همه چیز درباره ی شرح وظایف مدیر منابع انسانی

اگر بیزینس کوچکی دارید شاید با خودتان فکر کنید که نیازی به نیروهای منابع انسانی ندارید ولی باید بگویم سخت در اشتباه هستید! شاید از شرح وظایف منابع انسانی بی خبر هستید که اینطور فکر می کنید.  در حقیقت تیم منابع انسانی گروهی است که امور کارمندان را به عهده دارند. این امور از استخدام تا ترک کار کارمندان و سایر موارد را شامل می‌شود.

کارمندان منابع انسانی به شما کمک می کنند که بهترین کارمند را استخدام کنید. علاوه بر این از اینکه شما نیروهای خوب خود را از دست دهید، جلوگیری می‌کنند. چون گاهی ممکن است بهترین نیروی شما به خاطر بدخلقی یا هر مشکل دیگری، تصمیم به ترک شرکت بگیرد. در این شرایط، این کارمندان منابع انسانی هستند که او را آرام می‌کنند، مشکلش را حل می‌کنند و به شرکت برمی‌گردانند. این نیروهای متخصص می‌توانند هرگونه مسائل مربوط به یک کارمند و در حقیقت «نیروی انسانی» را حل کنند. در ادامه در مورد شرح وظایف مدیر منابع انسانی صحبت خواهیم کرد، شاید تصمیم تان عوض شد.

شرح وظایف مدیر منابع انسانی چیست؟

حالا چرا مدیریت منابع انسانی آنقدر اهمیت دارد؟ شرح وظایف مدیر منابع انسانی چیست؟ در ادامه به اهمیت حضور آن‌ها در شرکت پی می‌بریم: وقتی شما اولین کارمند خود را استخدام می‌کنید، به عنوان یک کارفرما مسئولیت‌های مختلفی را به عهده می‌گیرید. به عنوان مثال شما باید نیروهای جدیدی که استخدام کرده‌اید را سریعا به اداره‌ی بیمه معرفی کنید. محاسبات حقوق و دستمزد آنها را انجام دهید.

شما باید مالیات‌های مربوط به حقوق و دستمزد کارمندان را بپردازید و در پایان سال به کارمندان سنوات بدهید. کارشناسان منابع انسانی دلیل و چگونگی هریک از این الزامات را درک می‌کنند و به خوبی می‌توانند اوضاع را مدیریت کنند. 

۱- اقدامات اولیه جهت استخدام یک نیروی جدید

استقبال از یک کارمند جدید در محل کار فقط این نیست که روی صندلی مدیریتی تان لم دهید و به آن‌ها بگویید که باید چه کارهایی انجام دهند. فعالیتهای مختلفی را باید انجام دهید که ما در کارگاه جذب و استخدام بهترین ها این موضوع را آموزش داده ایم. به هر ترتیب برای انجام بسیاری از این موارد در بدو ورود کارمندان جدید، می‌توانید از نیروهای منابع انسانی استفاده کنید.

آن‌ها تمام کارهای اداری را می‌دانند،‌ قوانین وزرات کار را از بر هستند و به کارمند جدید این اطمینان را می‌دهند که موقعیت شغلی پیش رو، چه مزایایی دارد تا خیالشان از امنیت شغلی نیز راحت باشد و بتوانند در محل کار جدید دوام بیاورند. 

۱-۱-آشنایی و آموزش

شاید با خودتان بپرسید که حضور گروه منابع انسانی چه ربطی به آموزش حضوری در شرکت دارد؟ اما یک آموزش موثر و واقعی در حالتی صورت می‌گیرد که همه نظم را رعایت کنند و با هم هماهنگ باشند. کارشناس و یا مدیر منابع انسانی می توانند برنامه ریزی لازم برای آموزش منظم و موثر کارمندان را انجام دهند و آموزشها را پیگیری کنند. همچنین پرسنل منابع انسانی به شما کمک می‌کنند تا در هنگام پیشرفت در تجارتتان بتوانید نیروهای خوبی استخدام کنید و آن‌ها را به خوبی آموزش دهید. 

۱-۲-روند و عملکرد

تمرکز مدیر منابع انسانی بر هماهنگی و به اشتراک گذاری اطلاعات است تا به کمک آن‌ بتواند تعارض سازمانی یا نقض قوانین را کاهش دهد. کارمندان منابع انسانی برای حمایت از فعالیت‌های تجاری شما، سیاست‌های خاصی جهت استخدام نیروی جدید، مرخصی، درآمد و دستمزد و … اجرا می‌کنند.  اکثر کارشناسان منابع انسانی این موارد را در قرارداد ذکر می‌کنند تا هر یک از اعضای تیم از آنها مطلع باشند. 

۱-۳-نگه‌داری از مدارک

در برخی از مشاغل کوچک ممکن است از اهمیت مدیریت منابع انسانی در کارهای ساده مانند تنظیم سیستم پرونده سازی و نگه‌داری از مدارک کارمندان، غافل شوید. آنها برای کارمندان پرونده پرسنلی می سازند و سوابق را در آنها نگهداری می کنند. این تیم منابع انسانی است که می‌داند از کدام پرونده‌ها و برای چه مدت نگه‌داری کند. کارشناسان منابع انسانی، راجع ‌به قوانین محرمانه اطلاعات کاملی دارند و به شما کمک می‌کنند به تمام قوانین عمل کنید تا بعدا دچار مشکل نشوید. 

۲- توانایی پیدا کردن استعداد‌ها توسط کارشناس منابع انسانی

کارشناسان منابع انسانی را می‌توان خط مقدم پیشرفت کسب و کار دانست. چون آن‌ها به راحتی می‌توانند استعداد یابی کنند و بهترین شخص را جهت استخدام انتخاب نمایند. آن‌ها به خوبی می‌دانند که متن یک آگهی استخدامی را چگونه بنویسند و روند استخدام را پیگیری نمایند. آن‌ها حتی از این مطلع هستند که برای جلوگیری از شکایت‌های احتمالی، از وارد نمودن چه اطلاعاتی در فرم استخدام پرهیز کنند. از همه مهم‌تر آن‌ها به خوبی می‌دانند که در مصاحبه چه سوالاتی بپرسند تا شخص با استعداد و فعال را از یک بی‌استعداد منفعل یا بی‌انگیزه جدا کنند. 

۲-۱-پیدا کردن نیرو

یکی از دلایل اهمیت منابع انسانی این است که آن‌ها می‌توانند به جای شما، نیروهای مناسبی برای شرکت پیدا کنند. یک کارفرما حتی اگر کسب و کار کوچکی راه انداخته باشد، ممکن است وقت لازم برای گشتن و استخدام کارمندان را نداشته باشد. متخصصان منابع انسانی به سرعت می توانند برای موقعیت‌های شغلی مختلف در شرکت، نیروی مناسبی پیدا کنند. 

آن‌ها از ابزارهایی اعم از آگهی استخدام در روزنامه گرفته تا رسانه‌های اجتماعی استفاده می‌کنند و بر اساس توضیحات شغلی و یک آگهی استخدامی بی نقص که انتظارات شما از نیرو را بیان می‌کند، کارمند مورد نظرتان را پیدا خواهند کرد. 

۲-۲-شناخت متقاضی

اکثر مدیران منابع انسانی حس ششم خاصی دارند که به کمک آن می‌توانند متقاضی را بهتر بشناسند. آن‌ها صرفا به رزومه‌ی متقاضی اکتفا نمی‌کنند و به کمک تست‌های شخصیتی مختلف و سوالات زیرکانه در طول مصاحبه، سعی می‌کنند که نیرو را بهتر و دقیق‌تر بشناسند که یکی از آن‌ها آزمون دیسک است. هر چند که خود شما هم باید به این مهارت تسلط داشته باشید. چرا که کارشناسان منابع انسانی آزمون و مصاحبه های اولیه را برای شما انجام می دهند و این شما هستید که در نهایت با یک مصاحبه عالی آنها را استخدام می کنید. ما در کارگاه مهارت استخدام بهترینها این مورد را آموزش می دهیم. 

۲-۳-تعامل راجع به مزایای موقعیت شغلی موردنظر

یک مدیر منابع انسانی به خوبی می‌تواند راجع به حقوق و مزایا با متقاضی صحبت کند و بر اساس تجربه، تحصیلات و مهارت او حقوق و مزایای مناسبی را درنظر بگیرد. شاید اهمیت اصلی کارشناس منابع انسانی همین باشد.

مدیران منابع انسانی، از مزایا و حقوق مربوط به هر موقعیت شغلی کاملا آگاه هستند و به خوبی می‌دانند که برای هر شخص چه چیزی را تعیین کنند. مطمئنا یک نیروی مترجم یا حسابدار، حقوق بیشتری نسبت به یک آبدارچی خواهد داشت. چون پیدا کردن آبدارچی حرفه‌ای خیلی راحت‌تر از پیدا کردن یک حسابدار یا مترجم حرفه‌ای است تا از پس مسئولیت‌هایی که بر گردنش می‌گذارید، بربیاید. 

کارشناسان منابع انسانی می‌توانند به خوبی شما را در این زمینه راهنمایی کنند تا از پرداخت حقوق نابه‌جا و زیاد جلوگیری شود و البته حق کسی هم پایمال نگردد. 

۳- اعمال قوانین وزارت کار

بسیاری از کارفرماها که کسب و کار کوچکی به راه انداخته‌اند، تا زمانی که با وزارت کار به مشکل نخورده باشند و جهت حسابرسی، جریمه یا مجازات نشده باشند، اهمیت حضور مدیران  منابع انسانی را درک نخواهند کرد. 

قوانین وزارت کار همیشه کسب و کار شما را تحت‌الشعاع قرار می‌دهند و یکی از دلایل اهمیت منابع انسانی این است که این مدیران از چنین قوانینی آگاه هستند و به شما کمک می‌کنند تا این مقررات مهم و متغیر را رعایت کنید.

۳-۱-امنیت

تمامی سازمانها چه کوچک و چه بزرگ، کارخانجات و شرکت های ساخت و ساز و غیره،  بسته به نوع فعالیت خود معمولا باید مجوز بهداشت یا ایمنی و سلامتی را اخذ نمایند. در شرکت‌های کوچک‌تر، اخذ چنین مجوزهایی بر عهده‌ی تیم منابع انسانی قرار می‌گیرد. در چنین مواردی آن‌ها به شما کمک می‌کنند تا خطرات احتمالی که ممکن است برای کارمندان پیش بیاید را ارزیابی کرده و مقررات ایمنی را رعایت کنید. این کار ضمن حمایت از حق کارگران برای داشتن یک محل کار امن و سالم، احتمال جریمه را نیز کاهش می‌دهد.

۳-۲-جلوگیری از ارتکاب جرم در محیط کاری

در یک محیط کاری هر اتفاقی ممکن است بیفتد. خصوصا اگر شما در انتخاب نیرو دقت کافی نکرده باشید. از آن‌جا که مدیران منابع انسانی نسبت به قوانین، جرایم و شکایات مختلف آگاه هستند،‌ می‌توانند همیشه راجع به این موارد شما را مطلع کنند و از استخدام نیروهایی نامناسب جلوگیری کنند تا شما را از مواجهه با مشکلات مختلف در این زمینه رها سازند.

۳-۳-بخش‌‌نامه‌های محلی

کارشناسان منابع انسانی شما  را از هر گونه قانون جدید مطلع می‌سازند تا سهوا اشتباهی در حق کارمندتان انجام ندهید و به دردسر نیفتید. برای مثال، ممکن است حقوق‌ و دستمزد  افزایش یافته باشد؛ تغییری در پرداخت سنوات سالانه به وجود آمده باشد؛ در بیمه‌ی کارمندان، تغییراتی رخ داده باشد و … که به کمک کارشناسان منابع انسانی به آسانی از ان‌ها آگاه خواهید شد. 

۴- مدیران منابع انسانی، کارمندان را شاد و باانگیزه می‌کنند

اگرچه مدیران منابع انسانی شبیه افرادی هستند که فقط کاغذبازی می‌کنند و وظیفه‌ی استخدام کارمندان را به عهده دارند. ولی آن‌ها در حقیقت به مشکلات و درگیری‌های مختلف کارمندان نظارت دارند و می‌توانند با حل آن‌ها، شاد و سرحال نگهشان دارند. اگر شادی کارمندان برایتان مهم نیست، لازم است بگویم که هرچه کارمند شادتر باشد، وضعیت کارکردن او بهتر و پربارتر خواهد بود. آنها با تدارک دیدن برنامه های مختلف زمینه ساختن یک فضای شاد در سازمان را ایجاد می کنند.

۴-۱-جلوگیری از فرسودگی شغلی

یکی از دلایلی که کارمندان عالی شما سازمان را ترک می‌کنند، فرسودگی شغلی است. آنها سخت کار می‌کنند، نتایج خوبی به دست می‌آورند و شما همچنان به آن‌ها ارتقا شغلی می‌دهید و پاداش‌های مختلفی برایشان در نظر می‌گیرید. این چرخه تا زمانی که کارکنان از رده خارج شوند ادامه می‌یابد. این مشکل می‌تواند عملکرد ضعیف و استرس در شرکت ایجاد کند و احتمالا مجبور به پرداخت هزینه‌هایی نیز بشوید. مدیران منابع انسانی می‌توانند راهکارهایی در اختیار شما قرار دهند که به مقابله با استرس در محل کار بپردازید و مانع از دست رفتن بهترین کارمندان خود شوید.

۵- مدیران منابع انسانی محیط کاری فوق‌العاده‌ای پدید می‌آورند

شاید دوست دارید محیط کاری فوق العاده‌ای داشته باشید تا روی کارمندان تاثیر مثبتی بگذارد و او را به ادامه‌ی فعالیت با شرکت شما ترغیب کند؟ می‌توانید این کار را به مدیریان منابع انسانی بسپارید. از آن‌جا که آن‌ها اساسا رفتار شناس هستند و  روحیه‌ی انسان‌های مختلف را به خوبی می‌شناسند، می‌توانند به شما در ساختن محیط کاری فوق‌العاده‌ای کمک کنند. یک محیط کاری که هر کسی را دلبسته‌ی شرکت شما می‌کند و هر نیرویی که برای مصاحبه به آن‌جا می‌آید را پاگیر خواهد کرد.

۵-۱-تنظیم هدف مشخص

یکی از مواردی که هر کارمندی را به کارش علاقه‌مند می‌کند، این احساس است که آن‌ها نیز جزئی از این تیم هستند و روی شرکت تاثیر بسیار خوبی می‌گذارند. مدیران منابع انسانی با سیاست مخصوصشان، به شما کمک خواهند کرد که هدف مشخصی را برای هر تیم تعیین کنید و به کارمندان این احساس را می‌دهند که آن‌ها نیز برای شرکت ارزشمند هستند. من در کارگاه هدف گذاری در مدیریت به آموزش این مهارت مهم مدیریتی پرداخته ام. 

۶- مدیریت منابع انسانی و پیگیری فعالیت کارمندان

بیایید روراست باشیم. شما فقط کارمندان را برای خوشحال کردن آنها استخدام نمی‌کنید. شما آن‌ها را استخدام می‌کنید تا برایتان کار کنند. اگرچه این کاملا طبیعی است که اگر او را خوشحال کنید و برای تلاشش پاداش‌های مختلفی درنظر بگیرید، بهتر و بیشتر کار خواهد کرد؛ اما قرار است کار کنند نه تفریح، خوشگذرانی و سرک کشیدن به سایر بخش‌ها و اتاقک‌های یک شرکت.

شما می‌توانید پیگیری و مسئولیت نظارت بر عملکرد این کارمندان را به عهده‌ی مدیران منابع انسانی بسپارید تا سیستم هایی برای شما طراحی کنند که بتوانید عملکرد کارکنان را ارزیابی کنید. یک نمونه از این سیستم های ارزیابی عملکرد را ما در کارگاه طراحی سیستم ارزیابی عملکرد کارا آموزش می دهیم

۶-۱-جبران خسارت

هشدار: پول بیشتر باعث بهره‌وری بیشتر نخواهد شد. اگر می‌خواهید جریمه‌ای تعیین کنید،  باید متناسب با حقوق دریافتی کارمند باشد تا بتواند این اشتباه را بپذیرد و اصطلاحا به خاک سیاه نشانده نشود. مدیران منابع انسانی و به ویژه افراد متخصص در زمینه مدیریت جبران خسارت به تعیین نرخی عادلانه کمک می‌کنند تا بتوانند از اهداف حقوق صاحبان سهام خود پشتیبانی کنند. علاوه بر این، آن‌ها به خوبی می‌دانند که چگونه می‌توانند با حقوق و مزایا، انگیزه را در کارمندان بهتر و برتر بیدار کنند.

۶-۲-مزایا

مزایا صرفا قرار نیست بیمه، حقوق ماهیانه و سنوات باشد. مطمئنا این مزایا در هر شرکتی پیدا می‌شود. اگر می‌خواهید کارمندان برتر را برای خودتان داشته باشید، باید پاداش، تعطیلات سالانه، حق مرخصی و حتی جشن‌های گاه و بیگاهی در نظر بگیرید و او را سرحال نگه دارید. در برخی از شرکت‌ها، برای کارمندان تولد می‌گیرند که این نیز امری روحیه بخش است. کارشناسان منابع انسانی می‌توانند بر اساس بودجه‌ی شرکت، مزایای معقول و خوبی را در نظر بگیرند. 

۶-۳-بیمه تکمیلی

بعد از استخدام یک نیرو به صورت تمام وقت، کار کارشناسان منابع انسانی شروع می‌شود. چون آن‌ها باید بر اساس وضعیت کارمند و بودجه‌ی شرکت، مزایایی تعیین کنند و خدمات بیمه‌ی درمانی او را نیز کنترل نمایند. 

۷- مدیر منابع انسانی از شرکت پشتیبانی می‌کند

این شعار همه جانبه «کارمندان مهم‌ترین سرمایه‌ی ما هستند» فقط در صورتی صحیح است که کارمندان تیم شما نیازهای اصلی خود را برآورده کنند. اگر اینگونه نباشد، همین کارمندان می‌توانند سریع‌ترین مسیر برای شکست شما باشند و در محیط کار با رفتارهای سمی مختلفی روبه‌رو شوید. کارشناسان منابع انسانی در این زمینه نیز می‌توانند مفید باشند، چون تمام تلاششان بهینه‌سازی و بهره‌وری از نیروهاست و سعی می‌کنند مشکلات کارمندان را بشنوند و به آن‌ها اهمیت دهند. در چنین حالتی دیگر مشکلی در شرکت ایجاد نخواهد شد. 

۷-۱-استراتژی

در بسیاری از سازمان‌ها، کارشناسان منابع انسانی به ایجاد نگرش و یک استراتژی خوب در شرکت کمک می‌کنند. این می‌تواند به دیدگاه، ارزش‌ها و اهداف شرکت شما کمک کند. اما اهمیت اصلی حضور این کارشناسان در شرکت این است که آن‌ها می‌توانند در چرخه‌ی شرکت یک فلسفه و فرهنگ سازمانی پدید بیاورند. این فلسفه شامل توضیح وظایف شغلی، آگهی استخدام، راهنمای کارمندان و پیگیری عملکرد آن‌ها است. 

سوالات متداول در مدیریت منابع انسانی

۱- آیا تیم منابع انسانی به نیروی انسانی نیاز دارد؟

مطمئنا شما برای استخدام، مصاحبه، پیگیری امور کارمندان و سایر موارد نمی‌توانید به یک اپلیکیشن یا نرم‌افزار تکیه کنید و به کارشناس و متخصص در این زمینه نیاز دارید. کارشناسی که طبق قانون بتواند جهت فعالیت بهتر تیم شما تلاش کند.

۲- آیا شرکت نو پا و کوچک نیز به تیم منابع انسانی نیاز دارد؟

هر شرکتی اعم از کوچک و بزرگ به کارشناس منابع انسانی نیاز دارد. ولی به یاد داشته باشید، اگر بودجه‌ی کافی ندارید پس نیازی نیست که یک دپارتمان برای آن تشکیل دهید. مطمئنا یک نفر نیز می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند.

۳- چرا به آن HR یا منابع انسانی گفته می‌شود؟ 

از آنجا که وظیفه‌ی این تیم، صرفا و رسما رسیدگی به امور کارمندان و نیروهای انسانی است و کاری با سایر بخش‌ها ندارد، پس به آن منابع انسانی گفته می‌شود.

۴- اولین وظیفه‌ی کارشناسان منابع انسانی در شرکت چیست؟

معمولا، کارشناسان منابع انسانی ابتدا باید به تشخیص دقیق صلاحیت نیرو جهت استخدام بپردازند. ولی از آن‌جا که آن‌ها باید استراتژی‌های مختلفی تعیین کنند و به شما در شناخت قوانین مختلف و کاهش هزینه‌ها کمک کنند، پس نمی‌توان وظیفه‌ای را به وظیفه‌ای دیگر اولویت داد.

منابع انسانی، بُعد انسانی شرکت است

اهمیت مدیریت منابع انسانی در این است که تمام امور مرتبط با کارمندان را شامل می‌شود. مدیران منابع انسانی این کار را با روشی مطابق با قانون کار انجام می‌دهند که می‌تواند شما را از پرداخت جریمه‌ها و مجازات‌های مختلف نیز نجات دهد. همچنین می‌تواند به شما در پرداخت و صرفه‌جویی در هزینه‌ها کمک کند. به عنوان مثال می‌توان به کاهش گردش مالی یا هزینه کمتر برای استخدام نیروها و همچنین سود بیشتر برای شرکت اشاره کرد. 

کلام آخر

شما هر چقدر هم که شرکت بزرگی داشته باشید که با تکنولوژی در ارتباط باشد، باز هم مهم‌ترین بخش شرکت، نیروهای انسانی (کارمندان) شما هستند. پس برای کنترل و رسیدگی به امور آن‌ها حتما باید از کارشناسان و متخصصان منابع انسانی استفاده کنید. کارشناسانی که با توجه و پیگیری امور مربوط به کارمندان، به شما در داشتن تیمی برتر و بهره‌وری بیشتر کمک خواهند کرد.