سطوح مدیریت در سازمان | انواع مدیران و رده های مدیریتی

اگر سازمان را مانند بدن انسان در نظر بگیریم، بخش مدیریت کل آن مانند مغز است که بدن را هدایت می‌کند. سطوح مدیریت مانند سیستم عصبی است که به مغز در کنترل و هدایت بدن کمک می‌کند. مدیر کل، بدون مدیران سطوح پایین‌تر نمی‌تواند بر قسمت‌های مختلف سازمان تسلط داشته باشد و آن را رهبری کند.

در یک کسب و کار فعالیت‌های مختلفی انجام می‌شود، از تولید و توزیع محصول و خدمت گرفته تا فعالیت‌های مالی و حقوقی و استخدام کارمندان. زمانی که شرکت در مرحله استارتاپ است، احتمالا مدیر به تنهایی می‌تواند تمام این امور را مدیریت کند، اما با رشد سازمان مشغله‌های او به اندازه‌ای زیاد می‌شود که دیگر زمانی برای نظارت بر تمام فعالیت‌ها ندارد. عدم نظارت هم به معنی ایجاد و هرج و مرج در سازمان است و نیاز به راهکار دارد.

در این مقاله یاد می‌گیرید سطوح مدیریت چیست، سطوح سازمانی چیست و سمت‌ها چه هستند و چگونه می‌توانید به کمک آن‌ها یک سیستم منسجم برای نظارت و مدیریت فعالیت‌های سازمانی ایجاد کنید.

منظور از سطوح مدیریت در سازمان چیست؟

سطوح مدیریتی مانند سایر سطوح سازمانی از بالا به پایین‌ رده‌بندی می‌شوند. در یک سازمان سمت‌های مدیریتی مختلفی وجود دارد که حوزه فعالیتی هرکدام از آن‌ها بخشی از نیاز مجموعه را تأمین می‌کند. روش‌های گوناگونی برای دسته‌بندی پوزیشن‌های مدیریتی و نظارتی در سازمان وجود دارد.

آنچه کارشناسان به صورت مشترک به عنوان انواع سطوح مدیریت در سازمان می‌شناسند، سه سطح دارد که در ادامه آن‌ها را توضیح داده‌ایم.

مدیریت ارشد یا عالی

مدیر عامل و معاونان او تیم مدیریت ارشد را تشکیل می‌دهند. مدیران ارشد کوچک‌ترین تیم مدیریتی سازمان هستند و تنها مهره‌های کلیدی یک سازمان در این تیم فعالیت می‌کنند. این دسته از مدیران زمان خود را برای اتفاقات و فرایند خرد سازمان صرف نمی‌کنند و بیشتر روی کلیات متمرکز هستند. برنامه‌ریزی‌ و تعیین اهداف بلندمدت و میان‌مدت، چیدن استراتژی سازمان، چیدن پلن فروش و بستن قرارداد همکاری با سایر مجموعه‌ها از جمله کارهایی است که مدیران ارشد انجام می‌دهند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اختیارات مدیرعامل پیشنهاد میکنیم این محتوا را مطالعه کنید.

مدیر کل (General Manager)، که با نگاهی جامع، بر همه چیز نظارت می‌کند و مدیر عامل (CEO)، که با انرژی و آینده‌نگری، سیاست‌های سازمان را ترسیم می‌کند. اگرچه در نگاه اول این دو عنوان ممکن است به نظر مشابه باشند، اما در حقیقت، تفاوت مدیر کل با مدیر عامل بیش از چیزی است که تصور می‌کنید. در مقاله ی دیگری در وبسایت میتوانید به صورت جامع این تفاوت ها را مطالعه کنید.

مدیریت میانی

سطوح مدیریتی این دسته، نقاط اتصال بین مدیران ارشد و مدیران عملیاتی هستند. کار مدیران میانی سازمان ترکیبی است از نظارت بر فعالیت‌های سازمان و مشارکت در تصمیمات.

به عنوان مثال مدیر منابع انسانی در سازمان یک مدیر میانی است. وظیفه مدیریت منابع انسانی این است که استراتژی‌های منابع انسانی که از مدیران ارشد به دستش رسیده را در سازمان اجرا کند. این فرد باید برای اجرای این استراتژی‌ها برنامه‌ریزی داشته باشد و آن را به واحدهای مختلف سازمان انتقال دهد. اما مسئولیت بررسی اینکه آیا تک تک کارمندان از این استراتژی پیروی می‌کنند یا خیر، به مدیران عملیاتی برمی‌گردد.

مدیران عملیاتی

سومین مورد از انواع سطوح مدیریت در سازمان،‌ مدیر عملیاتی است. این افراد سمت‌هایی چون سرپرست یک بخش، سرکارگر یا کارمند ارشد دارند. معمولا کارمندانی که سابقه بیشتری دارند و با سازمان آشناتر هستند به سمت‌های سطح مدیریت عملیاتی می‌رسند. آن‌ها افرادی هستند که در بطن سازمان هستند و بیشتر از دو گروه مدیر دیگر با کارمندان سر و کار دارند. پس می‌توانند اطلاعاتی که لازم است به سطوح بالاتر برسد را به آن‌ها منتقل کنند و راه ارتباطی بین رده‌های پایین سازمان با مدیران ارشد مجموعه باشند.

دستورات و استراتژی‌ها از مدیران ارشد به مدیران میانی می‌رسد. مدیران میانی برای این دستورات برنامه‌ریزی می‌کنند و وظایف هر بخش از سازمان را به مدیر عملیاتی همان بخش منتقل می‌کنند. مدیر عملیاتی باید این دستورات را به کارمندان ارائه دهد و بر اجرای صحیح آن‌ها نظارت داشته باشد.

اهمیت انتخاب افراد مختلف برای سطوح مدیریت در سازمان

بنیانگذاران زمانی که کسب و کارشان هنوز کوچک است، تصور می‌کنند نیازی به سطوح مختلف مدیریت در سازمان ندارند و خودشان می‌توانند این کار را انجام دهند. آن‌ها بر این باورند که می‌توانند بعد از بزرگ شدن سازمان، مدیران جدید را به مجموعه اضافه کنند.

کسب و کارهای امروزی در تمام قسمت‌ها، حتی بخش مدیریت، به تیم نیاز دارند، زیرا تاکنون کسی که همه چیز را بداند و بر همه مهارت‌ها مسلط باشد، متولد نشده است! تصور کنید قصد دارید یک نمایش عروسکی اجرا کنید. شما در لحظه می‌توانید یک عروسک را کنترل کنید و هرچه تعداد شخصیت‌های نمایش شما بیشتر شود، کیفیت نمایش پایین‌تر می‌آید، زیرا تنها هستید و کسی جز شما برای مدیریت این نمایش وجود ندارد.

هر قسمت از سازمان مثل یک عروسک است که باید توسط یک عروسک‌گردان مدیریت شود. اگر در نمایش یک تیم عروسک‌گردانی حضور داشته باشند و شما هم به عنوان کارگردان نمایش را مدیریت کنید، همه چیز خیلی خوب پیش می‌رود. این مثال ساده می‌تواند اهمیت حضور افراد حرفه‌ای در سطوح مدیریتی سازمان را روشن کند. البته فرایندهای سازمانی بسیار پیچیده‌تر از عروسک‌گردانی هستند. ممکن است هر لحظه اتفاقی غیرمنتظره رخ دهد و روال کاری را مختل کند و به تصمیم‌گیری فوری و برنامه‌ریزی دوباره نیاز داشته باشد.

یک اشتباه مهلک

نقطه ضعف بسیاری از سازمان‌های دولتی حضور مدیرانی است که عملا هیچ کاری در سازمان انجام نمی‌دهند. چیدمان سطوح مدیریت در ادارات دولتی هیچ کاربردی برای کسب و کارهای مدرن ندارد و تنها باعث اتلاف هزینه و شکست می‌شود. پس ساختار ارگان‌های دولتی را فراموش کنید و روی ساختاری متمرکز شوید که به شما در مدیریت بهتر مجموعه‌تان کمک می‌کند.

به یاد داشته باشید که اعضای سطوح مدیریتی در سازمان شما حضور دارند تا به روال کاری نظم بدهند و بازوهای شما برای کنترل و هدایت سازمان باشند. مدیر ارشد به عنوان رأس یک کسب و کار باید همیشه از سلامت سیستم مدیریتی خود اطمینان داشته باشد. تصور کنید عصب‌های یکی از دست‌ها قطع شده باشد؛ مغز فرمان حرکت دست را صادر می‌کند، اما به دلیل آسیب‌دیدگی عصب‌ها این فرمان به دست نمی‌رسد و دستور اجرا نمی‌شود. همین اتفاق ممکن است در بخشی که مدیر عملیاتی یا میانی آن وظایف خود را به درستی انجام نمی‌دهند، بروز کند.

انواع سمت های مدیریتی در سازمان

سطوح مدیریتی با سمت های مدیریتی در سازمان متفاوت هستند. در قسمت‌های قبل بررسی کردیم که رده‌های مدیریت در سه سطح ارشد، میانی و عملیاتی تقسیم‌بندی می‌شوند. انواع سمت های مدیریتی شامل مواردی چون مدیر منابع انسانی، مدیر مالی، مدیر بخش حسابداری و… هستند که شما می توانید در مقاله انواع مدیریت به طور کامل و مفصل آنها را مطالعه و بررسی کنید. احتمال اینکه یک سازمان به بعضی از سمت‌های مدیریتی نیاز نداشته باشد، وجود دارد. به عنوان مثال در کسب و کاری که خدمات آنلاین ارائه می‌دهد و محصول فیزیکی ندارد، پوزیشن شغلی مدیر انبار و توزیع محصول وجود ندارد.

هر کدام از سمت‌های مدیریتی با توجه به حوزه فعالیت و وظایفی که دارند، در دسته یکی از سطوح مدیریتی قرار می‌گیرند. برای درک بهتر سمت‌ها و تفاوت آن‌ها با سطوح در ادامه به چند مورد از کاربردی‌ترین سمت های مدیریتی در سازمان‌های مختلف اشاره می‌کنیم:

• مدیر ارشد یا مدیر عامل
• مدیر اجرایی
• مدیر بازاریابی
• مدیر فروش
• مدیر روابط عمومی
• مدیر منابع انسانی
• مدیر تولید
• مدیر مالی که مدیریت مالی را بر عهده دارد
• مدیر توزیع

هر سازمان ممکن است با توجه به نیاز سمت‌های دیگری را نیز به تیم مدیریتی اضافه کند تا یک سیستم منسجم در مدیریت چیده شود.

انواع مدیران در سازمان

مدیران عمومی (مسئولیت‌های داخل سازمان و بین واحدها رو انجام می‌دن) مدیران تخصصی (روی یه واحد خاص نظارت دارند مثل مدیر مالی که روی امور مالی نظارت میکنه و تخصص داره)

انواع مدیران را به روش‌های مختلفی در سازمان می‌توان دسته‌بندی کرد. ما در این مقاله، سلسله مراتب سازمانی در بخش مدیریت را زیر ذره‌بین برده‌ایم؛ پس به بررسی انواع مدیران در همین سلسله مراتب بسنده می‌کنیم.

در قسمت قبل، با انواع سمت‌های مدیریتی در سازمان آشنا شدید. انواع مدیرانی که در سمت‌های مختلف فعالیت می‌کنند را می‌توان به دو دسته مدیران ستادی و مدیران صفی دسته‌بندی کرد. بیایید تعریف هرکدام از انواع مدیر ستادی و صفی را بررسی کنیم.

1- انواع مدیر ستادی

مدیران ستادی افرادی هستند که به صورت غیرمستقیم برای اهداف سازمان تلاش می‌کنند؛ آن‌ها ممکن است محصولی تولید نکنند، بازاریابی انجام ندهند و مشتری جدید برای سازمان نیاورند. اما خدمات پشتیبانی ارائه می‌دهند و منابع مورد نیاز برای بخش‌های صفی را در اختیارشان قرار می‌دهند.

به عنوان مثال،‌ بخش مرکزی هر سازمانی، یک بخش ستادی محسوب می‌شود. مدیرعامل یک شرکت محصولی تولید نمی‌کند یا به صورت مستقیم، خدماتی به مشتریان ارائه نمی‌دهد. اما برنامه‌ریزی‌ها و استراتژی‌های لازم را تدوین می‌کند و با تفویض اختیار به تیم‌های صفی سازمان، مجموعه را به سمت دستیابی به اهدافی که برای آن تعیین شده، هدایت می‌کند.

2- انواع مدیر صفی

مدیران صفی، اجراکننده هستند و به صورت مستقیم برای دستیابی به اهداف سازمان تلاش می‌کنند. به عنوان مثال مدیر فروش، برای دستیابی به هدف افزایش فروش تلاش می‌کند یا مدیر تولید، روی دستیابی به بالاترین اهداف کیفی محصول تولیدشده تمرکز دارد.

آن‌ها از منابعی که مدیران ستادی در اختیارشان قرار می‌دهند، استفاده می‌کنند تا فعالیت‌های مورد نیاز را انجام بدهند و سازمان را به موفقیت برسانند.

3- سایر روش‌های دسته‌بندی انواع مدیران

در بعضی منابع، انواع مدیران به دو دسته «عمومی» و «تخصصی» تقسیم می‌شوند. مدیران عمومی افرادی هستند که مسئولیت‌های داخل سازمان را انجام می‌دهند و بین واحدهای مختلف مجموعه هماهنگی ایجاد می‌کنند. تخصص این افراد، مدیریت است.

مدیران تخصصی، در کنار دانش مدیریتی، در حوزه خاصی هم مهارت دارند. مثلا مدیر مالی،‌ هم درباره امور مالی و مالیاتی اطلاعات دارد و هم مهارت‌های مدیریتی را می‌داند. مدیران تخصصی معمولا روی یک واحد خاص در سازمان نظارت دارند و شناور نیستند.

چگونه سمت‌های مدیریتی مورد نیاز در سازمان را پیدا کنیم؟

گاهی اوقات ممکن است یک سمت مدیریتی اضافه در سازمان وجود داشته باشد و مدیرعامل متوجه آن نشود. همچنین احتمال دارد یکی از قسمت‌ها به سمتی مدیریتی نیاز داشته باشد، اما از آنجایی که مدیرعامل ارتباط مستقیم با کارمندان ندارد، متوجه این موضوع نمی‌شود.

زمانی که کسب و کاری یک ساختار سازمان‌دهی شده داشته باشد، هرچقدر هم که اندازه آن بزرگ شود، سطوح مدیریتی مورد نیاز در آن شفاف خواهد بود. اگر یک نمودار درختی برای ساختار سازمانی خود بکشید که مدیرعامل در رأس آن و کارمندان در پایین‌ترین سطح آن قرار دارند، می‌توانید تشخیص دهید که آیا تمام سمت‌های مدیریتی مورد نیاز در سازمان شما وجود دارد یا خیر.

در این نمودار همه کارمندان باید به صورت غیرمستقیم به مدیرعامل وصل شوند و هر سطح مدیریت هم باید حداقل یک زیرمجموعه داشته باشد. اگر کارمندی به مدیرعامل وصل نیست، یعنی در سازمان جای یک پوزیشن مدیریتی خالی است و اگر مدیری زیرمجموعه ندارد، یعنی بر هیچ فرد یا فرایندی نظارت نمی‌کند.

وظایف هر یک از سطوح مدیریت استراتژیک

یکی از قسمت‌های چالش‌برانگیز در سطوح مدیریت استراتژیک این است که سمت های مدیریتی مختلف را در دسته‌های مدیر ارشد، مدیر میانی و مدیر عملیاتی جای دهید. گاهی اوقات تشخیص تفاوت اینکه یک پوزیشن مدیر میانی است یا عملیاتی، کار سختی می‌شود.

شناخت وظایف هر یک از سطوح مدیریت استراتژیک به شما کمک می‌کند متوجه شوید که هر پوزیشن در کدام دسته قرار می‌گیرد. در ادامه وظایف هر یک از سطوح را بیان می‌کنیم.

وظایف مدیران ارشد

مدیران عالی یک سازمان نماد شخصیتی آن سازمان هستند. بنابراین باید تصور درستی از کسب و کارشان در ذهن کارمندان و افراد بیرون از سازمان ایجاد کنند. مهم‌ترین وظایف اعضای سطوح مدیریت ارشد عبارت است از:

• تدوین استراتژی‌، برنامه‌ها و اهداف سازمانی و اصلاح آن‌ها در صورت نیاز
• نظارت و تحلیل فرایندهای کلی سازمان
• بررسی میزان موفقیت سازمان در رسیدن به اهداف تعیین شده
• انجام تصمیم‌گیری‌های بزرگ سازمان
• حمایت از اعضای مختلف سازمان و تأمین شرایط مطلوب برای پیشروی به سمت اهداف سازمانی
• ایجاد ارتباط و همکاری با سایر سازمان‌ها
• مذاکرات مهم
• نظارت بر مدیران میانی

وظایف مدیران میانی

اعضای این مورد از سطوح مدیریت، بازوی مدیران ارشد در سازمان محسوب می‌شوند. مدیران ارشد معمولا در سازمان حضور ندارند و به کارهای بیرونی رسیدگی می‌کنند. به همین دلیل مدیران میانی وظیفه حفظ نظم و نظارت بر سازمان را بر عهده دارند.

مهم‌ترین وظایف مدیران میانی در سازمان عبارت است از:

• سرپرستی و نظارت بر مدیران عملیاتی
• ایجاد ارتباط بین سمت‌های ارشد سازمانی و کارمندان
• اجرای تصمیم‌گیری‌های انجام شده از سوی مدیران ارشد
• تدوین اهداف کوتاه‌مدت و هدایت سازمان در جهت رسیدن به آن‌ها
• تدوین گزارش‌های مورد نیاز درباره پرسنل و وضعیت سازمان برای اطلاع‌رسانی به مدیران ارشد

وظایف مدیران عملیاتی

سرپرستان مستقیما با کارمندان در ارتباط هستند. این افراد بیشتر بر اجرای فرایندهای سازمانی نظارت می‌کنند و وظیفه‌ای برای ایده‌پردازی و تدوین استراتژی و تعیین اهداف ندارند. البته این بدان معنا نیست که این امور از حوزه اختیارات آن‌ها خارج است، مدیران عملیاتی به صورت مستقیم با جزئیات کسب و کار در ارتباط هستند و خیلی وقت‌ها می‌توانند پیشنهادات خوبی برای بهبود روند کار و رشد تجارت ارائه دهند. آن‌ها نقشی کلیدی در سطوح مدیریت دارند.

وظایف کلی مدیران عملیاتی سازمان را در ادامه نام برده‌ایم.

• نظارت و ارزیابی عملکرد کارمندان سازمان
• انتقال برنامه‌های ارائه شده از سوی مدیران میانی به کارمندان و تعیین وظایف هرکدام از آن‌ها
• نظارت بر کیفیت فرایندهای سازمانی و خروجی‌ها
• پیدا کردن نقاط ضعف و قوت سازمان و انتقال آن‌ها به مقامات بالاتر
• ارائه برنامه‌های عملی برای دستیابی به اهداف کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت سازمانی

وظایف مشترک بین تمام رده های مدیریتی

تمام سطوح مدیریتی در سازمان یک واحد کامل را تشکیل می‌دهند که باید سازمان را به مسیر صحیح هدایت کند و مطمئن شود که هنگام طی کردن این مسیر همه چیز به درستی پیش می‌رود. در واقع آنچه در قسمت‌های قبلی به عنوان وظایف هرکدام از رده های مدیریتی در سازمان بیان شد، زیرمجموعه‌ای از وظایف کلی بخش مدیریت است.

در ادامه به این وظایف جامع اشاره کرده‌ایم:

• هدایت: بعد از مشخص شدن اهداف سازمانی،‌ تیم مدیریت باید تمام مجموعه را در مسیر رسیدن به این هدف هدایت کند.
• سازماندهی: نظم یکی از نکات مهم هنگام حرکت سازمان به سمت افراد است. سازماندهی فعالیت‌های افراد و کاری که هر قسمت از سازمان باید انجام دهد، جزو وظایف مدیران است.
• برنامه‌ریزی: برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت و بلندمدت وظیفه دیگر تیم مدیریت است که به نظم بیشتر و اطمینان از حرکت در مسیر صحیح کمک می‌کند.
• کنترل: نظارت بر اینکه همه افراد کارهایشان را به درستی انجام می‌دهند و سازمان در مسیر درست قرار دارد نیز جزو وظایف مدیران است. آن‌ها هنگام کنترل باید مشکلات و چالش‌ها را نیز شناسایی کنند و راهکار مناسب ارائه دهند تا سازمان را با مشکل جدی مواجه نکند.

کلام آخر: انتخاب درست سطوح سازمانی راهکار ایجاد یک سازمان واقعی است

هر تیمی که کاری را انجام می‌دهد، لزوما سازمان نیست. انسجام و نظم در تمام قسمت‌های یک مجموعه است که سازمان را تعریف می‌کند. با انتخاب درست پوزیشن‌ها و سطوح مدیریتی می‌توانید بدون اینکه خودتان در تمام قسمت‌ها حضور داشته باشید، بر آن‌ها نظارت کنید، از وقایع مهم مطلع شوید و درباره آن‌ها تصمیم‌گیری کنید.

مدیرانی که ساختار مدیریتی درستی برای کسب و کارشان می‌چینند، مثل هوا در سازمان جریان دارند، شاید دیده نشوند، اما حضور آن‌ها و تأثیری که ایجاد می‌کنند، کاملا ملموس است. این دسته از مدیران می‌توانند سازمان‌های موفقی داشته باشند که در اکثر مواقع به اهداف تعیین شده‌ دست پیدا می‌کند.