و شروع خوبی داشته باشید!

جلسه معارفه چیست؟

جلسه معارفه به معنای اولین جلسه‌ای است که با یک تیم جدید برگزار می‌کنید، در این جلسه می‌توانید خارج از بحث‌های خشک کاری، به معرفی شخصیت و خصوصیات خودتان بپردازید. این جلسه در بعضی از سازمان‌ها به صورت رسمی برگزار می‌شود. یعنی همه اعضای سازمان در یک سالن گرد هم جمع می‌شوند و یک مراسم رسمی برای خداحافظی با فردی که قرار است از سازمان جدا شود و خوش‌آمدگویی به نیروی جدید برگزار می‌کنند. در بعضی از سازمان‌ها هم این جلسه به شکل غیررسمی برگزار می‌شود و نیروهای جدید تنها به اعضای تیم و همکارانشان معرفی می‌شوند. 

اگر قرار است در یک مراسم رسمی به کارکنان جدید سازمان معرفی شوید، باید یک متن سخنرانی مناسب داشته باشید؛ به کمک مقاله‌ی نمونه متن معارفه و تودیع می‌توانید چنین متنی را بنویسید و از آن استفاده کنید. اما در جلسه‌های غیررسمی نیازی به بیانیه و متن سخنرانی نخواهید داشت؛ چند جمله دوستانه و ارتباط‌سازی با همکاران کفایت می‌کند. پس برای دانستن اینکه باید در جلسه معارفه چه بگوییم، لازم است ابتدا با نوع برگزاری جلسه در سازمان، آشنا شویم.

چرا جلسه معارفه اهمیت دارد؟

برگزاری جلسه معارفه برای هر مجموعه‌ای مهم است، زیرا اولین برخورد بین فرد جدید و کارمندان یک شرکت، روی ارتباط آن‌ها در آینده و تعاملی که باهم دارند، تأثیر می‌گذارد. جلسه اول شما باید موفق باشد، زیرا یک شروع ناموفق روی ادامه رابطه شما با مجموعه تأثیر منفی خواهد داشت. البته این بدان معنا نیست که افرادی که شروع خوبی نداشته‌اند، هیچوقت نمی‌توانند اوضاع را درست کنند. منظور ما این است که با یک شروع موفق و تأثیرگذاری اولیه، یک برگ برنده بزرگ برای شما محسوب می‌شود.

مزیت برگزاری جلسه معارفه چیست؟

نداشتن جلسه معارفه و شروع کار از دفتر مدیریت، کمی توهین‌آمیز است. این بدان معناست که نمی‌خواهید کارمندان با شما احساس راحتی کنند یا علاقه‌ای ندارید که آنها شما را بشناسند.

در مقابل، برگزاری یک جلسه معارفه حرفه‌ای که صمیمیت اولیه را بین شما و کارمندان ایجاد می‌کند، در نتیجه می‌توانید آرام آرام سکان هدایت مجموعه تحت سرپرستی خود را در دست بگیرید و اوضاع را کنترل کنید.
اگر بدانیم باید در جلسه معارفه چه بگوییم و چطور با کارکنان سازمان ارتباط‌سازی کنیم، به مزایای زیر، دست پیدا خواهیم کرد.

• تقویت روحیه تیمی 
• بالارفتن دانش افراد از آنچه شما از این مجموعه انتظار دارید
• یافتن استانداردها و شیوه‌های مشترک کاری 
• رفع ناهنجاری و تنش

توجه داشته باشید متن کامل سخنرانی تودیع و معارفه هم مانند سایر متن‌ها باید با مقدمه درست آغاز شود و به بهترین شکل هم ادامه پیدا کند؛ در مقاله ی دیگر به چگونگی شروع و انواع متن سخنرانی معارفه و تودیع  پرداخته ایم.

مهم‌ترین نکات پیش از جلسه معارفه 

دقت داشته باشید که پیش از ورود به جلسه معارفه باید برای خودتان به سوال «در جلسه معارفه چه بگوییم» پاسخ داده باشید. حتی سخنران‌های حرفه‌ای هم پیش از ورود به سخنرانی، متنشان را آماده و تمرین می‌کنند؛ این مسئله اهمیت آمادگی قبلی در صحبت کردن با دیگران را نشان می‌دهد.

۱. به جایگاه شغلی خود توجه داشته باشید

پیش از تعیین آنچه می‌خواهید در جلسه بگویید، باید از جایگاه شغلی جدیدتان و افرادی که قرار است با آن‌ها ملاقات کنید، اطلاع داشته باشید.

به عنوان مثال اگر قرار است به عنوان کارمند وارد سازمان شوید، احتمالا جلسه‌ای غیررسمی برای معارفه خواهید داشت و تنها به اعضای تیم خودتان معرفی خواهید شد و آشنایی با سایر اعضای سازمان، به مرور زمان انجام می‌شود. در این صورت تنها کافی است خودتان را معرفی کنید، بگویید قرار است چه فعالیتی در سازمان انجام بدهید و کمی هم درباره سوابق خود اطلاعات بدهید.

اگر قرار است به عنوان مدیر یا سرپرست به یک بخش اضافه شوید، احتمال اینکه جلسه معارفه رسمی داشته باشید، وجود دارد. در این صورت احتمالا با تمام اعضای سازمان ملاقات خواهید کرد و لازم است اطلاعاتی هم درباره برنامه‌ها و انتظاراتی که برای آینده دارید، صحبت کنید.

۲. به فضای سازمان توجه داشته باشید

آنچه باید در جلسه معارفه در یک سازمان دولتی بگویید با آنچه لازم است در جلسه معارفه در یک استارتاپ خصوصی بگویید، کاملا متفاوت است. در سازمان اول فضا کاملا رسمی است و کارمندان ارتباطی خارج از محیط کار با یکدیگر ندارند.

اما در یک استارتاپ محیط کار نیمه‌رسمی یا حتی غیررسمی است و به احتمال زیاد، کارمندان، خارج از فضای کار هم با یکدیگر در ارتباط هستند. به همین دلیل لازم است اطلاعاتی درباره سازمانی که قرار است در آن فعالیتتان را شروع کنید به دست آورید و با جوّ مجموعه آشنا باشید.

۳. خودتان باشید

شما به اندازه کافی خوب بوده‌اید که برای کار به یک سازمان دعوت شوید. پس در جلسه معارفه نیازی نیست خودتان را حرفه‌ای‌تر نشان بدهید و اغراق کنید. دقت داشته باشید که هرآنچه می‌گویید درباره شخصیت واقعی خودتان باشد. درباره دستاوردها و سوابق واقعی حرف بزنید.

انسان‌ها معمولا از افرادی که در جلسه اول چیزهایی درباره خودشان می‌گویند، اما بعدا مشخص می‌شود که هیچکدام از آن مشخصات را ندارند، خوششان نمی‌آید. فراموش نکنید که شما قرار است مدت زیادی در یک سازمان فعالیت داشته باشید و نمی‌توانید برای همیشه نقش بازی کنید!

۴. برای قضاوت شدن آماده باشید

همانطور که گفتیم،‌ افراد ناخواسته در اولین دیدارها، درباره طرف مقابلشان قضاوت می‌کنند. پس باید برای این مسئله آماده باشید. تحقیقات نشان می‌دهد ذهنیت افراد درباره طرف مقابل در ۳۳ میلی‌ثانیه تا ۲۷ ثانیه ابتدایی ملاقات شکل می‌گیرد.

۵. به انتخاب لباس‌هایتان دقت کنید

بدیهی است که افراد قبل از اینکه شما حتی یک کلمه صحبت کنید، به ظاهرتان توجه می‌کنند. پس برنامه‌ریزی برای لباس و اکسسوری‌هایی که می‌پوشید، مدل مو یا شیوه بستن روسری که انتخاب می‌کنید و عطری که می‌زنید، به شما کمک می‌کند تأثیر مثبت اولیه را روی مخاطبان ایجاد کنید.

۶. پر انرژی وارد جلسه شوید

علت اصلی اینکه می‌پرسید «در جلسه معارفه چه بگوییم؟» این است که می‌خواهید روی افراد اثر مثبت بگذارید. برای دستیابی به این هدف، ابتدا باید خودتان انرژی مثبت داشته باشید. حتی اگر خسته هستید یا ذهنتان بخاطر موضوعی درگیر شده، در مسیر رسیدن به جلسه انرژی از دست رفته‌تان را با گوش کردن به یک موسیقی شاد یا خوردن قهوه بازیابی کنید. هیچوقت با انرژی منفی وارد جلسه نشوید! 

سلام و احوالپرسی پر انرژی و خوب شما میتواند تاثیر بسیار زیادی در ارتباط گیری شما با همکاران جدیدتان داشته باشد. در مقاله‌ی سلام و احوالپرسی اول سخنرانی به این موضوع پرداخته ایم.

در جلسه معارفه چه بگوییم

بعضی از افراد تصور می‌کنند برای ایجاد صمیمیت و ارتباط‌سازی با همکاران جدیدشان، باید با آن‌ها به همان شیوه‌ای صحبت کنند که با اعضای خانواده یا رفقای صمیمیشان صحبت می‌کنند. فراموش نکنید که نوع صمیمیت در ارتباط‌های دوستانه با روابط کاری متفاوت است.

در ارتباطات کاری باید چارچوب‌هایی وجود داشته باشد که رعایت آن‌ها از همان جلسه اول معارفه، اهمیت بسیاری دارد. با راهکارهایی که در ادامه ارائه می‌دهیم، هم پاسخ پرسش «در جلسه معارفه چه بگوییم» را پیدا می‌کنید و هم متوجه می‌شوید چطور می‌توانید با رعایت حد و مرزها، ارتباط موثری با همکاران جدیدتان برقرار کنید.

۱. ابتدا خودتان را معرفی کنید

اولین حرف‌هایی که باید بزنید معرفی خودتان است، معرفی، با بیان نام و نام خانوادگی و عنوان شغلی آغاز می‌شود و وابسته به اینکه چه اطلاعاتی برای افراد مهم است، ادامه پیدا می‌کند. بعضی از افراد ترجیح می‌دهند درباره سوابق شغلیشان صحبت کنند و بعضی دیگر دوست دارند درباره ویژگی‌های شخصیتیشان که باعث موفقیت در محیط کار می‌شود، حرف بزنند.

سعی کنید صحبت‌ها اولیه زیادی خشک نباشد. اگر گپ و گفت معارفه به صورت غیررسمی ادامه داشت، می‌توانید به سراغ مسائل دیگری چون دانشگاهی که در آن درس خوانده‌اید یا تیم ورزشی مورد علاقه‌تان صحبت کنید.

اگر بتوانید در همان ملاقات‌های اولیه وجه اشتراک‌هایی با همکاران جدید خود پیدا کنید، ارتباط‌سازی در آینده برایتان ساده‌تر خواهد شد. به تجربه کاری و شرکت‌های دیگری که کارکرده‌اید بپردازید، سعی کنید وقتی درباره سابقه کارتان صحبت می‌کنید بزرگ‌نمایی نباشد و آن شبیه به تعریف یک دوره از زندگی‌تان در نظر بگیرید.

در مرحله بعدی درباره تفکرات آینده حرف بزنید، باید نشان دهید که به چه دلیل و چه انگیزه‌ای برای کار در این سازمان اقدام کرده‌اید و حس می‌کنید با کمک تیم، چه کارهای بزرگی می‌توانید انجام دهید. این کار کمی شور و شوق را به اعضای گروه منتقل می‌کند.
سعی کنید این بخش کوتاه و دوستانه باشد. پس از پایان صحبت‌ها اجازه دهید تا همکارانتان از شما سوال بپرسند و به آن‌ها پاسخ بدهید.

۲. انتظاراتتان را تعیین کنید

اگر قرار است به عنوان مدیر به یک مجموعه اضافه شوید و به دنبال پاسخ «در جلسه معارفه چه بگوییم؟» می‌گردید، این بخش برای شما اهمیت بسیاری دارد. اما اگر قرار است به عنوان کارمند به سازمان اضافه شوید، نمی‌توانید درباره انتظاراتی که از دیگران دارید، صحبت کنید. بهتر است به انتظاراتی که از خودتان دارید بپردازید؛ مثلا اینکه می‌خواهید تمام تلاشتان را برای دستیابی به اهداف سازمان انجام بدهید یا امیدوارید همکاری موفق و شادی با همکاران جدید خود داشته باشید.

اگر قرار است به عنوان مدیر به یک مجموعه اضافه شوید، در جلسه معارفه به کارکنان بگویید چه انتظاراتی دارید و دوست دارید چطور کار را شروع کنید. این حس را منتقل کنید که روی وضعیت فعلی شرکت کاملاً مسلط هستید؛ حتی اگر ممکن است باید قبل از جلسه، کمی درباره افراد حاضر در جلسه مطالعه کنید.

البته فراموش نکنید که این بخشی از جلسه معارفه است، نه جلسه تدوین استراتژی و برنامه‌ریزی سازمانی! پس در توضیح انتظارات و برنامه‌هایتان سخت‌گیر نباشید. تنها موارد کلی را بیان کنید و پرداختن به جزییات را برای زمانی دیگر نگه دارید.

۳. درباره افراد حاضر در جلسه بپرسید و با آن‌ها ارتباط برقرار کنید

جلسه معارفه یک جلسه دو طرفه است و نباید تمام مدت را مشغول صحبت درباره خودتان باشید. بخشی از زمان را هم به برقراری ارتباط و تعامل با همکاران تازه اختصاص بدهید تا شما با آن‌ها آشنا شوید.

وقتی برای آشنایی با دیگران زمان می‌گذارید، به آن‌ها نشان می‌دهید که برایتان اهمیت دارند و می‌خواهید با آن‌ها تعامل داشته باشید. تأثیر این مسئله به خصوص برای افرادی که قرار است به عنوان مدیر به یک مجموعه اضافه شوند، بیشتر نمود پیدا می‌کند. هنگام صحبت با همکاران درباره مسائل مختلف سوال کنید، نه فقط درباره جایگاه شغلی و سمتی که دارند. با رعایت چارچوب‌های لازم، سؤالات دوستانه و صمیمی از کارمندان بپرسید تا با شخصیتشان آشنا شوید.

۴. زمانی را برای گفتگوی آزاد اختصاص بدهید

پایان صحبتتان را به اتمام جلسه وصل نکنید. سعی کنید در پایان یک موضوع سرگرم کننده و خارج از فضای کاری را مطرح کنید تا کلیه اعضا درباره آن به تبادل نظر بپردازند. نیازی نیست موضوعی که مطرح می‌کنید، ارتباطی به محیط کار داشته باشد؛ مثلا می‌توانید درباره بازی فوتبالی که اخیرا برگزار شده صحبت کنید، بگویید طرفدار کدام تیم هستید و از اعضای جلسه هم این سوال را بپرسید. شما نیاز دارید حدود 5 دقیقه، این گفتگوی سرگرم کننده را پیش ببرید تا پایان جلسه معارفه شما برای همه لذت بخش باشد و ارتباط‌سازی که لازم است،‌ انجام شود.

در جلسه معارفه چه چیزهایی نباید بگوییم؟

در قسمت قبل توضیح دادیم که باید در جلسه معارفه چه بگوییم. بدیهی است که ذهن انسان قدرت خلاقیت دارد و به موضوع‌های بالا محدود نمی‌شود. بنابراین ممکن است در این جلسه به مباحث دیگری هم بپردازید و این هیچ اشکالی ندارد، به شرطی که به سراغ موضوع‌های ممنوعه نروید!

موضوع‌های ممنوعه در جلسه تودیع و معارفه عبارتند از:

• صحبت‌های کلیشه‌ای و طولانی
• انتقاد از عملکرد فردی که قبلا در جایگاه شغلی کنونی شما حضور داشته
• تعریف بیش از اندازه از خود و دستاوردها
• جملات منفی و شکایت از شرایط بد
• صحبت‌های منفی درباره محل کار یا همکاران سابق (حتی اگر خودشان در جمع کنونی حضور ندارند)
• صحبت‌ کردن پشت سر افراد دیگر
• موارد بیش از اندازه خصوصی که هیچ ارتباطی به همکارانتان ندارد
• مسائلی که باعث ایجاد اختلاف عقیده و بحث بین حاضران در جلسه می‌شود
• مسائلی که ممکن است توهین‌آمیز تلقی شود

رفتارهای درست در جلسه معارفه

دانستن پاسخ سوال «در جلسه معارفه چه بگوییم؟» به تنهایی برای موفقیت در این جلسه کافی نیست؛ شما باید به رفتارها و زبان بدنتان هم توجه داشته باشید تا تأثیری که می‌خواهید را روی همکارانتان بگذارید.

در ادامه به رفتارهای درستی که باید در این جلسه به آن‌ها دقت داشته باشید، اشاره می‌کنیم.

• لبخند بزنید و با صدای شفاف و رسا صحبت کنید.
• اگر قرار است با کسی دست بدهید، دست او را محکم بفشارید (نه آنقدر محکم که باعث درد شود!)
• ارتباط چشمی برقرار کنید
• در انتخاب لباس
• اشتیاقتان را به همکاران جدید نشان بدهید؛ به خصوص زمانی که دارند درباره خودشان برای شما توضیح می‌دهند
• در جلسه معارفه، ساعت و موبایلتان را به صورت مداوم چک نکنید
• به تمام افراد به یک اندازه بها بدهید و در دسترس باشید
• در صورت نیاز بعد از جلسه برای همکارهایتان در شبکه‌های اجتماعی یا ایمیل پیام بفرستید تا راه ارتباطی خود را در اختیارشان قرار بدهید
• از برقراری ارتباط با دیگران خجالت نکشید، اما ادب و احترام را در ارتباطاتتان رعایت کنید
• اگر همه اعضای سازمان در جلسه معارفه شما حضور ندارند، بعد از آن به سراغ سایر تیم‌های سازمان بروید و خودتان را معرفی کنید.

جمع بندی

همان‌طور که در مطالب بالا خواندید، جلسه معارفه یک نوع جلسه معرفی ورود یک فرد جدید به مجموعه کاری است. اگر شما مثلاً به عنوان مدیر وارد یک شرکت شده‌اید، باید حتماً جلسه معارفه را برگزار کنید. جلسه معارفه کمک می‌کند تا شروع کار شما در آن مجموعه با یک دیدگاه مثبت و خاطره خوب آغاز شود.

در جلسه معارفه سعی کنید خودتان، روحیات، اخلاقیات، علایق و … را به دیگران معرفی کنید، همچنین مکالمات را دوطرفه پیش ببرید و از کارمندان هم بخواهید آنها درباره خودشان حرف بزنند. انتظارات خود را از شرکت و محیطی که دوست دارید در آن کارکنید بیان کنید و به دیگران بفهمانید که دوست دارید چطور با شما رفتار شود. اجازه دهید همه از شما سؤالاتشان را بپرسند و با روی خوش به آنها پاسخ بدهید.